地方高校秘书队伍现状与专业培训研究

郭麦霞

摘 要：通过对地方高校秘书队伍现状进行抽样调查、访谈，分析了地方高校秘书队伍的现状及存在的主要问题。对秘书队伍进行专业培训的必要性进行了研究，并就怎样加强地方高校秘书队伍培训提出了相应对策，以期为提高地方高校管理队伍整体水平提供有益探索。

关键词：地方高校；秘书队伍；建设；培训；管理水平

中图分类号：G648.4 文献标志码：A 文章编号：1008-3561（2016）29-0098-02

作为高校管理队伍一支不可或缺的力量，高校秘书活跃在校（院）各级的行政部门，承担着越来越重要的职责。高校秘书在学校（学院）领导的直接领导下，服务于学校工作的方方面面，肩负着辅助决策、承办文书、会务等常规性及程序化工作等职责。自1999年5月起，教育部大幅度扩大了高等教育招生规模，由此引发和加剧了教育管理难度。由于管理事物增多，使得高校本来紧张的师资又增添了负担，学校管理手段和管理人员队伍素质呈现出与招生规模迅速扩大不相适应的问题，高校秘书队伍在高校管理中面临着前所未有的机遇和挑战。结合地方新建本科院校实际，剖析地方高校秘书队伍的现状，以及秘书队伍建设所面临的问题及发展对策。

一、地方高校秘书队伍构成

随着高等教育由“精英教育”向“大众教育”的过渡，许多地方性学校纷纷转型，升级、合并，扩大招生规模，成为扩招大军中重要的一支力量。但规模的扩大需要增加师资，如果生师比提高过快而师资跟不上、管理跟不上，有可能会因师资规模增加过快而导致整体办学水平的下降，从而影响教学质量。近年来，伴随着高等教育日新月异的发展，高教管理体制改革也受到了关注。地方高校管理队伍构成体现出多元化的特点，秘书队伍也是如此。秘书队伍既有来自高等院校毕业的高学历教育背景人才，也有由于校际合并而产生的一大批非专业人员和素质偏低的管理人员，这些使得地方高校秘书队伍整体专业素质良莠不齐。由于很多高校重视教师队伍专业化建设工作，而对管理队伍专业化建设工作缺乏重视，使得许多新建本科院校管理制度落后，管理层面的激励机制不健全，使秘书群体在高校行政管理中面临着前所未有的挑战。

二、地方高校秘书培训的必要性

1. 提高秘书自身素质的需要

地方高校的秘书队伍构成的多样性特征注定了必须加强秘书队伍的培训。对于通过统一招聘新进入院校的秘书人员来说，虽然具有较高的学历层次，但许多人并不是学的高教管理专业，有的是文科生，有的是理科生，有的是工科生，对从事管理工作的知识和技能需从零学起。对于常规性工作固然可以通过实践经验的积累，依靠老同志的带领逐步掌握，但管理毕竟是一门科学，只有通过系统的培训，才能使新入职的秘书尽快找到工作定位，成长为一个优秀的秘书。对于从其他岗位转岗或高校引进人才解决家属安排而进入秘书岗位的工作人员，进行培训更是迫在眉睫的事情。高校不同于其他行政部门，高校秘书需要面对的是高水平、高层次、高学历的工作对象，仅仅有踏实认真的工作态度是不能解决工作中的实际问题的，只有不断提升自身业务素质，获得相关的管理知识，才能胜任高校管理工作。

2. 地方高校发展的必然要求

地方高校经过发展初期的招生规模扩大、校园基础设施扩张、办学层次提升后，许多由快速发展带来的弊端也逐渐显现出来，管理方面的问题最为明显。地方高校在扩招过程中伴随着各种资源的严重短缺，所以在学校发展策略上就有所取舍和侧重，往往将学校的优势资源投入到保障教师教学水平的提高方面来，对管理和服务水平的重视程度较低，长此以往，地方高校的管理和服务水平越来越跟不上学校飞速发展的步伐，严重制约了学校的可持续发展。就全国高等教育发展的现状来看，盲目扩张造成了许多高校在专业设置上贪大、贪多、贪全，专业设置重复、功利化，造成了资源的浪费，同时也面临着生源萎缩的窘境。转型发展已成为地方高校必须面对的一个问题。地方高校只有重视管理人员培训，弥补学校在管理力量上的短板，才能使地方高校获得可持续发展的动力，秘书队伍作为高校管理人员的一支重要力量，加强培训势在必行。

三、地方高校秘书培训的现状

1. 主管部门对秘书培训不够重视

尽管各地方高校都意识到管理队伍对学校发展所起到的重要作用，但重视程度还远远不够。以我省举办的各类培训来说，秘书方向组织的统一培训这几年只有“甘肃省《党政机关公文处理工作条例》暨最新公文知识培训班”一次，且只是针对专职从事秘书工作的人员，并不适用于教学单位及教学辅助单位的人员。其他偶然性的培训，也大多具有较强的针对性和专业性，例如，高等教育基础数据统计工作培训、全省档案工作培训等，这些培训基本上都是为完成某一具体任务而进行的，并没有开展系统性的管理知识专业培训学习。与思想政治辅导员培养相比，地方高校秘书的培训一直停留在低水平，因而秘书队伍整体业务素质长期得不到提高，管理水平停留在较低层次上。

2. 地方高校秘书对培训的重要性认识不足

高学历的秘书人员往往认为自己有了硕士学历、博士学历，在管理人员中已经属于高学历了，对组织的管理培训不够重视，即使参加也是应付差事，从心理上没有引起高度重视。而低学历的管理人员则认为管理工作无非是照章办事、执行任务、许多事情有既定规则和程序，时间长了谁都会，所以也不重视。由于对管理工作缺乏重视，因循守旧，没有创新和竞争的激情，行动逐渐积淀了惰性，只是忙于应付眼前繁重琐碎的事务性工作而忽视自身素质的提高。加之秘书工作的具体、随机性很大，许多秘书认为管理知识、理论培训与所从事的工作联系不紧密，针对性不强，因此对培训的积极性不高，培训效果也不佳。

3. 地方高校秘书工作繁忙，无暇顾及培训

许多刚升本的地方本科院校往往在学校工作重心上侧重于教学，而对管理队伍的配备大打折扣。地方高校普遍存在办公室工作人手少、工作量大的情况，特别是综合办公室事务更为庞杂。这就使得秘书工作经常处于高速运转状态，每一个秘书都有必不可少的例行工作和临时工作，每个人的缺席都会引起工作的停滞或失误。学校办公室每天除了常规工作外，还经常有计划外的事情需要临时处理，而且通常比较紧急，所以不得不去解决这些突发性事情，常规性工作只有通过加班加点来做，往往比其他工作人员承担着更大的压力和责任。例如，秘书要承担办公室领导的讲话稿、致辞等写作工作，而且许多领导习惯了熟悉的秘书处理事务，担心秘书外出会影响工作，所以即使有培训的机会，也会因工作脱不开身而耽误，学校本身也没有精力组织集中培训。

4. 地方高校秘书人员流动性大，队伍不稳定

高校秘书队伍建设是做好学校管理工作的组织保证和基本保障。但相对于高校教师来说，新加入管理队伍的高校秘书虽然具有和教师同样的学历文凭，但待遇上有较大差距。许多新升本地方院校为了调动一线工作教师的积极性，在奖金、津贴分配上倾向于教学人员，使得教师待遇与从事行政管理工作的人员拉开了很大距离，造成高学历的秘书心理上的落差。另外，秘书工作繁杂琐碎，经常加班加点，一旦从事秘书工作，很难有精力再从事专业研究，有的被迫停止了专业研究。加之许多学校对管理人员的职务、职称晋升不重视，甚至人为设置障碍，相对于教师成熟稳定的职称晋升体系，秘书人员往往对工作前景的不确定忧心忡忡，很难全身心投入到管理工作中去。所以，地方高校秘书队伍的年轻同志流动性较大，人员流失非常严重，造成“年年招人，年年缺人”现象，培训也就流于形式。

四、地方高校加强秘书培训的思考

新升本的地方性本科院校只有进一步加强对管理人员的培训，提高学校整体管理水平，才能使学校扩招带来的量的增长真正转化为学校核心竞争力的提高，真正提高学校的综合办学实力。所以，建立起一支专业化、高素质的办公室秘书队伍，对提高学校管理水平有着极其重要的作用。只有通过科学合理地对秘书人员进行培训，提高培训效果，建立专业化的秘书队伍，促进管理工作由经验管理向科学管理转变，才能使学校做到可持续发展。

1. 建立健全领导机制，重视秘书队伍培训

高校秘书作为高校管理人员的一支重要力量，学校必须把秘书培训工作纳入高校管理的日程安排上来，只有把秘书的培训、培养和教育提高到事关本校转型发展及可持续发展的大局来认识，才能确保高校秘书培训教育工作的制度化、规范化。人事管理部门要制订秘书培训工作计划，创设条件让秘书参加校外交流与合作，提高秘书整体素质，为学校可持续发展提供管理人才的储备。作为地方高校行政主管部门的教育厅、人社厅，应当将秘书队伍建设和师资队伍建设放在同等的位置，提高对秘书人员进行培训的重视程度，扩大秘书参加培训的范围，提高培训水平。同时，地方高校要做好秘书人员的职称评审、职务晋升、学历学位进修、实际收入等方面的保证工作，确保秘书队伍的稳定性，才能使受过系统培训的秘书人员留得住。只有建立健全领导机制，才能使秘书培训工作在实践中得到真正的贯彻落实。

2. 建立多样化的培训方式

地方高校要结合本校的实际情况，根据行政秘书和教学秘书的不同特点确定培训的方式，通识课程培训可采用集体培训的方式进行，专业性强的则进行分类培训。设置培训内容后，可根据行政秘书与教学秘书不同的工作性质，将培训内容分解到各个部门进行学习，培训由大家共同参与，每位员工都是老师，各自负责一部分主讲内容，通过集体参与的方式展开集体讨论，总结长处，改进不足，不断完善。针对办公室工作程序性、传承性强的特点，可采用导师制，对新进人员、岗位轮换、缺乏岗位经历或对岗位情况不熟的员工，通过带岗者的言传身教使其获取实践经验，尽快达到岗位要求。针对办公事务繁杂不便组织统一培训的特点，可有效利用网络远程教育资源，实现培训资源共享。由培训中心选择合适的远程教育网络，选择适合本单位需求的秘书培训课程进行分散学习。同时，要科学合理安排培训内容，针对高校行政秘书与教学秘书岗位的不同而设置不同的专业性培训课程。对教学秘书的培训，应侧重于与学生工作的相关性，突出大学生心理健康、大学课程设置、专业培养等特征。

3. 建立考评机制，促进培训成果转化

对地方高校秘书队伍进行培训的目的是提升学校管理水平，提高管理工作效率，把相关的管理的理论知识、管理经验运用于学校管理工作实践。只有关注秘书人员在工作领域上取得的成果，鼓励秘书在原有的知识架构基础上不断丰富创新，热爱本职岗位，将专业素养与管理工作进行有机结合，才能塑造一批精明强干、业务精、底子扎实的秘书队伍。每年年终都要有的放矢地做好相关培训效果的评估，评估可以采用个人述职、领导及群众打分相结合的方式进行。考评结果可以视为秘书人员年终工作评价的依据，纳入秘书人员的职务晋升、职务晋级体系中去。只有工作业绩与个人荣誉和贴身利益相联系，才能最大限度地提高秘书人员工作的积极性，有利于增强秘书学习的能动性，激发秘书人员主动将培训知识运用于管理实践的积极性，进而提高业务能力和办事效率，促进地方高校秘书队伍的专业化建设。

参考文献：

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