浅析企业档案建设工作的地位与策略

许莲

【摘 要】如何“使保存备查的文字、图象、声音及其他原始记录”更好地“为企业各项工作服务”，这是档案工作面临的重要任务，也档案建设现代化的必由之路。

【关键词】档案建设工作；客观要求；地位；步伐；新突破

On the Status and Strategies of Enterprise Archives building work

Xu Lian

（Xinjiang Tianye Chi-chen Chemical Co.， Ltd Shihezi Xinjiang 832000）

【Abstract】How to "make the save for future reference text， images， sounds and other original records" better "for the corporate work services"， which is an important task facing the archives， but also the only way to build a modern archives.

【Key words】Archives building； the objective requirements；Status； pace；Breakthrough

“企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。”档案工作作为企业管理的一部分，对企业的发展也具有十分重要的作用，企业档案管理现代化、科学化与企业管理的现代化、科学化是相辅相成、互相促进的。如何“使保存备查的文字、图象、声音及其他原始记录”更好地“为企业各项工作服务”，这是档案工作面临的重要任务，也档案建设现代化的必由之路。

1. 档案建设工作的客观要求

（1）档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。他的范围较大，内容很多。就具体业务上分，有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作。就其性质来说，可概括为管理性、服务性和政治性三点。管理性就是人们根据事物的客观规律、劳动对象和工作特点，运用计划、组织、协调、控制等基本活动，有效地利用人力和物力，并促进其相互配合，达到最佳的结合，发挥最高的效率，以顺利地达到人们预期的任务和目标。档案工作的服务性是指档案部门通过收藏和提供档案材料这种特定的方式、为企业服务工作，将无形资产化为有形资产。。

（2）勿庸置疑，企业档案工作的科学性高效性作用的发挥，是档案工作的终极取向。随着改革开放程度的不断深入，现代化步伐的逐步加快，企业档案建设工作面临着巨大的挑战，必须紧跟现代化步伐，不断提高信息化、网络化的的档案建设模式。

2. 档案建设工作的地位

档案提供利用是档案工作作为社会主义事业服务的手段，直接体现整个档案工作的作用，在档案工作中有突出的地位。

2.1 档案提供利用是档案工作的中心任务。我们不是为了档案工作而做档案工作。从这个意义上讲，档案提供利用工作是实现档案作用的主要手段，从而也就决定了档案提供利用工作是档案工作的中心任务，是最重要的一个环节。

2.2 档案提供利用工作对整个档案工作有检验和促进作用。在提供利用工作中，能够比较客观地发现和理解档案工作的其他业务环节的优缺点，如收集档案是否齐全，整理是否科学，鉴定是否准确，保管是否安全等，从而促使我们采取有效措施改进档案管理工作。由于利用工作的开展，必然对档案工作其他业务环节提出相应的要求，如需要丰富室藏、加强收集工作；提高检索速度，编制各种检索工具，采用先进的技术手段。这就促进了这些工作环节的开展，不断提高档案人员业务水平。

2.3 档案提供利用工作是档案工作诸环节中最富有活力的一个环节。

（1）档案提供利用工作与广大利用者发生密切的联系、是档案工作联系群众的纽带。一方面，通过提供利用工作把收藏的大量档案材料提供给利用者，满足多方面的需要，充分发挥档案的作用；另一方面，是对档案工作最实际最有效的宣传，能扩大档案工作在社会上的影响争取各方面的重视与支持。实践反复证明，哪一个档案室提供利用工作搞得好，那里的工作就受到领导的重视和群众的支持，档案工作就顺利发展；哪里的档案提供利用工作开展的不好，整个档案工作就撕气沉沉，打不开局面。

（2）档案提供利用工作虽然在档案工作中具有突出的地位，对其他各项事业发生了深刻的影响，但也不能忽视其他各项业务工作对档案提供利用工作的作用。它们是提供利用工作的基础和前提条件，提供工作不能离开这些工作而存在和发展。只有搞好了收集、整理、鉴定、保管、检索等工作，提供利用工作才能放在坚实可靠的基础上，否则就会成为无源之水，无本之木，谈不上档案的提供利用工作。

3. 加强保管，促进档案建设现代化步伐

维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲，维护档案完整和安全，更是档案保管的中心任务，这是因为档案保管工作这个环节，是实现维护档案的完整和安全的重点环节和主要手段。从实质上来讲，档案保管工作，也是人们向一切可能损坏档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之，档案保管工作应该做到“四不”：不散（不使档案分散），不乱（不使档案混乱），不丢（不使档案丢失、泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。

（1）以防为主，防治结合，寻找科学的保管档案的技术方法，这是安全地保管档案的关键所在。保管档案的技术方法很多，概括起来无非两种：其一是如何预防档案文件损坏的问题。这是既有人为的，也有自然的因素。比如防盗窃、防破坏、、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光等。这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏；其二，当档案损坏之后，如何进行处理的问题。比如追查丢失、破案损坏如何处治的问题。比如，追查丢失破坏或火灾事故的大兵团和责任，防尘、灭火、消毒、灭鼠、恢复纸张的机械强度，恢复字迹等。在“防”和“治”两个方面，“防”是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。

（2）加强重点，照顾一般，对于需长久保管的档案，以及主要立档单位的档案，应该采取措施加以重点保护，使其既要安全又延长寿命，如利用高技术手段。

（3）立足长远，保证当前。档案保管工作的目的是为了保证党和国家对档案的利用。因此，不能片面地强调保护档案，而不考虑到利用的方面。同时也不能只迁就一时的利用方便，而不顾及档案的保护，影响档案长远的利用。在实际工作中，保管和利用既有具体的矛盾，又有总的一致性。保管和利用的关系，实质上是当前利用与利用的矛盾的统一。所以保管工作的各项制度以致技术措施等，既要立足长远利用，又要保证当前利用的方便。

4. 增强服务创新意识，实现档案建设工作的新突破

档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在当今知识突飞猛进的今天，档案人员有必要进行相应的调整重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在继承埋头苦干、默默奉献精神的同时，不妨多一点敏捷和睿智，多一点胆魄与果断，多一点创开拓，从根本上转变观念，让档案创造出更丰富的社会效益和经济效益。档案工作是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就是要求档案工作人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力服务意识。档案人员首先要适应新形势，大胆改革，敢于向传统的条条框框和管理模式挑战，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案员在掌握档案业务的各个环节、步骤的同时，须掌握各门类档案、各种载体檔案的管理办法。比如企业从事人事档案的管理人员，要掌握劳动工资、职称评定和岗位责任制等知识；综合档案人员更要掌握各类档案的来龙去脉，要有更大的知识量。因此，档案工作人员不仅应熟悉各种档案管理规定、保密工作、财务、技术等各类档案的产生过程，及时准确收集资料，科学管理，总结编纂等等，具有包括思想政治素质和文化业务素质的综合素质，而且有开拓创新意识和奋发进取精神。只有这样档案的利用服务工作才能跟上社会的发展，才能在新的经济时代发挥档案部门的工作优势，为企业作出更大的贡献。