基于《高等学校档案管理办法》的高校档案管理工作思考

李怡林

摘 要：《高等学校档案管理办法》的颁布标志着我国高校有了统一的高校档案管理规章，对高校档案管理工作领导体制、高校档案管理范围等产生了深远的影响。本文从当前高校档案管理工作出发，为进一步贯彻落实《高等学校档案管理办法》，加强高校档案管理工作进行思考，并通过分析研究提出相关建议。

关键词：高等学校；档案管理；建议

1 高校档案管理工作的现状分析

对我国高校档案管理工作进行的相关调查结果显示，评价我国高校档案管理工作的现状应从两个方面进行：一是近些年来高校档案管理工作所取得的成绩，二是目前高校档案管理存在的主要问题。从档案管理取得的成绩来看，随着国家对高校档案管理工作重视程度的不断提升，颇具针对性的《高等学校档案管理办法》颁布和实施，全国高校档案管理工作人员、馆藏资源、档案开放与利用等情况取得显著成效，而且近些年来随着网络科技的发展，高校档案信息化建设成绩显著。从存在的主要问题来看，高校档案管理队伍整体水平不足，数量与质量失衡，档案开放利用情况还不同乐观，此外档案馆及信息化建设情况较差。

2 基于《高等学校档案管理办法》的高校檔案管理工作分析

（1）《高等学校档案管理办法》对高校档案管理工作的影响

首先，《高等学校档案管理办法》的颁布和实施扩大了高校的适用范围，涵盖了全国各级各类高等学校，这位全国高校档案信息资源的共享奠定了基础；其次，《高等学校档案管理办法》的颁布与实施强调了高等学校档案管理工作的基础性地位，对促进高校档案管理工作的发展具有重要的意义；再次，《高等学校档案管理办法》的颁布与实施明确了高校档案工作的管理体制，指出了高校校长在档案工作中的主要工作职责；第四，《高等学校档案管理办法》的颁布与实施使得设馆条件相对放宽，加快了高校档案馆的建设步伐；最后，《高等学校档案管理办法》的颁布与实施拓展了高校档案的管理范围，指明了高校档案管理工作的服务方向，明确了档案机构出具档案证明的合法性与唯一性。

（2）《高等学校档案管理办法》实施中的问题及产生问题的原因

《高等学校档案管理办法》颁布实施之后，在高校档案管理工作实践中表现出一些问题急需解决，一是长期固有的档案管理模式与理念难以改变，影响了其实施的效果；二是高校档案管理部门归口不一、技术落后等因素导致学生类档案统一管理较难实现；三是高校档案管理工作人员的配备不合理；四是对高校档案管理工作人员的激励效果不明显；五是《高等学校档案管理办法》并未明确界定人事档案的归属问题。造成这些问题存在的原因主要有：《高等学校档案管理办法》的贯彻执行缺乏强有力的外部保障，档案管理人员认识不到位等。

3 落实《高等学校档案管理办法》并强化高校档案管理工作的建议

（1）完善高校档案工作管理体制

在原有档案管理体制的基础上进行创新，建立高校档案工作校长负责制，可有副校长分管档案工作，并纳入其工作职责中。责权明晰之后，高校要建立健全档案工作的管理体制与保障机制，加强领导，增强档案意识，将档案管理制度纳入学校管理制度中，建立专门的高校档案管理结构或组织，构建科学有效的激励机制与惩罚制度，确保高校档案相关个责任部门的权责清晰。

（2）建立高校档案管理网络，实行档案分级管理

从《高等学校档案管理办法》的内容来看，其对高校档案管理工作提出了分级管理的理念，分级管理是高校档案工作发展的需要，是进一步加快高校档案工作现代化、信息化的推动力。高校档案网络分级管理的指导原则是“统一领导、分级管理”，将档案管理构建成为高校层面的系统性工程，需要高校各部门协同参与来完成。在高校档案管理的分级管理中，可分为流程分级管理和实体分级管理两种模式，在实际应用中应结合高校自身实际情况来选择分级管理的模式。

（3）切实做好高校档案工作人才队伍建设

随着知识经济时代的带来，网络信息技术迅速发展和普及，进而带动高校档案数字化、信息化建设的蓬勃发展，这就需要高校档案管理工作团队提高综合素质和技能，为高校档案信息化、数字化建设服务。高校应认真核定档案工作人员编制，科学的设置岗位，引入竞争机制，并制定各种科学的奖惩制度、激励机制。除了人才引入之外，高校自身应建立有效的人才培养机制，提高档案管理工作人员素质，积极开展各种针对性的培训，使工作人员绝壁良好的职业道德素质和过硬的思想政治素质。此外还应努力提高工作人员的业务素质和良好的服务意识，加强沟通能力培养，使其能够胜任现代档案管理工作。

（4）探寻高校档案信息化建设的新模式

从当前我国高校档案管理发展方向和趋势来看，档案信息化建设是创新档案管理工作的重要内容，建立档案信息化系统，使其发挥最大作用。首先，高校档案管理共工作信息化应与数字校园建设同步，构成统一的用户管理、权限控制与资源管理；其次，切实推进高校数字档案馆建设，结合高校实际情况，做好档案网络化建设，实现文档一体化，积极创造条件，逐步实现档案管理现代化，坚持档案资源与档案信息化同步建设的原则，逐步实现档案的数字化进程。

（5）构建高校档案资源体系，实现资源共享

档案管理贵在于活，重在于用，档案信息资源的开发与利用、共享是档案管理工作的最终目的，因此在网络信息时代，构建高校档案资源体系，实现资源共享十分必要。首先，高校档案馆应丰富档案资源，构筑体系合理、载体多样化、内涵丰富的档案资源体系；其次，创新服务模式，实现档案信息资源共享。开展并优化近距离或者零距离服务，打破编研工作瓶颈，探求在线编研新服务方式与途径。

参考文献

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