兰台情缘

2009年5月因各种机缘巧合，我被安排到档案室工作，成为综合档案室的档案管理员。在这之前，我对档案可以说一无所知，轻松和简单是它给我的最初印象。老档案管理员将存于档案室的各门类档案向我作了介绍后我们就着手交接，交接工作陆陆续续进行了一个多月才完成。其实交接完成后，我最初了解过的各门类档案的情况也几乎没有印象了。一切只能从头学起。我先是参加了厦门市档案局举办的档案管理人员的上岗培训，开始对档案这个行业有了初步的了解。等参加完上岗培训，唯一的感慨就是不入档案门不知档案管理难。加上当时工作环境和工作内容的改变，我变得十分茫然，开始有了沮丧和畏难情绪。然而容不得我多想，工作接踵而来。接下来的日子，随着对档案管理的进一步了解以及和其他单位同仁的不断沟通中，我渐渐了解了档案工作的专业性非常强，要学习的地方还非常多，自己什么都还不会，根本没有资格抱怨。因此，我下定决心，就从学院档案室的库房开始，准备一个门类一个门类地去摸清门道，掌握方法。

我首先从文书档案开始。先是找出了国家、福建省、厦门市档案局和本单位文书档案管理的相关规定，并认真研读。在老档案管理员的悉心指导与帮助下，没多久便掌握了文书档案管理的整个系列流程。很快我就发现文书整理归档的流程容易操作，但档案材料的收集是个大难题。从查阅的情况就可以看出，许多真正有意义有价值的档案材料常常收得不齐全而查阅利用时常常无档可查。我认为主要的原因还是全体员工对档案的重视不够，而且宣传也不到位。对此，我首先加强了档案的宣贯工作。一是在本单位的网站上开设“话说档案”专栏，宣传档案知识，让大家对“档案”这个神秘的行业有一定了解；二是加强开展对部门兼职档案员的指导工作。和以往兼职档案员培训会议有所不同的是，我将文书档案归档的要求以及各部门归来的不规范的地方进行了拍照，并将档案材料从收集到入库的一系列流程都做成幻灯片，在档案员会议上播放说明。由于图文并茂带来的视觉刺激，部门兼职档案员第一次发现，原来归到档案室的材料是这样整理，整理入库后是这样保管，而保管则是为了日后的查阅利用。如此一来，在随后的归档中，确实减少了很多不规范的地方。随着工作的进一步加深，我又发现了许多问题。比如要查阅以前的请示文，查询的结果常常是有请示却无批复。查档人往往也很失望，觉得存的档案不能用，能用的档案找不着。对此，我后来开始将一年里单位行的请示文都挑出来发给相关经办部门，由经办部门去落实结果。要求有批复的附上批复件，无批复的将实际情况写在文件首页并盖部门公章。这样一来，材料就更加完善，利用也更加有据可查了。

对于会计档案，可以说我也完全是外行。本单位的会计档案由报表和凭证构成，是由财务部门装订整理后直接向档案室移交，综合档案室的管理员不必另外整理，主要是做好交接入库，在档案管理系统中注入目录，加强保管并提供利用。然而面对移交来的会计档案，我发现我只能被动地清点接收，作为综合档案室档案管理员的一个重要工作职责——负责指导检查各部门的档案，这点上就无法做到。我决心从文件着手，认真研读会计档案的相关管理办法，等自己稍微有点眉目，就请厦门市档案局监督指导处的工作人员上门来指导。监督指导处的人员看过了本单位的会计档案后，提出了两条意见。一是会计凭证装订得太厚，二是凭证的左上角没有包边。我认真将情况记录下来，及时反馈给财务处档案员。此后，我单位的会计凭证都采纳了这些意见。

科研档案对我来说更是全新的领域。学校虽然历史悠久，但作为高职院校的历史却并不久。存于档案室的科研档案更是少之又少。单靠学习规章知识，我还是无法弄清楚科研档案的工作流程。在老档案员的热心帮忙下，我得以到福建省水产研究所的档案室去学习。因为福建省水产研究所有大量科研档案，管理十分规范。我第一次去，得到档案员魏大姐的热情接待与帮助。为了让科研处的同事能理解和明白归档的意义和要求，我邀请同事和我一起再次来到魏大姐那里。经过魏大姐的耐心讲解，科研处同事不但理解了我为什么对她提出了诸多的要求，而且在后来的归档中也非常配合。后来，我们还一起拟定了符合本单位实情的科研档案管理办法，经过领导审批，正式行文并一直延用自今。

对于数码照片档案的管理，我感慨颇多。虽然单位举办的活动照片有人拍摄和整理，但几年下来，我发现最该记录、最基本也是最重要的照片——反映高校人才培养、学生实践教学、课程建设、专业建设、校内外实验与实训设备和基地建设、社会服务、产教融合等方面的照片却非常稀少。意识到这个问题后，每年的部门兼职档案员会议我都将此作为重要内容进行宣贯，要求教学系部将这些领域的照片按月配以详细的文字说明提交归档。刚开始执行时，出现了诸如不能按时提交照片，文字说明写得不规范，一些重要人物在照片中的位置未标明等等情况。对此，我抛开个人情绪，及时逐一修改，及时反馈，反复来回几次，大家渐渐习惯这项工作。此后，越来越多部门能按时按月归档，文字说明也趋于规范。再后来，教学系部档案员更是主动发动教学一线教师将一些学生的实习实践、参加各种技能竞赛的照片归档，大大丰富了照片档案的收藏。这项工作也给了我极大的鼓励，让我对档案管理工作有了更大的信心。

在从事档案管理的这几年时间里，我就这样慢慢地，从文书档案开始，一点一滴，一个门类一个门类地去了解、学习和掌握。我发现工作当中，最重要的是热爱。只有热爱，才会用心。当掌握了一般的工作经验和方法后，对于工作的内在质量，就要看档案管理员是否用心。在对各门类档案有了初步的掌握之后，我就有意识开始关注存档的内容质量，对于一些重要的内容，如单位历史沿革、大事记等，我主动将此工作揽到自己头上，有意关注本单位大事，留心各部门业务，并养成了随手记事的习惯。为了及时收集档案，提前介入是常态，如学生拍摄毕业合影前，我就将归档的要求和注意事项的强调通知到相关人员。为了提高大家对档案的重视，我组织全体教工参与福建省档案局举办的档案普法活动。在信息中心同事的帮助下，得到电信公司的赞助，得以让全体教职工参与档案有獎普法，并得到福建省档案局的通报表扬。我还利用单位网站、办公系统及自媒体工具，不定期宣传档案工作。对于查阅利用率较高的学生录取花名册，毕业生花名册及重要合同、文件等，我进行了复制，将原件保存起来，利用时仅提供复印件。我编写的本单位的档案规章制度，都是基于国家、省市的法律法规和本单位实际进行制定的，期间也不断咨询厦门市档案局监督指导处工作人员，发现不妥也适时修正、完善。

不知不觉，我在档案室已经工作了八个年头。我以为档案工作默默无闻，荣誉必与我无关。却不曾想到，在这八年里，我获得了单位“优秀教育工作者”、“优秀党员”、“三八红旗手”等荣誉称号。我想这也是我努力认真的工作态度在践行中得到领导和同事认可的表现吧！最初的无知、沮丧和畏难情绪可以说完全不存在了。我越来越觉得，有缘做档案工作，是自己的荣幸。它不仅成为了我喜欢的工作，而且微妙地影响着我的个人生活。出去参加档案的培训多了，我也开始关注和档案相关的节目，如央视的《国宝档案》和北京卫视的《档案解密》，发现越看越喜欢看。我想，这也是档案的魅力所在吧！

随着档案信息化建设的不断深入，我们档案工作者也处在从传统的实体档案管理向电子信息化管理的转变阶段，可以说新时期的档案工作者要学习和掌握的内容还非常多，档案工作任重道远。要成为一名合格的档案工作者，需要有高度的使命感和责任感，需要耐心、细心、用心和进取心，最重要的是热爱这份工作，才是做好档案工作的前提。只愿在我们的手中，能将档案的作用和价值发扬光大，无愧于时代和机遇赋予我们的责任。

作者简介

叶丽群（1981—），女，汉族，福建省龙岩人，本科，馆员，研究方向：高校档案管理。