网络信息化环境下加强文件资料管理初探

李淑云

摘 要：目前计算机技术与信息技术发展十分迅速，为各行各业都带来了十分大的便利。文件资料的管理工作是十分繁杂的，而在网络信息化的环境下，管理工作变得更加便利，更加有效。同时这就要求管理人员能够非常好的利用网络信息技术，利用新的管理策略来使得管理朝向技术化、数字数的方向发展。使得文件资料管理工作做得更好。本文对于网络信息化环境下进行文件资料管理进行了探讨。

关键词：网络信息化；文件资料；管理

1 前言

进行文件资料的管理工作主要就是对于工作中历年、各部门收发的文件进行分类、整编，可以让查询资料的人很容易找到资料。传统的文件资料的查找方式是非常繁琐的，但是在网络信息化的环境下，计算机技术的应用使得文件资料的管理非常便利了。

2 网络信息化环境下文件资料管理的变化

2.1 资料的检索方式发生了改变

在信息技术没有应用到纸质资料管理工作之前，使用者进行文件資料的查询是通过收发文件登记薄的检索，这种方式十分不方便，查询的时间非常长。在应用了信息化技术以后，将纸质资料信息转化为数据，使用者在查询的时候只需要进行关键字的检索，就可以查询到相关的信息，不仅能够找到自己想要找的信息，而且能够找到相关的信息，得到更多的参考。这种方式改变了检索的方式以及检索环境，为使用者提供了非常便利的查询方式。

2.2 资料的流通方式发生了改变

以前单位资料室主要是将纸质文件资料提供给使用者，供使用者阅读。而网络信息化环境下，这种方式也发生了改变，单位资料室能够为使用者提供电子资料，这样单位资料室能够存储的文件资料就更多，使用者进行阅读的方式也更加多样，取得资料更方便快捷。并且在进行查询的时候，可以在远程通过互联网进行查询，如果单位资料室有相关资料，可以远程进行传输，这样节省了大量的时间和精力。

2.3 单位资料室资料更加丰富

以前单位资料室进行资料的存储都是纸质的，这就需要大量的储藏面积。而在信息网络化环境下，可以将很多资料转化为数字型的，这就很大程度上扩充了资料的数量，使得资源更加丰富，并且获取更加方便。

3 加强文件资料管理的方法

3.1 加强设备的引进

在进行文件资料管理的工作中，使用到了不仅是硬件的计算机，还有软件等支持设备。计算机可以进行资料的存储、进行数字化的文件资料管理。在进行文件资料的传递的时候还有依赖兼容设备。自动化的技术可以使得文件资料管理的自动化管理水平提高，这样可以节省人力，使得人力资源能够使用在更好的地方。而管理软件的利用使得管理的效率提高，比如正方管理软件，但是涉及到软件要注意网络安全的问题，来保证文件资料具有安全性。

3.2 进行信息化的管理

在网络化环境下，应该要将信息化管理落实，否则不能达到很好的管理效果。在进行文件资料的数据库建立的时候，要进行资料的分类、编号，并且将资料的关键词录入到数据库当中。这样使用者在进行资料的查询的时候，便可以很方便的将资料的信息查询到。数据录入的工作不是一次性就能完成的，在文件资料更新的时候，数据库的资料库也要进行更新。数据库的建立要符合相关的标准，不能随意进行输入，有一个统一的标准才能够很好进行数据信息的录入和查询。文件资料中有一些具有安全性的资料要进行访问权限的设置，来保证数据访问的安全性。

3.3 加强资料共享力度

在网络信息化的环境下，数字资源进行共享是非常好的一项措施，能够让借阅者更方便地取得更加多的资源。要加强资源共享的力度，就要加强单位资料室内的局域网，或者是更大范围进行联网设置，打好数字化共享资源的基础。在进行自身资料资源扩大的同时，加强和其他单位资料室的联系是扩大数字资源的一个非常好的措施。在进行数字化资源建设的时候，对于网络免费资源进行获取也是一个重要的手段，这样资源的利用率可以得到非常大的提高，这样不仅是单位资料室之间的相互联系，也是网络的相互联系，能够充分的扩大数字资源。

3.4 提升管理的水平

将管理的水平提高，不仅可以摆脱传统的繁琐、机械的管理模式，而且可以使得管理的效率提高，使得服务的水平和工作效率都能提高。单位资料室管理人员应该认识到传统的管理模式已经不能够满足现代管理的需要，改变管理的模式是必然的要求。所以在进行管理的时候，应该根据实际工作的需求对管理中存在的问题进行改善，将冗余以及没有价值的部分去掉，将管理的效率提高。

3.5 提高工作人员的素质

在网络信息化的环境下，进行文件资料的管理方式更加便捷，工作人员的工作量都有所减少，但是工作不像传统的管理模式那么简单，不仅需要整理编号，还要进行计算机技术的应用，就要求工作人员的工作能力又所提升。应该对单位资料室管理工作者进行培训，培训内容包括计算机技术、专业素养以及服务意识等综合素质。也可以进行定期的培训，专项训练来提升管理人员的能力。目前对于单位资料室管理人员的要求越来越高，管理人员自身也要有学习的意识，加强自身各方面的能力。

3.6 加强特色服务水平

单位资料室的资源是为工作服务的，使用者的需要是非常重要的。单位资料室应该使用系统清晰的管理模式来满足工作的需要。根据文件资料使用的频率、使用者的工作性质对使用者的需求进行分析。单位资料室应该有自己专门的服务平台，使得使用者能够及时有效联系上单位资料室，表达自己的意见。这样与使用者的密切联系，才能够使得单位资料室的管理工作做得越来越好。

3.7 管理系统网络化

网络化的技术使得网络化的管理成为可能，单位资料室建立自己的网站，使用者在网站上进行注册，得到一个自己的单位网络资料室资源。使用者可以进行自己借阅信息的查阅，并且可以通过网络远程进行借阅，大大的方便了使用者。并且网络管理的系统可以直接和使用者的邮箱进行联系，可以将单位资料室的一些信息、咨询发送到使用者邮箱中，更加人文化的服务能给工作提供极大的便利。并且网络化的管理可以对于文件资料的借阅进行统一的管理，并且可以对相关数据进行分析，对使用者的需求进行分析，按照分析结果可以指导单位资料室的后期工作。建立了一对一的网络管理系统，也可以对文件资料资源进行一定程度的保护，如有丢失的文件资料可以很准确的进行追回。

4 结束语

在网络信息化的环境下，目前单位资料室基本已经全部使用了网络管理的模式，使得管理工作得到了很大程度的提升。管理的效率提高了，使用者的满意程度提高了，网络信息化给单位资料室资料管理所带来的改变是实质性的，非常具有实用性，所以应该进一步将管理的水平提高。可以加强资源共享的力度，建立单位资料室的人文咨询平台，尝试新的管理模式，管理人员应该将自己的素质提高，进行多方面的提高。

参考文献

[1] 林楚悟. 文件资料管理之我见[J]. 华南港工. 2000（02）

[2]陈新.网络信息化环境下加强图书资料管理 [J]. 科技信息，2015

[3] 郑耕博. 电子文件资料的概念·特点·管理[J]. 陕西档案. 1998（02）

[4] 吉路. 台湾源俗文件资料教育馆[J]. 北京档案. 2001（11）

[5] 骆建颖. 文件资料管理工作[J]. 中国原子能科学研究院年报. 2001（00）

[6] 乔卫东. 电子档案与企业信息化管理[J]. 知识经济. 2012（16）

[7]曹亮.网络冲击下的图书资料信息管理工作[J].中共贵州省委党校学报，2012，01.