建筑工程档案管理存在问题与措施

摘 要：建筑工程档案管理在整个工程项目中的影响十分重要，直接关系着工程施工质量以及最终的经济效益。建筑工程档案中包含着大量的技术经验，绝对是建筑企业的宝贵资产。目前如何加强建筑工程档案管理成了所有建筑企业最关注的问题之一。本文介绍了建筑工程档案资料的相关内容，简要阐述了其具有的基本特点，同时对档案管理中存在的问题进行了深入分析，并提出了几点有效的应对措施。以期可以为建筑工作者提供宝贵的意见。

关键词：建筑工程；档案管理；问题；措施

建筑工程档案资料中包括大量的施工技术经验，可以为以后的工程建设提供重要的有力依据，无论是对于学术研究还是工程探索来说都具有着重要意义。但是，由于工程档案管理设计的内容比较广泛，其中包括：人力资源、工程设计、图纸变更。竣工报告等很多资料，导致其目前在管理过程中还存在很多的问题和缺陷，增大了档案管理工作的困难性。对此，建筑企业必须要予以高度重视，从多个方面进行系统的分析，并根据实际情况给出最有效的应对措施。保证工程档案管理可以充分发挥自身的积极作用。

1 建筑工程档案资料的相关内容

1 .工程施工文件资料

（1）.开工报告、设计图纸、设计变更资料、技术资料、材料清单、竣工报告。

（2）.施工方案资料、管理制度资料、施工监理细则、工程例会记录。

（3）.施工材料记录、施工零件、材料质量合格书、试验记录、混凝土集料的配比报告。

（4）.隐蔽工程验收记录、施工质量检验报告、工程测评资料、工程地基沉降监测资料。

（5）.工程事故处理文件、施工技术总结、竣工验收质量问题记录。

2 .竣工图纸资料

工程竣工图纸中主要包括：项目工程平面图、管线施工图、室内装饰图、空调工程图、排水工程图、主体结构图、电力工程图等。

3.综合文件资料

综合文件资料中主要包括：

（1）.用地批准文件、工程计划书、施工地段地质勘测书、气象条件资料、拆迁安置资料。

（2）.项目设计资料以及相关部门的审批资料，例如：环保部门、卫生部门、消防部门、政府部门等。

（3）.工程合同书、监理文件、招投标文件、工程协议书。

（4）.工程质量鉴定文件、工程结算资料、工程项目审计资料，再一点就是与工程建设相关的光盘、录像、图片等。

2 建筑工程档案资料的相关特点

1 .单一性

建筑工程档案最突出的特点就是具有一定的单一性和整体性，仅代表一个工程资料。

2 .真实性

工程档案资料可以充分的将工程建筑实体全面的展现出来。工程档案资料的形成与仙姑工程建设是一体的，完全同步进行，其中岁工程建设过程中每一环节都有最原始、最详细的记录，与工程实际没有一点出入，单单从工程档案中就可以得知项目的质量标准和所有施工情况，具有一定的真实性。

3 .实用性

工程档案中对工程实体的记录最原始最真实，极具实用价值。施工企业完全可以把工程档案来作为工程竣工验收的重要参考依据。

3 目前建筑工程档案管理中存在的主要问题

1 .施工单位档案管理意识薄弱

最近几年以来，国家相关部门对建筑行业工程档案管理工作的重视度越见明显，先后颁布了相关法律法规对建筑市场进行了管理和扶持，但是由于一些建筑企业自身存在严重的问题，使得在管理工作上成效依旧不尽人意。目前市场上的建筑企业五花八门，资质良莠不齐，管理层档案管理意识薄弱，严重者直到已经竣工依然没有一份完整的工程档案资料；还有一些企业只是一味注重资金管理和施工进度，对于档案管理只是草草了事，这种现象对工程档案资料管理工作造成了严重的不良影响。

2 .档案材料缺乏真实性

上文提到建设工程档案最主要的特点就是真实性、单一性以及实用性，这种特征也决定了其一定的工作难度，很容易出现各种差错，影响后续工作。眼下绝大多数施工企业都没有建立完善的档案管理体系，导致最后提供的档案也不是十分完整，有些单位就会利用一些虚假数据来滥竽充数，导致档案资料缺乏真实性，与实际严重不符。

3 .竣工档案上交存在问题

（1）.施工即将结束阶段，绝大部分的人员都已经转移，有一些施工单位并不注重档案管理，导致直到竣工后也没能上交竣工档案。

（2）有些施工单位总是因为各种各样的原因导致工期延长，档案工作停滞不前，影响了最后的资料编制和上交。

（3）.施工企业内部工作人员更换频繁，导致工程资料出现大量遗失，竣工根本难以收齐，影响了资料上交。

4 加强建筑工程档案管理的有效措施

1 .完善工程档案管理制度

要想从根本上加强工程档案资料的管理，首先要做的就是根据国家相关规定建立完善的工程档案管理制度看，保证在工程建设过程中每一环节的档案都能够得到严格的管理，避免出现分散、丢失、残缺现象。同时也要指派专业的档案管理人员将管理工作全面贯彻到实处，明确分工、保证完成自身的本职任务，确保工程档案资料与工程实体保持一致性，以便为后期的竣工验收提供有力依据。

2 .严格控制竣工验收资料质量

在工程竣工后，档案管理人员必须要严格控制档案资料质量，全面检查，一旦发现问题立即进行有效解决，查缺补漏，尽可能的保证工程各行档案资料的完整性和真实性，符合相关条例要求，确保其可以准时上交。

4 .强化档案编制

在编制工程档案资料的时候一定要按照规定进行，强化编制过程，保证资料质量。首先建设位要明确自身的责任和义务，定期对档案编制技术人员进行教育和培训，并进行严格考核，保证工作人员的专业能力和业务水平。除此之外，开发商也要加强监督力度，定期对工程档案编制情况进行抽查和審核，保证其根本质量。

5 .做好档案变更记录

一般情况下工程档案资料在管理的过程中总会因为这样或那样的原因发生变更，很容易改变其完整性和真实性。这样一来，施工企业各个部门必须要对每一次变化做好详细记录，其中包括档案传递、档案变更、档案修改、档案作废等。保证工程档案资料的有效性和完整性，同时在日后需要的时候也可以充分了解其来龙去脉，以便为以后的建设施工提供有力的参考依据。

5 结束语

综上所述，工程档案资料设计到的内容十分广泛，异常繁琐和复杂，要想从根本上做好工程档案管理工作必须要加强管理力度。首先建立完善的档案管理制度，对档案管理人员进行专业教育和培训，提高其专业能力以及业务水平，同时分析好影响工程档案质量的主要因素，最后根据实际情况采取有效的应对措施予以控制和解决。也可以适当借鉴一些国外的成功经验，这样才能从根本上做好工程档案管理工作，充分发挥其使用价值。

参考文献

[1]陆华.建筑施工企业档案信息化管理中的问题及解决思路[J] .中国管理信息化，2014，（11）：51-52 .

[2]何忠芳.中小房地产企业建筑工程档案管理及存在的问题[J] .兰台世界，2013，（S4）：116 .

[3]刘春金，李盈盈.论档案管理工作的信息化建设――以福建龙岩烟草工业有限公司为例[J] .管理观察，2011，（15）.

[4]韩卫星.试析建筑工程管理中的问题及措施[J] .城市建设理论研究（电子版） ，2013，（21）.

[5]屈文娟，陈宁.试述建筑工程管理现状和改进[J] .城市建设理论研究（电子版），2014，（7）.

[6]王兆博.建筑工程项目成本的控制及改进措施分析[J] .城市建设理论研究（电子版），2013，（8）.

作者简介

黄中荣（1961-），重庆，男，重庆市城市建设档案馆，档案管理。