浅谈档案管理的信息化建设的重要性

谷颖

摘 要：随着信息技术的快速发展，人们的思维方式等都发生了巨大变化，特别是档案管理信息化的建设以及发展越来越迅速。档案管理根据它的基本性质及其主要作用来讲，是一项具有管理性、服务性的工作。本文首先说明了档案管理信息化的重要性，然后分析了档案管理信息化建设中存在的问题，最后详细阐述了档案管理信息化建设的对策。

关键词：档案管理；信息化；思想观念；数据库；人才

1 档案管理信息化的重要性

（一）有利于提高档案管理工作效率

时代的发展，科技的进步，在全球信息化的推动下，迫切地要求档案管理工作也具有开放性和资源共享性。为了适应这一需求，建立和完善开放的档案管理系统势在必行。现代化信息设备的应用，使档案管理工作的效率得到了全面的提升，节省了档案管理人员的时间，加快了经济建设的步伐。

（二）能够为管理决策提供可靠的信息

从实际上来讲，档案是一种资源，对于机关事业单位来说，地方的发展和单位所办业务都被档案真实地记录。领导班子制定决策时，除了要结合当前实际，还要借鉴和参考以前的决策，这样就可以有效避免错误决策的重复出现，更加能够为制定新决策获得灵感，通过对之前决策的分析和对比，制定几个可选方案，最终优中选优，从中选择出最佳方案。档案管理信息化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。

（三）有利于为科研工作提供智能化服务

档案信息化资源时效性强，计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，使得档案信息化在快速分析方面的表现尤为突出，此外，还适合于进行综合研究，并表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，然而一旦建设完成，就可以带来巨大的效益，获得多次、高效的产出。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。

2 档案管理信息化建设中的主要问题

（一）对档案管理信息化的认识程度不足

对档案管理信息化的认识程度不足是档案管理信息化建设中面临的重要问题之一。首先，档案管理信息化作为一种新的档案管理手段，在管理方式及管理理念上与传统的档案管理有些许的差异。在实现从传统的档案管理向信息化管理的过程中，档案管理人员不能够正视这一转变；其次，档案管理信息化建设需要资金及时间投入，很多档案管理部门人员认为必要性不大，从而影响了档案管理信息化建设的步伐。

（二）缺乏專业的档案管理信息化人才

专业的档案信息化管理人才缺乏是档案管理信息化建设中的主要问题。这一问题主要体现在以下几个方面：首先，档案信息化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，对从事信息化管理的人员要求相对比较高，不仅需要具备档案管理方便的经验及相关的素质，而且要具备一定的技术能力及管理能力。而目前，具备全面能力及素质的人才极度缺乏；其次，目前从事档案信息化管理的人员不仅技术能力不足，管理经验缺乏，而且人员的稳定性不足，对于工作内容刚刚熟悉，便离职或调离岗位，从而导致档案信息化管理人员不能够满足应有的需求；再者，档案管理人员对档案信息化管理的认识程度不足，不能够严格的按管理的要求来进行档案管理，使得档案信息化管理不能够有效的开展。

（三）缺乏资金支持

档案信息化管理的过程中资金投入不足也是影响档案管理信息化建设的重要因素。首先，档案信息化管理所需的资源及设备需要大量的资金支持，而在当前很多单位和部门的缺乏档案建设资金来源，使用其它经费来进行建设也只能起到非常小的作用；其次，有些单位虽然有相关的经费，但是相对于档案管理信息化建设来讲，远远不能够满足档案信息化管理的要求，导致在相关设备的采购中，不能够将设备配备齐全，或者设备达不到应有的标准，影响档案管理信息化建设工作的开展。

3 档案管理信息化建设的对策

（一）转变思想观念，树立信息化管理意识

目前，档案管理工作越来越受到人们的重视，在获得日新月异的变化的同时，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改变，档案管理正在向着信息化的方向飞速发展。为了适应新的形势，档案管理人员更加要紧跟时代的步伐，努力改变旧的传统观念，加强档案信息化管理意识，自觉提高自身的综合素质和岗位技能，只有档案管理人员的整体素质提高了，档案管理信息化建设才能获得保障。这是因为任何体系的建设都离不开人的作用和参与，最终的实施更是需要依靠人的努力和主观能动性的发挥。管理人员综合素质的提高，是档案管理信息化建设工作的重心，是档案管理信息化发展的前提和基础。

（二）设计和实施高效实用的档案数据库管理系统

档案管理部门要充分认识档案管理信息化建设的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发，制定一套完整的档案管理制度，引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。

在设计和实施相关档案信息化管理系统中，数据库的设计是作为档案管理的信息化建设中最重要、最基础的一项工作内容，是系统对所有档案信息进行集合的一个工具，它既包含有档案本身原有的数据信息，也包含有档案管理过程中新产生的数据信息，因此数据库是整个系统乃至整个档案管理信息化建设工作的重要组成部分，因此以管理严谨和使用便捷作为设计原则，防止信息化管理系统出

现漏洞，进而损失重要的档案资料。在设计档案管理系统的时候，按照各领导和各个科室的工作内容设置不同的管理权限，并建立档案信息化管理的局域网，就可以实现档案的网络化、信息化的管理，并共享其档案信息。进而改变过去通过纸质档案了解人员档案信息的传统模式，也让其管理服务形式由被动服务转变为主动服务。

（三）强化信息化硬件建设，确保信息化管理的实现

实现档案管理的信息化建设，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保信息化建设中所需要的设备和机械工具，这是实现档案管理信息化建设的基础工作。随着计算机技术的普及和网络的发展，以及打印机、复印机、各种通讯设备等技术的应用，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。为了强化和加快档案资料的信息化建设，机关事业单位的主管部门和相关单位应该购置一些有助于档案信息化建设的硬件，真正的把档案管理的信息化落到实处。为此，机关事业单位可以在条件允许的情况下采购一些档案管理的硬件设施，如：电脑、复印机、打印机、照相机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。

（四）培养档案管理信息化的创新型人才

档案管理信息化建设不可避免的要对档案管理工作人员提出很多要求，因此档案管理教育专业应面向社会，结合社会实际，及时调整并改进档案管理专業的教学模式，不仅从课程内容、教学方法方面进行改进，而且也要在档案教学手段、教育分层和教育模式等方面进行全面改革创新。

档案管理部门要对本单位的一些在职人员开展各种形式的信息技术技能知识的培训，使他们很好的去适应档案管理工作的要求；此外，还要注重引进一些全面发展的高素质创新型人才，不断为人才队伍注入新的活力，鼓励公平竞争，适应信息化建设的发展要求，更好的与社会同行进行竞争与交流。要实现这一点，就必须优待高素质的档案管理人才。针对这一点，在工作条件和生活待遇上就要做到对高素质创新人才给予特别的关心和照顾，解除其生活上的后顾之忧；研究高素质人才成长和流动的基本规律，以形成档案馆的最佳人才管理团队，从根本上为档案管理单位的长远发展打下坚实的基础。

4 结语

综上，在现在这个网络技术和社会经济不断发展的时代，档案管理部门应该以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，将档案管理工作变得与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的管理信息化建设，让档案管理工作为全社会提供更好的服务，也让档案管理工作顺利健康的继续发展。

参考文献

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[2]朱萍. 浅析高职院校档案信息化建设[J]. 商丘职业技术学院学报. 2013（04）

[3]潘莉. 浅谈加强企业档案管理信息化建设[J]. 甘肃科技. 2013（11）