如何撰写二级秘书业绩评估报告

摘 要：在进行国家二级秘书职业能力鉴定时，单独增加了一项“业绩实证评估”考试内容，这是一种非常新颖的鉴定方式。本文拟从如何选题展开，再以案例作参考，力图破解这一独特而颇具挑战的鉴定方式。

关键词：二级秘书；业绩评估报告；制定工作计划；监控目标完成

基金项目：重庆青年职业技术学院2016年度校级课题：“基于工作过程系统化开发高职院校商贸类专业学生行政管理能力的策略研究”，资助成果，项目编号：CQY2015Y016

根据《国家职业标准秘书》，二级秘书是我国秘书职业资格等级中的最高级别，也就是最高级秘书。所以在进行职业能力鉴定时，单独增加了一项“业绩实证评估”考试内容，这不仅有别于秘书其他级别[1]的考试内容，更是在其他职业资格等级考试中所从未出现过的考试方式，是一种非常新颖的鉴定方式。“业绩实证评估”由五个模块构成，现就 “制定工作计划、监控目标完成”第二个模块进行专题探讨。

1 考题分析

该模块主要评估的是考生制定本部门“工作计划”并监控目标完成的能力，属于办公室日常管理工作。各组织各单位各部门都有自己的工作计划，但是要通过国家最高水平的鉴定，对选择的工作计划有以下要求：

1、计划期限在6-12个月，意味着这个计划属于短期计划[2]，内容比较详细、具体，最接近于组织实施的行动计划。但同时要有一定的时间跨度，表明该计划涉及面较广，有一定的复杂程度。

2、计划可以由考生独自完成，也可以带领他人，也可与他人协作，但宜选择团队完成形式，因时间跨度较大，涉及面較广的计划一般需要多部门配合，这也与工作实际情况相吻合。

3、工作计划是一张蓝图，设计出来后还需要不断的修改完善，所以需要有相关部门的人员参与讨论的过程和经调整后的正式计划这一工作环节。所以考生宜在实际工作中注意资料的收集和整理，以便形成完整的工作记录，而这一环节是检验考生是否有真实工作的试金石，如果比较缺乏工作历练，很难完成这一环节。

4、证人证词部分是考生的领导从客观的角度来评价，包括对该计划的全面性、可行性以及在执行过程中出现变化、出现偏差时考生的处理方式，这是全面评价考生的计划以及执行能力，所以考生也需要经过多年的工作经历和和锻炼才能顺利完成这一模块的评估。

2 案例参考

第一部分：自述背景情况

该计划由该考生负责，相关背景情况汇报如下：

制定计划时间：2013年6月-2013年12月

制定计划地点：营销中心办公室

交办该工作领导姓名：钱（副总经理）

参与制定计划人员姓名：孙（办公室主任）、李（营销科）、周（财务科）、吴（业务科）、郑（办公室副主任）

制定计划的原由：公司下属各网点为了增加市场份额，提高销售收入，销售政策相对宽松，对应收账款的管理工作不够重视，导致应收账款金额急剧增加，增加率超过销售收入的增加率，还有部分逾期应收账款的产生。这将严重影响了公司资金的良性运转，并可能产生大量的呆坏账。为此，公司要求各网点负责人加大对应收账款的管理责任，必须成立追账组进行追收。

制定计划名称：重庆某股份有限公司关于加强2013年公司各网点应收账款管理工作计划

第二部分：证据内容

（一）制定计划的草案

重庆某股份有限公司

关于加强2013年公司各网点应收账款管理工作计划（草案）

目前，公司应收账款金额急剧增加，增加率超过销售收入的增加率，还有部分逾期应收账款的产生，这将严重影响了公司资金的良性运转，并可能产生大量的呆坏账。为了防止应收账款包袱越来越大，缓解资金压力，特制定该工作方案：

1、成立追账组。各网点必须成立追账组，由单位负责人任组长，组员由经验丰富、年富力强的销售人员和内勤人员组成。追账组成员名单经单位负责人确定后在规定时间上报至营销中心办公室。

2、上报治理方案。各网点必须认真梳理2013年6月前的应收账款明细，制定出详细的《应收账款追收计划及逾期账款处理方案》，并落实每笔款项的责任人。方案报公司财务部，公司将据此跟踪各网点的收款进度和质量，兑现奖罚。

3、各网点制定收款方案指导原则：在正常完成销售收入的同时，各网点应收账款总额应逐月下降，逐月下降比例不低于10%。

4、呆坏账处理：以前年度形成的呆坏账，必须查找原因，追账组必须上报坏账明细表，不得消极对待或放任不管，对于呆坏账，公司财务中心根据情况下达特殊政策，待各网点上报额度后下发。

5、奖罚措施：公司注重结果的考核，公司对应收账款追收较好的公司给予重奖，否则重罚。

重庆某股份公司营销中心办公室

2013年5月1日

（二）制定计划中与同事的讨论记录

对《加强各网点应收账款管理工作计划草案》的讨论会议记录

时间：2013年5月3日

地点：营销中心办公室

出席人员：赵（总经理）、钱（副总经理）、孙（办公室主任）、李（营销科）、周（财务科）、吴（业务科）、郑（办公室副主任）

主持人：孙（办公室主任）

记录人：郑（办公室副主任）

副总经理钱总

加大对应收账款的追收力度是好事，但要防止出现某些网点为了减少应收账款而采取措施，导致营业收入大幅度降低的现象。所以建议公司在控制总量的基础上，给予各网点一定自主权，根据自身情况，提出下降额度和比例。

营销科李科长

奖惩不够明确，应明确奖励和惩罚的标准，比如完成多少奖励多少，未完成多少，如何惩罚，如果是扣工资，扣多少，从制度上起到激励和威慑的作用，使全体员工共同参与到这一活动中。但是应注意惩罚力度不能过大，否则越到最后，账越难收，对各网点负责人造成压力过大，影响局面稳定。

财务科周科长

有些客户即使加大追收力度，也有可能很难追回货款，因为其恶意欠款，这将出现追收人员的付出与回报不相符合的情况。建议公司建立客户信誉档案，对恶意拒付的客户产生的应收账款，不能靠罚款了事，而是要分析，并对恶意拒付的客户及早做出警告。

业务科吴科长

各网点按上述指导原则制定出6月以后的应收账款控制流程的措施及方案，防止应收账款额度继续增大。该方案应在5月底前上报到公司，没有按时上报和不报的，应处罚单位负责人。

总经理赵总

各部门意见较切合实际，办公室在综合各部门的意见上，尽快修改草案，并做出整体工作计划，上报后经批准尽快下发。

2013年5月3日

（三）修定后的计划

重庆某股份有限公司

关于加强2013年公司各网点应收账款管理工作计划（定稿）

目前，公司应收账款金额急剧增加，增加率超过销售收入的增加率，还有部分逾期应收账款的产生，这将严重影响了公司资金的良性运转，并可能產生大量的呆坏账。为了防止应收账款包袱越来越大，缓解资金压力，特制定该工作方案：

1、成立追账组。各网点必须成立追账组，由单位负责人任组长，组员由经验丰富、年富力强的销售人员和内勤人员组成。

2、上报治理方案。各网点必须认真梳理2013年6月前的应收账款明细，制定出详细的《应收账款追收计划及逾期账款处理方案》，并落实每笔款项的责任人。方案报公司财务部，公司将据此跟踪各网点的收款进度和质量，兑现奖罚。

3、各网点制定收款方案指导原则：在正常完成销售收入的同时，各网点应收账款总额应逐月下降，到2013年12月，确保应收账款占总销售收入比例不超过10%。要求各网点在上报的方案中必须体现每月下降的额度和比例。

4、呆坏账处理：以前年度形成的呆坏账，必须查找原因，追账组必须上报坏账明细表，不得消极对待或放任不管，对于呆坏账，公司财务中心根据情况下达特殊政策，待各网点上报额度后下发。对于恶意欠款的客户，应及时发现并上报公司，由公司审查后统一处理。

5、奖罚措施：公司注重结果的考核，公司对应收账款追收较好的公司给予重奖，否则重罚。

奖励标准：凡是完成公司指导性指标的，给予追账组每月集体2000元奖励。

惩罚标准：凡是未完成指导性指标的，给予追账组集体1000元罚款；同时，应收账款每超过考核额度的1个百分点，扣发单位第一负责人工资1个百分点。

6、上报时间：各网点必须必须5月27日前将追账组成员名单及在上述指导原则下制定的具体的《应收账款追收计划及逾期账款处理方案》上报至营销中心办公室。

重庆某股份公司营销中心办公室

第三部分：证词描述

1、应收账款居高不下一直是公司存在的问题。该考生作为办公室副主任，深刻领会了公司领导意图，制定比较有效可行的计划方案。

2、在编制计划前，该考生对公司的总的应收账款情况做了认真

分析，调研了公司的相关文件，并与我详细沟通与交流，同时与各部门多次沟通，协调也非常顺利。在此基础上，拟定了计划草稿，并召开了讨论会，专题讨论该方法，然后加以修订，形成定稿。

3、计划可行性强。整个计划在考虑到公司实际的情况下，既有公司的总目标，又给予各网点一定的自主权，并制定了配套的考评措施。保证了计划的切实执行，效果良好。

4、该考生应变能力较强，在各部门提出相应意见后，认真思考，汇总意见，在关键节点上均采取一定控制措施。

5、该计划在实施过程中执行良好。

参考文献

[1]国家职业标准秘书（2006）[s].中国劳动和社会保障出版社，2006

[2]秘书国家职业资格培训教程二级秘书[M].中央广播电视大学出版社，2014

作者简介

田黎莉（1983-），女，重庆北碚人，中级经济师，硕士研究生。研究方向：企业管理、行政管理、市场营销。