浅析秘书工作在国有企业决策工作中的作用

摘要：秘书工作与其他职业相比特殊性较强，因此对秘书工作在国有企业决策工作中的作用进行认真分析是非常必要的，针对秘书工作的特殊性应该培养出哪种技能是每个工作在秘书岗位上的人应该明晰的。文章从秘书工作在国有企业决策工作中的作用入手，分析了秘书工作中存在的问题与需要掌握的技能。

关键词：秘书工作；国有企业；决策工作；参谋作用；信息作用；协调作用 文献标识码：A

中图分类号：C931 文章编号：1009-2374（2016）27-0153-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.27.072

1 秘书工作在国有企业决策工作中的作用

秘书对决策的辅佐主要体现在以下方面：调查研究，对来信来访的处理，决策的咨询，参与讨论工作计划的起草，对处理信息的收集，给予领导者一些意见，对决策内容执行情况进行监督等工作。秘书工作地点一般都在领导周围，他们的工作有着传递工作、沟通与协调上级与下级的作用，便于领导决策意图的形成，对决策依据的掌握。同时在决策执行阶段秘书还能够对执行效果进行反馈与检验，反馈到领导处能够让领导进行决策的论证、修改与补充，因此可以说秘书对决策的辅助工作能够对领导决策进行有效有益的补充。辅助决策对于秘书而言会成为越来越重要的必备技能，同时也能够大大提高秘书的综合素质。但是现代社会对于秘书的角色认识和职能认识都存在偏差，由此产生对秘书工作的误解，认为秘书就是领导的附庸而已，这些认识上的偏差制约着秘书辅助决策职能的发挥。秘书工作在国有企业决策工作中的作用主要有以下四种：

1.1 参谋及助手作用

秘书具有不同的层次和工种，参谋助手作用的发挥也有不同途径。参谋作用不仅只是体现在决策辅助资料的提供、日常工作的方案预案等，有丰富工作经验的秘书能够在经常做的一些工作中提高效率，做好参谋和助手的工作，为领导进行决策、管理方面的工作给予恰当建议。

1.2 提供信息作用

秘书服务于所有的决策、指挥、管理工作，作为国有企业的领导者，需要在变革不断、发展迅速的政治、经济、社会、文化等各方面生活中进行企业决策，决策基础正是以上事物发生变化的众多信息。而作为秘书，工作当中重要的一个分支就是掌握大量信息，并且将这些信息进行筛选，然后提供给领导。这些信息当中包括上级信息、历史信息、内部信息、领导机关的相关资料和情况，本部门的有关信息、社会信息、业务信息、国际信息、科技信息等。

1.3 协调作用

协调工作属于管理工作中的一种手段，协调的实质就在于将上级下级的认识统一好，调整好各个部门之间关系，解决部门之间的矛盾，以协调好企业行动。处于新世纪的竞争社会，领导将要面临的是相当复杂的问题，工作中需要接触横向、纵向等千丝万缕的复杂关系，实行改革过程中会产生大量矛盾，这些矛盾最终会集中到企业领导的协调工作之中，作为领导助手，秘书务必做好协调工作。

1.4 耳目作用

此处的耳目作用并不是指对领导的言行进行监督，而是在国有企业进行决策时起到耳目作用。在决策过程中，秘书需要做到的是根据大量的社会调查和研究而得出的结论进行利弊方面权衡，决策过程中要大胆地向领导提出建议，如果在决策过程中领导者出现了一些失误，秘书要选择恰当的场合进行提醒，以便领导者进行及时更正。

2 秘书工作应注意的几个问题

秘书工作不仅仅是要做好文件整理等琐碎事情，还要做好指令传达、帮助领导者进行决策等多项工作，这对秘书提出了相当高的要求。目前秘书的日常工作存在以下问题：

2.1 容易陷入工作被动

秘书工作包括辅助领导决策、重要文稿起草、协调督查工作落实、会务接待、信访稳定、调查研究、档案管理等诸多方面，一名秘书可能承担不同领导布置的多项工作，且多为“急、难、繁、重”任务，应接不暇、主次难辨、超负荷工作的情况难以避免，导致陷入工作被动局面。这就要求秘书人员必须注重日常工作经验和知识的积累，把握好工作节奏，抓住常规工作的提前量，即使面对被动，更要调整心态、理清思路、缓解压力，保持良好的工作状态。

2.2 容易出现心理失衡

“人往高处走，水往低处流”，对于秘书工作而言亦是如此。在国有企业中，秘书工作可以说是一个庞大的体系，同一个企业中的秘书相互之间既有合作也有竞争。对于平时均处于同一工作的人而言，如果有一方得到提拔重用，另一方心理必然出现失衡，主要表现为心情低落、工作效率下降等。处于职场当中，升职竞争是普遍存在的，这也就导致了在秘书工作中出现心理失衡情况也是非常普遍的。当看到别人与资历相同甚至资历还不如自己，却得到了提拔，自己心中肯定存在一些懊恼或着急，这也是国有企业秘书工作中应尽量避免的情况之一。

2.3 容易模糊个人定位

现在的秘书职位会因为领导的职位而具有“相应”权利，动不动就会打着领导的旗号而滥用职权。在不经过领导批准的情况下就以领导的名义发布命令、批改文件，用这些莫须有的权利给自己谋私利。甚至一些秘书自作主张，完全按照自己的意愿处理一些本该领导处理和解决的问题。秘书对于国有企业领导而言确实是非常重要的，但秘书要时刻牢记自己的本职工作是辅助领导进行决策、帮助领导完成难度较大、较复杂的工作，因此摆正个人位置是每位秘书必须具备的基本职业操守。

想要解决以上三种问题，秘书应该认真学习马列主义毛泽东思想邓小平理论以及三个代表重要思想，提高自身素质和修养，牢记干部要全心全意为人民服务的原则，将人民群众的利益放在第一位，而不是只考虑一己私利。

3 秘书工作的地位和职能

3.1 枢纽职能

国有企业的领导机关是一个体系，它是庞大而精细的。在国有企业中有不同的领导级别，每个级别的领导工作上都有不同分工，而即便是同一级别的领导也有不同的工作内容。领导秘书的工作就在于将上级领导的指令传递给服务的领导，并将自己领导的决策传递给下级，并且督促下级执行领导决策，从这个角度来看秘书工作起到一个枢纽功能。

3.2 协调职能

在国有企业的领导系统中，工作的目标在于对企业内部进行科学有效的管理，最终能够实现企业平稳发展并且与时俱进，建设社会主义现代化企业。为了能够实现这一目标，保证企业始终运行在要实行科学的、有效的管理，以实现社会主义现代化这一总目标，要使系统运动沿着正确的轨道运行，就必须不断地调节企业运行的轨道。因此不管哪个部门在工作中都需要不断调节，此外还要跟其他部门进行积极沟通联系，秘书在其中就起到了重要作用。秘书不仅需要做到领导与下级的沟通，而且要尽力协调决策工作中出现的各种矛盾，保证决策的正常执行。

4 秘书应有的素质

4.1 要有较高的理论素养

学习马列主义毛泽东思想邓小平理论以及三个代表重要思想，提高自身素质和修养是每个秘书都应该严格要求自己的内容，因此它们是我们认识并改造世界的重要武器以及行动指南，同时也是党和国家制定我国特色社会主义路线政策和方针的理论基础和指导思想。作为国有企业的秘书人员，更要掌握好这些思想、理论并且深刻理解其中的内涵，才能够在平时的工作中得到更加科学的思维以及工作方法，并且不断提高改造世界的能力。国有企业的秘书首先应该是一名政治工作者，其次才是作为领导的服务人员。因此学习毛泽东思想、邓小平理论以及三个代表重要思想对秘书而言是至关重要的，如果缺乏对这些内容的学习，将会缺乏对政治的敏感性，就称不上是一个合格的秘书工作人员。

4.2 要通晓秘书专业知识

除了政治素养以外，专业知识对秘书工作而言也是非常重要的。其中专业知识主要包括两个方面：一方面是直接与秘书工作相关的专业性知识，比如文书、秘书知识等；另一方面则是秘书在单位中的业务性知识，这与秘书所工作的部门相关，每个部门都有不同的业务知识，因此秘书工作后应该及时学习该方面知识。而秘书工作存在一定的特殊性，因此除了以上知识以外还应该广泛学习其他方面的知识，以应对工作中可能出现的各种问题。当然这些知识的掌握都是在掌握好秘书专业知识的基础之上的。

4.3 要有敏锐的战略眼光和“超前”意识

作为国有企业的秘书人员，想要在决策工作中给予中肯的意见，不仅要对社会现状了然于心，还要对领导的战略意图和方向进行认真研究，对于领导近期的工作目标尤其需要上心，对于上级决策需要进行认真分析，协助领导进行领会。另外对收集到的信息要有独到的眼光，能够为领导提供正确有效的决策方向。如果一些职责范围内的工作出现了差池，应该及时考虑情况变化，并且提前做好准备积极应对。

4.4 要懂得管理学

可以说秘书工作是行政管理工作中的一项分支，因此从事秘书工作还应该对管理学有足够了解。在现代社会中，秘书工作需要的是具有综合能力以及辅助能力的管理方面人才，如果秘书不懂得管理也缺乏管理方面的知识，就无法胜任秘书工作。学习管理方面知识既是现代社会发展所必需的，同时也是秘书工作时需要的技能。通过利用现代管理中的基本原理、基本理论及方法，进行决策、组织方面的工作。

5 结语

秘书工作在国有企业决策工作中起到相当重要的作用。不管是决策方向、决策信息或是决策执行都需要秘书参与其中，为领导提供信息、传递信息并且监督执行，因此在国有企业决策工作中对秘书工作的综合要求是很高的。为了能够胜任秘书工作，秘书工作人员要不断充电，充实自己，并且锻炼自己各方面的能力。未来社会对于秘书工作的要求会越来越高，每个从事秘书工作的人员都要做好长期充电的准备。

参考文献

[1] 赖红群.国有企业秘书工作探讨[J].企业科技与发 展，2014，（8）.

[2] 白霞.秘书工作与领导决策浅议[J].山西师大学报， 2014，（3）.

作者简介：邹伟（1982-），男，江西庐山人，国网江西省电力公司柘林水电厂办公室秘书，工程师，研究方向：企业行政管理。

（责任编辑：周 琼）