论档案信息资源的开发与利用

刘创芬

摘 要：档案作为历史的记录，知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始，最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。推进档案资源的开发利用，对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。我国的档案管理已从传统的实体管理向档案信息化管理发展，档案服务职能已从行政服务向社会化服务过渡，档案信息资源已成为社会共享的信息资源的一部分。因此，如何大力开发和利用档案信息资源，是各级档案部门和档案工作者的一项重要工作任务。

关键词：档案；资源；开发；利用

1 档案信息资源的地位和使用现状

正确认识档案信息资源的地位，是开发和利用档案信息资源工作的前提。档案包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，是最原始，最真实，最有说服力的历史记录。它数量巨大，涉及各个行业，社会的方方面面，上至国家、各级政府，下至企業、社区，直至家庭、个人，是国家的基础资源，是信息资源的重要组成部分，具有不可估量的社会经济价值。这些档案资源只有开发利用起来，才能促进经济的增长和国家职能的转变，才能满足人民的物质文化需求，发挥它们应有的价值。

我国档案信息资源虽然很丰富，越来越多的人已认识到它的价值，但由于受到多种主客观因素的制约，各地档案利用率很低。目前存在的问题主要是档案现代化管理落后，传统的档案管理模式仍在主导地位。多数档案馆（室）采取被动服务的方式，且对自身宣传力度不够。档案人员做到了收集、整理、保管和保护等基础性工作，但对档案利用这一中心工作却没有应有的认识，多数档案置之高阁，没有发挥它们应有的社会经济价值。从档案的编研工作来看，不少编研部门形同虚设，它远远跟不上档案信息资源的开发利用需要，使社会各界难以了解馆藏情况，不能及时了解馆藏中有哪些资料可供自身的使用。再者没有充分利用网络这一载体，没有实现档案数字化、网络化，因而使用者难以方便、快捷地利用档案信息。

2 开发利用档案信息资源的途径和方法

（一）着力提高档案工作者的总体素质

在现阶段档案信息数字化的过程中，迫切需要现代化的综合性的人才，他不仅要具备较高的专业水平，而且要精通现代网络技术。但从目前情况看，许多档案部门缺乏这样的人才，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。那些从事传统纸质的档案工作者有不少专业领域水准较高，可惜没能及时补上档案网络技术这一课。他们的管理理念和工作方式已渐落后于时代的要求。档案信息化的发展，要求他们与时俱进，更新自己的知识结构，转换管理理念，适应时代发展的要求。

1、建立正确的档案管理理念。

档案工作者面对信息化的时代要求，必须自觉地从传统的实体管理向档案信息化管理发展。档案工作者将不再像以往那样仅仅提供实体性的档案服务和维护档案的物质安全，他们要意识到自己的首要职责是以最高的效率给档案利用者提供档案信息服务。在档案工作中， 档案工作者应把加工和完善馆藏档案，加速档案数字化建设，以满足档案利用者的需求为工作的主动力。把档案的利用率作为衡量自身工作成绩的一个重要标准。同时档案工作者应开放自己的工作，通过与其他相关部门的合作来推进档案信息化的开发和利用，如实现档案部门、电子文件形成部门和计算机与信息管理部门三结合。

2、优化人员结构和个体知识结构。

针对传统纸质档案工作者对网络技术的陌生，档案部门应引进部分高科技人员，通过他们所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能可以实现对档案的初步数字化和网络化过程。此外，新引进的人员在管理档案的开放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化档案管理的落后思想。其次，必须加强对在职档案工作人员的观念和技能培训，使他们尽快熟悉现代化技术、技能的运用， 壮大适应信息时代要求的档案管理队伍。

（二）优化馆藏结构，提高利用效率

1、丰富和充实馆藏内容

充实和丰富馆藏档案是开发利用档案信息资源的物质基础。长期以来，档案工作者所做的努力，无论是档案的收集、整理、鉴定，还是保管、统计、检索等环节，都为档案信息开发利用打下了坚实的基础。充实、丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的前提，也是优化馆藏结构的前提。在充实馆藏工作中，档案工作者要注意档案信息资源的系统性，连贯性。在征集范围上应改变以往注重党政机关文书档案的单一性，应扩大到社会各个方面，注意征集反映当地经济建设、科学研究等方面的档案以及企业生产经营管理方面的档案，包括具有地方特色的历史文化档案。

2、推进馆藏档案信息资源的数字化。

传统的馆藏档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主， 利用方式也主要是借阅、咨询和编辑出版档案史料等，这些纸质的档案信息资源即使再充实，但未实现数字化之前，它们还将淹没在历史的灰尘之下，无法实现档案信息资源的共享。实现档案数字化建设，就可突破传统档案利用的种种局限，最大限度实现档案信息资源的共享。档案信息资源的数字化分为两个方面进行：

（1）对现有纸质档案进行数字化。对现有纸质档案进行数字化是指运用现代数字技术把文字图像转化成数字化形式，主要有两种方式，一为文本录入，一为图像录入。这两项工程都需耗费大量的精力，由于人力、物力、财力的限制，一般情况下应优先考虑具有较高价值的馆藏档案、特色馆藏档案以及利用率高、需求大的馆藏档案，同时兼顾档案原件的字迹质量，尽量选择字迹比较清晰的档案文件。 “在具体实施数字化时， 要制定电子文件标准，规范电子文件格式，充分考虑与现行电子文件的统一，及数据的共享，避免因重复建设而造成的资源浪费”。

（2）加强现行电子文件的收集归档管理。“电子文件只在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。在办公自动化系统逐步成为机关公文处理的平台时，电子文件是各级机关和单位职能活动的历史记录。现行电子文件的收集归档是档案信息数字化的主要内容。针对当前各档案部门所使用的硬、软件系统不同及档案所建的数据库种类繁多而造成的电子文件格式不一，相互间不兼容的现象，档案管理部门应建立严格的电子文件归档制度。“明确电子文件的归档范围、归档要求、归档方法，确保电子文件的归档率，并将电子文件归档工作与归档人的考核挂钩。”

3、推进馆藏档案的网络化

“馆藏档案的网络化就是将已经完成的数字化档案资源通过某种方式放在网络上，使得利用者可以通过网络，利用这些档案信息资源。”

档案的网络化借助网络的方便性、快捷性和连续性，也就突破了传统档案管理的限制。但档案网络化是一个复杂的过程。首先要对档案信息进行简单的检索编辑，建设档案数据库，体现档案目录系统的完整性。在数据库的建设中，应考虑到用户需求，开发数据库的经济效益及技术问题，然后集中人力、物力、财力，构建资源丰富、功能齐全的档案信息数据库， 如文件目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等。此外，还可以发挥部门优势，建立有自己特色的数据库，如名人数据库、图片数据库、专利数据库、科技成果数据库等。其次，对档案进行分化与有序化，即开展编研工作。“档案编研工作是指以库藏档案为主要研究对象，以社会需求为目的，通过对档案内容的编辑、归档，形成系统的档案信息加工品，主动、直接为社会各方面工作服务的一项工作”。这方面上海档案馆走在全国前列，该馆不仅连续多年出版发行《档案春秋》、《上海档案》杂志，还利用丰富的馆藏档案召开有关学术研讨会，还组织成立档案史料研究中心，出版档案史料丛书。