网络冲击下的文件资料管理工作

王风琪

摘 要：近年来，科学技术的不断发展，使得网络化技术的运用渗透到了人们的日常生活中。网络信息技术的发展给人们的工作带来了很大的便利，提高了工作效率。也正是因为网络技术的发展，使得很多旧式的管理工作受到一定的冲击，其中就包括文件资料管理工作。传统的文件资料管理的方式已经无法适应时代发展的需求，信息化时代的背景下，文件资料的管理工作不应该只是限于纸质的版本，利用现代的网络科学技术，实现文件资料管理的信息化是当今时代发展的必然趋势。因此，如何做好网络冲击下的文件资料管理工作是我们需要研究讨论的课题。

关键词：网络；文件资料；管理

1 前言

网络信息化时代的到来，对我们的日常生活习惯和工作方式都产生了巨大的影响。传统的文件资料整理方式也因为网络技术的发展而产生巨大的变化，因为工作节奏的加快，对文件资料的找寻、查阅速度也提出了更高的要求。在网络技术的发展下，随着人们对网络信息化技术的应用，文件资料的管理工作也必須要改变传统的管理模式和方法，以适应时代和工作的需求。

2 网络冲击下的文件资料管理的特点

2.1 收集信息的网络化

在以往的工作中，文件资料的收集整理都是通过工作人员的手工操作，不仅耗费了较多的时间，而且管理工作也相当的不便。但是随着信息化时代的到来，好多工作都是可以通过计算机系统来控制的，最终实现了管理工作的便捷和智能化，工作人员的手工操作成了辅助的形式。改变了传统的纸张、书页的载体，转变成了数据、信息的形式，通过网络，实现对文件资料信息的数据化管理。

2.2 实现资料存储的动态化

传统的资料室里，文件资料都是存放在文件柜里，按照类别进行分类，读者在寻找的过程中比较直观，但是不便的地方也是相当明显的，如果历年的资料较多，通过人工进行检索的方式难度较大，另外会有部分节约者在阅读之后没有把他放在原来的位置上，检索起来就增加了难度。但是随着网络的不断发展，很多文件资料都转变成了电子化和数据化的形进行收藏，节省了储藏的占地空间，而且主要是通过计算机系统对文件资料进行管理，检索和借阅都成功的实现了智能化的管理，而且借阅者对于自己重要的文件资料都可以进行相关的下载，文件资料也实现了个人化的管理。

2.3 文件资料实现了及时共享

互联网最大的特点是信息共享，文件资料的管理也是巧妙的利用了这个特点。网络资料室是以开放的形式存在于网络环境中的，传统的资料室是没有办法实现多人同时不限次数的阅读的，但是互联网形式的确打破了这种传统，借阅者可以自由的借阅、下载。资料室的建立是为了最大限度的实现资料的共享性，但是传统的资料室却制约了共享性，网络资料室的共享性比较完全，满足了工作中人们对于文件使用的需求。

3 网络冲击下的文件资料管理的弊端

3.1 相关制度不健全，管理不够规范

目前我国的文件资料的信息管理仍然处于起步阶段，所以在相关管理方法经验不足，也没有形成制度可以对工作人员的工作进行指导，使相关的工作带来了极大的挑战。而有一部分单位资料室虽然有了相关的管理制度，但是制度的内容和实际环境不相符，有些是领导的不重视，使得整个工作不能更好的推广。另外，部分网络资料室没有对文件资料进行划分，使得文件资料的归档工作做的不够完善，给后期的检索工作带来了相当的不便。

3.2 文件资料管理人员缺少责任感

网络信息下文件资料的管理工作是一个动态的过程，管理人员要不断的接收新的文件资料，并进行分类整理装订，但是从目前我们的文件资料的管理工作来看，很多的工作人员没有认识到自己工作的重要性，在思想认识上存在着较大的偏差，认为自己的工作处于边缘化，领导又不重视，能少干就少干，缺少责任心和主动性，文件资料整理工作没有及时完善。

4 如何做好网络冲击下的文件资料管理工作的方法

4.1 对文件资料信息化管理地位的明确

在传统的文件资料的管理工作中，将文件资料分类保存在某一个密闭的空间里。虽然这种对文件资料的管理方法在过去的很长一段时间里是一个完美的办法，能够对文件资料的完整性进行很好的保护，但是在现如今的信息化时代背景的冲击下已经慢慢的没有什么实际价值了。网络信息技术的发展，所有的信息都能够通过网络在第一时间了解，这使得文件资料的管理工作面临了重大的考验，加强文件资料的信息化管理，同时明确文件资料信息化管理的地位是保证文件资料管理工作顺利进行的重要内容。

4.2 建立健全文件资料信息化管理体系

在明确网络信息化技术在文件资料管理工作中运用的价值之后，就如何利用信息化技术管理文件资料需要有个全面的认识。首先得建立文件资料信息化管理体系，这是区别于传统的文件资料管理体系，将网络信息化的元素代入到管理工作中去，将理想化的状态和实际的实践相结合，为文件资料管理工作跟上时代发展的脚步而做出努力。

4.3 为文件资料的信息化管理提供物质条件

文件资料的管理工作中，相应的设施设备是必不可少的，网络信息化技术的管理中，对设备的要求就更高了，这些物质的基础条件必须要完备起来，才能更好的进行信息化的管理工作。在文件资料的管理工作中，所配备的物质条件在一定程度上也将影响着文件资料管理工作的质量。信息技术的发展要求文件资料的管理工作也需要逐渐的实现技术化，因此，对于技术化的设备的物质条件的完善是实现对文件资料管理信息化转变的重要基础。

4.4 加大投入，提高文件资料管理人员的整体水平

作为一个文件资料管理人员首先多学习，尤其是相关的文件资料管理的知识，扩大自己的思想储备，完善自身的知识架构，这样才能更好的为工作服务。目前传统的文件资料管理工作，在组织结构和形式上都要做出较大的改变，要让网络技术能够更多的融入到文件资料的管理工作。由此可见，要让文件资料的管理工作能够正常开展，就要让工作人员的知识技能都呈现多元化的趋势。工作人员要熟练的运用计算机系统以及数据库的正确使用；工作人员要对自身专业知识熟练掌握，也要不断的学习，多了解其他相关的学科，在某一个领域能出类拔萃，当借阅者遇到困难时，能够利用自己的专长，解决问题，更好地为工作服务。

5 结束语

我们都知道，很多工作的发起、监控、结果形成等动态过程只有落实在纸质文件资料上，才能利于上下级之间的传达政策、管控工作、管理结果等。不论工作形式怎么改变，我们还是不能离开对文件资料的浏览使用。在通过对文件资料管理的现状的了解下，同时结合信息化时代发展的大背景改进对文件资料的管理工作。那种传统的对文件资料的管理方法已经跟不上时代发展的需要了，只有在信息化的文件资料管理工作的内容通过在实践中的不断尝试和改进，总结出管理方法，才能提高网络冲击下的文件资料管理工作的质量。

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