浅谈新时期水利工程档案数字化建设

摘 要：在传统的水利工程档案制度建设基础上，档案数字化建设的进程不可避免。为此水利工程建设与管理部门，结合档案数字化管理技术以及水利工程档案主要特点，开展了专项研究工作。

关键词：水利工程；档案；数字化；技术；制度

在当前的水利工程管理中，工程档案发挥着重要的作用。为此工程建设、管理等各企业单位都将档案技术建设当做企业管理的重要内容。随着数字化、信息化时代的来临，水利档案数字建设发展，对于水利工程档案管理质量与效率、档案利用率等都起到了重要的作用。在这一情况下，水利工程建设与管理部门，结合档案数字化优势与特点，开展了档案数字化管理研究，为水利工程档案管理技术发展提供理论支持。

1 水利工程档案数字化管理优势与问题

（一）数字化档案优势

在水利工程档案管理中，数字化档案较之传统的纸质、胶片等档案形式，具有以下优势。一是具有较高的管理效率。数字化的工程档案在档案分类、检索、查找等各个环节中，都可以通过计算机系统自动处理，极大提高了这类工作效率。同时档案内容还可以通过网络系统，实现计算机终端间的高效连接，简化了档案管理者的中间环节。这些特点都可以很好地提高档案管理效率。二是推进档案标准化管理的实现。工程档案标准化目标，是档案水利工程档案管理的核心要求。数字化的工程档案，具有较强的标准化模式，可以进行有效的标准分类，是档案标准化管理中重要的组成部分。三是管理成本的降低。工程档案包括了大量的纸质档案内容，容易受到空气质量、湿度问题影响，同时需要较大的保存空间，管理成本较高。而数字化的工程档案采用计算机硬盘、数据库即可保存，保存管理成本得到了极大的降低。

（二）当前档案数字化遇到的主要问题

虽然工程档案数字化具有以上优势，但是在实际的数字化过程中，档案管理者也遇到了一些实际问题。这些问题在实践过程中，可以总结为以下几点。一是未建立数字化体系。水利工程档案包括了工程从方案、设计、建设、竣工验收等各项工作内容，其档案内容较为复杂。所以其数字化过程需要工程管理各方面全面参与，建立起立体化数字体系。但是在当前档案管理中，依然为建立这类管理体系，降低了档案数字化过程质量与效率。二是数字化过程存在滞后性。工程档案对于工程管理其着重要的指导作用，所以其具有较强的时效性。但是当前档案管理中，其数字化过程依然存在滞后性，使部分工程管理过程中数字化档案的实用性降低，影响了数字档案正常使用。三是档案安全性问题。数字化档案是需要计算机系统进行保存与管理的。但是计算机安全问题的出现，对于档案安全有着重要影响。一旦水利工程档案出现泄密事故，对于工程安全、企业经济效益，甚至社会公共安全都有着重要影响。为此，水利工程档案管理者加强了数字化档案安全要求，保障数字化档案整体安全。

2 水利工程档案数字化建设策略研究

为了确实做好工程档案数字化建设工作，新时期工程档案管理者以数字化技术与工程档案管理技术为基础，利用以下数字化建设策略开展了档案数字化建设工作。

（一）建立档案数字化建设体系

工程档案数字化建设过程，需要工程管理、设计、建设、检验、财务等各方面工作管理者的整体化参与，才能确保数字化建设质量与效率。为此档案数字建设体系的建立，就变得极为重要。在体系建设中，其主要工作包括了以下三点。（1）明确档案数字化责任者。在工程各阶段，档案管理者必须采用专人模式，对本阶段档案实施数字化处理。这一工作中管理者必须采用责任管理模式，将数字化过程落实到责任者手中。（2）建立档案收集网络。将数字化的工程档案进行收集，是档案数字化过程的重要组成部分。为了确实做好这一工作，档案管理者需要全程关注工程建设过程，将形成的各类数字化档案及时收集。（3）做好档案管理队伍建设。数字化的管理者是其建设体系的重要组成部分。在数字化档案建设过程中，管理者必须做好档案管理者队伍建设。其建设重点包括了两个方面问题。一方面管理者需要提高档案技术人员的数字、网络、信息技术水平，是其适应数字化档案管理过程。另一方面管理者需要结合水利工程建设特点，做好档案管理人员水利技术基础知识培养，是其可以更好地完成专业档案的管理工作。

（二）提高档案数字化技术质量

在水利工程档案数字化建设中，数字化技术质量的提升发挥着重要作用。在实际的工作中，其主要技术重点包括了以下内容。（1）档案数字处理技术。将纸质、影像等档案内容进行数字化处理，是档案数字化处理的重要内容。在这一过程中，数字化技术的提高占据着重要位置。在档案数字化过程中，主要技术发展包括了以下内容：高清晰纸质档案扫描技术、数字档案修复技术、无损视频音频转换技术等多项内容。这些新型技术的采用，将有助于档案数字化质量的提升。（2）大容量储存技术。数字档案的储存需要大量的储存空间，所以大容量的储存系统技术，可以保证数字档案存储与安全与完整性。为此在数字化档案建设中，管理者需要采用大容量的数字存储系统、云存储技术等新型存储技术，提高档案存储质量。（3）计算机系统安全技术。提高档案系统安全，是工程档案数字化建设的重要内容。在这一过程中，档案管理部门需要结合新型网络与计算机安全问题，采用云安全、高配置安全软件等安全技术，提高档案系统安全级别。在条件允许情况下，管理者应在档案管理部门内部架设独立的内部网络。

（三）利用制度化模式数字建设质量

水利工程档案数字化建设与档案管理制度建设有着不可分割的关系。为此档案管理者应以数字化档案特点，完善已建立的档案管理制度，同时建立新的档案制度体系。如结合檔案数字化过程，完善档案保密制度，避免数字化过程中出现档案泄密问题；建立数字档案系统定更新、维护制度等，都应是数字化档案制度建设的重要内容。

3 结束语

水利工程档案数字化发展，是当前水利工程档案建设的重要组成部分。数字化的工程档案因其特有的技术优势，可以极大地降低档案管理成本，提供管理质量与效率，对于工程管理起到了有效的促进作用。为此档案管理人员从体系建设、技术发展以及制度建设三个层面开展了研究，促进工程档案数字化推进。

参考文献

[1] 冯建萍. 水利工程档案数字化建设探析[J]. 科技创新与应用.2013（12）.

[2] 雷蔚兰. 浅析水利工程档案管理数字化——以甘肃景泰川电力提灌工程为例[J]. 发展.2015（04）.

作者简介

张金英（1971-），女，天津市蓟县，天津市引滦工程管理处。