办公室精细化行政管理的策略探讨

刘燕霞

摘 要：精细化是当前各类企业、机构管理的一个全新方向，它以科学管理理念为基础，追求精、准、严、细，并在此基础上不断的降低管理成本、有效提高管理效率。办公室行政管理工作内容繁杂、责任重大，一旦处理不当就会出现很多问题，甚至影响单位的正常运行，鉴于这些特点，办公室行政管理工作应该走科学化、规范化、精细化道路。精细化是办公室行政管理的发展趋势，实现精细化的行政管理能够降低管理成本，提高整个办公室的行政管理水平。如何实现办公室行政管理工作的精细化，是很多单位高层一直在探讨的问题，需要不断探索实施办公室精细化行政管理的策略。

关键词：办公室；精细化行政管理；策略

以办公室行政管理精细化为切入点展开论述，分析了办公室精细化管理的内容，给出了几点办公室行政管理精细化的策略，希望对提升办公室行政管理精细化水平有所帮助。

1 办公室行政管理精细化思路

（1）加强协同化、经济化意识。精细化的办公室行政管理工作不是一人之力可以完成的，需要不同部門、不同环节的相互配合与协同。组织内的各部门及各成员要树立协同化意识。各企业各单位要不断强化成本意识，办公室的行政管理工作也是如此，在不增加成本投入的前提下，提升精细化管理效率。

（2）管理中融入流程化及标准化理念。随着社会经济的快速发展，流水线作业这一方式开始普及，这是生产领域的重大创举，极大地提高了生产企业的工作效率。办公室行政管理工作也可以借鉴这种流水线式的管理模式，要循序渐进地实施流程化、标准化的行政管理工作，这是实现办公室行政管理精细化的基本保障。

（3）对管理科目不断细化与量化。当前，很多企业并未实现办公室管理的延续性及实效性，这是因为企业办公室行政管理长期处于模糊化状态，管理者凭借以往经验及个人能力开展管理工作，没有重视管理工作的细化与量化。要通过对管理工作的不断精细化，更加合理地分配工作及任务，并不断改进工作流程，实现对管理工作的有效管控，从而提升整体行政管理水平。

2 办公室精细化行政管理的内容

（1）严格定岗、定责，保证权责制衡。要严格遵循定岗定责的要求，不断健全办公室责任体系，定岗是指根据办公室行政职能及工作流程科学设置工作岗位；定责是指对明确岗位职责、工作衔接程序等，明确分工，各司其职。

（2）优化运作流程。工作流程的科学化、简约化对实现办公室行政管理工作的精细化与科学化非常关键。要根据现代管理理论不断优化办公室工作流程，各项工作都要依据流程开展。在设计工作流程的过程中，要有明确的目标，同时注重各工作环节之间的配合与衔接。

（3）绩效考核。开展绩效考核前，要对考核标准与要求予以界定，对于那些易量化的程序性工作，在绩效考核时要科学设计量化指标；对于那些主观性强或非程序性的工作，在绩效考核时要设定相关定性考核指标。还应结合现代行政管理系统及科学合理方法制定考核指标，对量化困难的指标，可以借助人工方式以提高对考核的效率。

（4）夯实基础，完善制度，强化保障。要推行外部协调与内部运转相结合的办公室工作行政管理机制，夯实管理基础，避免管理盲区。还要借助现代化信息技术建立标准化、信息化、自动化的工作流程，这是办公室行政管理精细化的有效保障。

3 办公室精细化行政管理的策略

（1）强化人们的精细化行政管理意识。做好细节工作有利于推动企业不断创新管理。办公室行政管理工作的精细化，体现了细节的价值。因此，要不断强化人们的精细化行政管理意识，其关键是培养员工的创新意识与规范意识。

（2）强化制度建设。无规矩不成方圆，要想真正实现办公室行政管理工作的精细化，达到预期效果，必须建立健全激励与约束制度。如摩托罗拉公司在很早就建立了流程化管理体系，形成了企业特有的内部控制标准，体现了公司的经营原则。企业要想生存和发展，制定相应的规章制度是很有必要的，在企业生产、经营、管理过程中，各部门都要严格遵循制度开展工作，缺乏统一规范管理制度的企业是难以实现健康长久发展的。

（3）加强企业文化建设。企业的领导大多对下属非常了解，对其工作中的强项与弱点也了如指掌。现代科学管理理念倡导“放大抓小”，“放大”是指企业管理层应该将职工职责范围内的工作全部放权，如对业务部门，在不违背企业经营方针的前提下，对于如何开发市场、洽谈业务、市场推广等工作，完全放手给业务部员工，充分调动其能动性，管理部门做好监督检查工作即可。“抓小”是指办公室行政管理工作要狠抓管理细节，从细节上体现管理绩效，以提高管理效益。

（4）对岗位职责进行细化与明确。正常来讲，办公室行政管理工作是非常有针对性和实效性的，但在实践中，有的办公室岗位是随机或者任意设置的，因此容易使不同岗位产生纵向或者横向上的重叠或者衔接空白，这必然会造成同一事务重复处理，或者某一事务没人处理的现象，引起管理混乱及资源浪费。在进行办公室职位设置时，要全面、充分考虑到办公室行政管理的要求，明确设置并细化岗位职责，最好有专人负责领导临时交办的任务，实现办公室行政管理工作的有序运行，提高行政管理工作的时效性及针对性，从而提高行政管理工作的水平与效率。

（5）提高办公室工作人员素质。人们一般认为办公室行政管理工作非常琐碎、零散，并没有太高的专业技能要求，但实际情况并不是这样的，要想真正实现办公室行政管理工作的精细化，就必须根据工作内容不同安排特定对象来完成。在实际工作中，从事办公室行政管理工作的人员大都没有突出的专业技术，并且专业指向性较差。因此，需要有计划、有针对性地对办公室行政管理人员开展各种专业技能培训，不断提高办公室工作人员的综合素质，以满足日益精细化的办公室行政管理工作对专业技能的要求。办公室行政管理部门是各单位的总后勤部门，其行政管理工作从本质上讲就是为整个公司服务，为全体员工服务，具有承上启下的重要作用。办公室行政管理工作实现细化后，办公室工作人员的工作热情与服务意识会有所增强，但要想真正使其树立热情服务理念，需要建立健全晋升机制与激励机制，鼓励办公室工作人员在做好本职服务工作的同时，充分实现个人价值与社会价值，以激发其工作激情与服务热情。

4 结语

精细化管理是现代管理的要求，它可以有效解决传统的办公室行政管理存在的有岗无责、有人无管等混乱现象，实现行政管理工作岗位、职责、人员的有效匹配，节约管理成本，提高管理效率，保证企业的正常运营。因此，要高度重视办公室精细化行政管理工作，通过加强制度建设、细化明确岗位职责、提高工作人员综合素质等有效措施，不断提升办公室行政管理工作的精细化水平。

参考文献

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