浅谈医院档案管理信息化建设

陈婧婧

摘 要：在科学技术飞速发展的今天，传统的医院档案管理工作模式已经不能适应新的形势，医院档案管理向信息化方向发展就成为了必然的趋势，因此，加强医院档案管理信息化建设迫在眉睫。医院档案管理工作逐步实现现代化、 网络化，这不仅仅能够大大提高工作效率，为保护档案打下坚实的基础，更为医院的发展起到了强有力的推动作用。

关键词：医院；档案管理；信息化；建设

随着信息技术的发展，作为一种新型的档案管理方法，医院档案管理信息化建设具有非常重要的现实意义，它既使医院档案的管理水平得到了较大的提高，又可以使档案资源实现共享，使档案的价值得到进一步体现。医院档案不仅涉及的范围非常广，而且内容丰富，它记录了医院发展的过程，成为了医院历史的有力见证，是医院极其宝贵的资源和财富。档案管理在医院管理中发挥的作用越来越重要，因此，加强医院档案管理信息化建设对医院实现现代化管理势在必行。

一、医院档案管理信息化的含义

医院档案管理信息化就是指医院利用计算机网络技术的操作实现对档案的收集、 统计、管理、应用等各个方面的控制与实施，它对传统的档案管理模式进行了变革，它不受空间和时间的限制，这个新的平台让档案的利用价值得到了更加充分的体现，让信息交流更加方便快捷，有效的实现了资源共享，同时也为档案服务从封闭转向开放提供了便利，服务范围大大扩展。对医院档案管理来说，这是一种新型的档案管理方式，它是在信息技术广泛运用的基础上产生的，是档案管理与科学技术结合的产物。

二、医院档案管理信息化建设的必要性和意义

如今已经进入信息化社会，档案管理越来越受到重视，人们对档案信息有了越来越高的要求，尤其是时效性强、价值高的档案信息，目前，医院虽然在信息化方面做出了一些努力，但从总体上来说，还没有达到较高的信息化程度。为了能够跟上新形势发展的脚步，医院就要认清形势，转变思想，改变传统的档案管理模式，加快实现档案管理信息化的进程，从根本上解决存在的问题，不断提高工作效率和管理水平，才能促进医院健康持续的发展。因此， 医院档案管理信息化建设十分重要和迫切。

随着科学技术的发展，信息化管理已经渗透到各行各业，成为不争的事实。同样在医院的档案管理中，信息化管理发挥的作用也相当重要。首先，网络技术的支持，为资源共享提供了方便，使档案资源得到有效的利用；其次，医院档案的数量比较多，从事档案管理工作的人员任务繁重，原来查阅档案要到档案保管室，人工查阅耗时费力，信息技术的使用，不仅降低工作人员的劳动强度，使工作时间缩短，在很大程度上提高了工作效率，还可以提高准确性，减少错误，有利于医院档案管理水平的提升；另外，医院档案管理的信息化改变了原来纸质的信息存储方式，使档案的寿命得到延长了。

三、医院档案管理信息化的优势

随着计算机、多媒体等先进的科学技术在各行各业不断得到应用与发展，既给医院档案管理带来了挑战，但更多的是机遇，促使档案管理信息化，让医院档案管理工作实现了本质上的一次飞跃。

1.对档案原件进行了保护

传统的档案信息都是以纸质存储的，经过时间的洗礼，再加上被反复的借阅和利用，在这个过程中，就会使纸质档案原件遭受到不同程度的破坏，甚至会产生丢失的严重后果，尤其是一些珍贵的文件，如果损坏或丢失对医院来说都是无法弥补的损失。而通过计算机信息技术可以先对档案原件进行扫描，然后经过处理后，变成电子文件的形式存在，这样既避免了原件在反复利用过程中的损耗，降低了风险，也使得档案原件被很好的保护起来，而且电子文件使用起来更加方便，操作更加简单。

2.档案管理工作更加规范

首先，以前，在医院从事档案工作的人员都是靠手工操作进行档案整理，既耗时耗力，又容易出错，比如当信息需要改动的时候，与之相关联的信息也要随之改动，加大了档案工作人员的劳动强度，而档案管理信息化后，对于类似的情，只需要轻轻点击鼠标，对计算机发出操作指令，计算机的系统就会自动完成信息的调整，省时省力又高效。其次，可以使档案归档的方式得到改善。实现档案管理信息化以后，档案工作人员就可以利用网络，对不能及时归档的科室或人员进行督促，对不符合归档标准的材料进行指导，促使其整改，符合标准后归档。档案数字化、网络化后，由档案管理员统为档案卷整理编码，统一管理保存，从根本上解决档案卷无法收齐的问题，有效提高档案管理员的工作质量。另外，对于传统的档案管理，因为很多档案资料都是纸质的，日积月累，这些档案资料的存储既需要大量的空间，又很容易受外界因素的影响，比如温度、湿度、虫害等等， 所以工作人员要不断的对档案资料进行搬迁、修复，这就造成档案信息使用效率低，并且医院在管理上需要投入高成本，而转向信息化管理后，就可以使这些问题得到较好地解决，不仅可以节约人力、物力、存储空间，而且降低了医院的管理成本，使档案工作的管理模式发生了转变。

3.提高了档案的利用率

以前，想要调阅档案资料需要经过审批，必须在档案保管现场才可以进行，特别是要动用人力在大量档案中去寻找，花费的时间很多，还不一定能够达到查询的目的。即使医院投入了很多人力物力，效果却不明显。医院档案信息化管理使档案的检索和使用更加方便、快捷，尤其是在当今档案资料的存储量越来越大的情况下，利用计算机检索功能，就可以查找和它有关系的文件，电子档案形象、直观地对档案进行检索和利用，给档案管理人员带来了前所未所的方便，不但节省了大量的时间，也降低了工作难度，使档案的利用率得到提升，并且，档案信息化打破了时间、空间的限制，只需要在医院局域网的网络平台中就可以查阅，还可以对医院的档案信息资源进行整合，实现了档案信息资源的共享，信息化管理使共享更加便捷、更加快速，提高了档案的利用率，使档案的价值得到最大限度的体现。

四、医院档案管理信息化建设中存在的问题

现阶段，档案管理信息化在医院的实际工作中发挥了一定的积极作用，但是一些问题与不足仍然存在，主要表现在以下几个方面：

1.认识不到位，意识淡薄

目前，在医院的实际工作中，很多人上至领导，下至普通工作人员，包括从事档案管理的人员都对档案管理的重要性认识不够深刻，对档案管理信息化建设不重视，他们存在主观的轻视，普遍认为档案管理只是简单的进行资料文档记录，没有较高的技术性， 甚至认为档案工作没有太大的利用价值，对医院的发展不重要，没有必要加强档案的建设，不像一线的临床工作那样能够直接产生经济效益或者社会效益。因此，在很大程度上忽视了档案管理工作的重要性，更加没有意识到档案信息化的必要性。所以，没有从资金、技术等方面积极投入，造成对医院管理信息化建设的支持力度不够，导致医院档案的信息化建设还只是停留在资料的简单录入、查询等层面，这就与大众的需求差距比较大，跟不上时代发展的脚步，也不利于档案管理信息化的发展。

2.缺乏科学合理的制度与标准

虽然有很多医院已经认识到档案管理信息化建设的重要性，并开始了档案管理信息化建设工作，但由于缺乏科学合理的制度与标准，导致档案管理工作不够规范，不够统一。因为各部门没有明确的分工，那么档案资料是由多个部门进行管理的，因此，自己管自己的就会使档案资料管理上出现各自为政的情况，一旦需要使用这些资料，就要去各个部门收集统一，造成混乱，不利于更深层次的开展管理工作，再者由于传统的股那里不够灵活，过于机械，使得档案资源的开发力度不够。

3.资金投入不够

齐全的基础设施是医院档案管理信息化建设的前提条件，而且是必不可少的。为了达到管理信息化的目的，医院必须投入大量的资金，用以购置计算机、扫描仪、 打印机等设备，并且，科学技术的飞速发展使得电子设备的更新速度加快，也需要资金的支持，对这些设备维护、 维修也需要很多的经费，而实际情况是，很多医院的资金投入不足，使得所需要的基础设施配备不齐全，资金问题得不到解 决，就会使档案信息化建设的进程受到制约。究其原因是医院比较重视与医疗相关方面的投入，比如购置先进的医疗设备，提高医护人员的医疗水平，改善医院的基础建设等等，就是为了在激烈的竞争取得优势，忽略了医院档案管理信息化建设。

4.档案管理人员素质不高

档案管理人员信息技术水平的高低、业务素质的强弱对推动医院档案信息化建设起着至关重要的作用。以前，对于档案管理靠手工操作就可以完成，所以技术含量不是很高，可如今，科学技术越来越先进，对档案管理人员的要求也越来越高，需要复合型人才。但是在实际工作中，一个比较突出的问题就是从事档案管理工作的人员专业知识缺乏，自身素质不高，加上没有进行系统的培训，对信息化技术的运用能力不强，创新能力较差，使工作的开展一直处于被动的局面，造成档案的利用效率低，对医院档案管理的信息化建设产生了较大的影响。

五、医院档案管理信息化建设的策略

1.转变思想观念

档案管理是医院管理工作中的一部分，它对医院各项工作的开展有着重要的作用，对医院健康、持续的发展起着推动作用，所以，医院工作人员都应从思想上更新观念，加强理解，重视档案管理信息化建设，尤其是领导和从事档案管理的人员，更应充分认识到档案管理信息化的意义及重要性，这是时代发展的需求，也是医院发展的必然举措。只有领导的意识加强了，观念转变了，才会从财力和精神两方面给予积极地足够地支持，才能使档案管理信息化进程更加顺利，这是实现医院档案管理信息化的基础。

2.健全完善相关标准和规章制度

医院档案管理信息化建设需要以相关标准和规章制度为基础，医院应该根据本院的实际情况，完善原来不合时宜的政策，制定出适合自己的各项标准和规章制度，还要通过宣传等形式，不仅使相关部门和人员遵守执行，医院管理者和其他部门也应该知晓，为档案管理工作有序、健康的发展提供保障，并且确保现代化档案管理工作的有效实施，做到有章可循，有序进行。

3.加大资金投入

医院要实现档案管理信息化，每个环节都需要先进的技术设备来支撑，这是实现目标的首要条件，没有这些先进的设备，工作将无法正常地进行。毋庸置疑，医院加大资金的投入，增加这一部分的资金比例，完成对设备进行采购，积极创造有利于档案管理信息化建设的条件。除了购买设备，设备的升级更新这一方面也不能落后。此外，对资金的监督工作要加强，保证资金真正用于档案管理信息化建设。有了足够的硬件设备，还要利用这些硬件设备研发建立网络系统，既使单位内部人员的交流沟通更加便捷，也有利于档案信息的传输、收集、查询、使用，全面实现信息化的建设，这样一来，不仅使档案信息的利用人员更加方便，有效实现了档案信息的在线利用，还使办公的效率大大提高。同时，医院还要通过网络系统建立与外部系统之间的联系，让档案信息做到为社会服务、为大众服务的根本宗旨。

4.提高管理人员的素质

作为档案管理工作的主体，从事这一工作人员的自身素质、知识水平、专业技术能力的高低，会在很大程度上影响着档案管理信息化的发展。因此，医院要从人才引进和培训两方面入手。一是通过积极引进素质高的档案管理人员到医院工作，让档案管理的队伍更加充实。二是对在职的管理人员搞好培训工作，可以聘请专业的教师，也可以开展远程培训，还可以让管理人员走出去，通过多种形式多种途径，让管理人员的业务素质不断提高，创新意识得到提升，培训的内容要符合实际，满足档案信息化的要求。其次职业道德培训也应加强，培养他们爱岗敬业、乐于奉献的精神，提高档案管理人员的服务水平。

总而言之，档案作为信息资源极其宝贵，它在各行各业中起着非常重要的作用。随着信息技术的发展，现在已进入信息化时代，在这种新形势下，医院也应该与时俱进，积极推进医院档案管理的信息化进程，使医院的档案管理工作也得简单方便，不断提高医院档案管理的水平，为广大人民群众提供优质的服务，因此，加强医院档案信息化建设具有重大的现实意义，是 对我国传统的档案管理模式的一次重要变革。在以后的实际工作中，进一步提高医院档案信息化建设水平，促进医院的持续发展。

参考文献：

[1]罗丽英.聘用制下医院人事档案管理模式创新研究[J].邢台职业技术学院学报，2012（6）.

[2]方孝梅，明星辰，杨婷 .档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].办公室业务， 2013 （ 13 ）： 160-161.

[3]王珍. 浅谈档案管理信息化的发展与特征[A]. 档案事业改革与创新— — —2013 年全国青年档案工作者研讨会论文集[C]. 2013.

[4]杨鑫.关于医院档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用， 2013（3）.

[5]王泽蓓，杨志滨，刘英霞 . 医院档案管理信息化建设中的思考[ J ] . 内蒙古科技与经济， 2015 （ 13 ）： 80 ， 82.