浅谈如何做好企业档案统计工作

张魏

摘 要：本文通过档案统计工作的基本理论及方法，集合了档案统计在企业档案管理中的作用，列举了企业档案统计工作中存在的问题，提出了做好企业档案统计工作的措施和建议，以便更好地为企业档案管理服务。

关键词：档案统计工作；定义；作用；存在问题；对策建议

1 档案统计工作定义

档案统计工作是运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作中的各种现象、状态和趨势的工作过程。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段。

对企业而言，档案统计就是指有效运用一定的统计技术与方法对相应的档案进行管理的工作，然后再进行过程分析，进一步了解和掌握企业当前档案工作的真实情况。

2 企业档案统计工作存在的问题

2.1 对档案统计工作认识不到位

档案统计工作在部分企业得不到足够的重视，认为数据多点少点没什么影响，这增加了档案统计工作的难度，降低了办事效率。

2.2 档案统计人员队伍不稳定、业务素质不高

某些企业每年的档案统计工作，人员相对不固定，一直在变化，这样导致每年都是一批未接触过统计工作的人员在做此项工作，缺乏工作经验，也缺乏相关的业务培训，对档案统计理解不透，统计出的结果与往年数据对比会出现较多逻辑性错误。

2.3 对统计数据缺乏深入分析

统计工作只注重数字的填报和完成上报任务，而忽视对数据的分析研究和开发利用。

2.4 系统内部横向交流较少

每年的档案统计年报编报工作，上级发下通知后，企业档案馆、室各自开展统计工作，完成填报上报之后，此项工作即告一段落，没有对档案统计工作中遇到的问题或发现的现象进行梳理，各档案室之间也缺乏交流，不利于档案统计工作的顺利开展。

3 做好企业档案统计工作的措施及建议

3.1 做好企业档案统计工作的措施

3.1.1领导重视，加强档案规范化管理

只有建立健全档案管理各项规章制度，加强档案管理规范化建设，提高对档案统计工作重要性的认识，才能有力地保障档案统计工作的有效开展，确保档案统计工作真正落到实处。

3.1.2建立档案统计队伍，认真复核保证档案统计质量

企业应成立档案统计工作领导机构，由部门领导和经过档案统计培训的人员组成档案统计工作小组，加强档案人员的业务培训，严格执行档案统计工作的检查复核和监督机制，分工明确，责任到人，发现问题及时整改，确保档案统计结果准确无误。在具体工作流程中，应采取有效措施，如档案统计年报工作最少应由两人共同完成，一人负责统计填报，一人负责复核，同时对于报表中的特殊事项可在保存的纸质报表后附文字说明，以保持档案统计工作的连续性、准确性和条理性。

3.1.3对统计指标进行分析研究，更好地为企业档案管理服务

档案统计不是简单的数字组合，而是通过数据来了解和掌握档案的结构、形成、管理及利用情况，从而从宏观上掌握档案事业发展的总体状况。档案统计工作对档案事业的发展起着至关重要的作用。

利用整理后的统计数据结合企业档案馆、室制定的年度工作计划进行相关分析，从中了解到上级业务主管部门的指示是否落实， 企业档案馆、室工作计划完成与否， 以及各项业务基础工作的进展情况。进而找出影响工作的原因。二是运用历年来的统计整理数据结合各项工作现状进行动态分析和对比分析。档案工作中的各项业务活动是在不断变化的， 通过对历年统计数据的动态分析， 可以进一步掌握不同时期内档案工作业务活动所达到的水平及发展变化程度。再结合工作现状进行纵向的对比分析，很容易发现业务工作中取得进展的经验和失误的教训， 进而提出强化工作的对策。三是根据现有统计数据结合系统内先进典型单位的情况开展对比分析， 从中找出双方的差距以及造成差距的主客观原因， 制定相应的改进措施。

只有通过档案统计并进行充分分析，才能发挥档案的最大效益，更科学、更合理地利用档案，更好地为企业档案管理服务。

3.1.4加强系统内各单位之间业务交流沟通

在每年统计工作计划下达后，可由上级档案馆召集下级各企事业单位档案室的统计工作人员召开统计工作专题会，将档案的统计工作填报要求、注意事项、历年存在问题等几方面的事项和各统计人员进行宣贯，让大家能清楚认识到这些现象。在统计工作完成后，也可以召集大家进行总结探讨当年统计过程中发现的问题及现象，这样横向间加强沟通交流有利于各单位更好更准确的开展档案统计工作。

3.2 从档案统计年报出发，对档案统计工作的几点建议

笔者就2015年档案统计年报的填报过程中发现一些现象，想引起重视并能希望能进一步改进填报制度。

3.2.1档案人员职称系列单一

在《档案馆基本情况年报》（以下简称年报）“档案干部专业技术职称”中，档案人员职称设计为研究馆员、副研究馆员、馆员、助理馆员、管理员。实际工作中并非只有这些。在档案系统，档案人员职称构成并非单一的。部分单位的档案人员来源于档案、计算机、会计等专业，所具有的职称包括了档案系列、工程系列、会计系列等。但由于报表中没有设计其他职称系列，填表时只好按照与档案系列对应的职称填写，这就没有准确反映档案人员的职称现状。希望能在现行的年报中，档案人员专业技术职称设计，可以在现有设计上加上一句话“其他系列职称按同等级别填报”，或者不写明职称系列，都以“正高、副高、中级、初级”等代替，或由填报的档案馆（室）具体填写各人员的职称名称。

3.2.2利用目的填写不完善、年报中概括不全

在我们日常的档案借阅过程中，不太重视利用目的的填写，导致在档案年报统计中大多以工作参考这一条来体现。笔者建议在日常借阅工作中要注重借阅人借阅目的的填写。

而现行的年报，档案利用目的设计为“编史修志、工作参考、学术研究、经济建设、宣传教育、其他”。随着全民档案意识的提高，因个人需要到档案馆查档的人越来越多，有查个人职称档案的，有查个人获奖档案的等等。在档案统计年报表的利用目的栏目中，并没有“因私查档”一栏。笔者建议在档案利用目的分类中，增加“解决个人需求”一栏，把不属于编史修志、工作参考、学术研究、经济建设、宣传教育等利用的档案，而完全属于个人使用的档案都包含在内，这样便于填报者准确区分利用目的。

3.2.3剔除实际意义不大的统计字段

在年报的“馆藏全部档案”中，有对“案卷排架长度”和“以件为保管单位档案排架长度”的统计，笔者认为这两个字段是否还有统计的必要，主要基于两个方面的思考：第一，现在的档案排架长度统计，很难做到准确，因为档案盒内装的档案数量不一，有的装满了，有的并没装满，在统计排架长度时，大都是目测，按照档案盒的厚度估计排架长度，并不符合档案统计“要保证统计资料的准确性”的要求。第二，随着电脑的进一步普及，更多电子文件的产生，由于电子文件存储在硬盘、光盘等介质中，实体档案会逐渐减少，档案排架长度的统计也许就不再是主要的指标了。

4 结束语

档案统计工作是档案工作八个基本环节之一。在当今社会中档案统计工作对企业档案归档与整理具有非常重要的作用，这可以为当前企业管理处理好很多实际性的难题，还可以进一步促进档案工作的突破性发展。并且，随着社会经济的快速发展，对企业的档案工作提出了更高的发展要求，这也就意味着档案统计也将迎来严峻的挑战。因此，要真正明确档案统计在企业档案管理中的作用，加强档案统计工作人员自身的素质、加强档案统计分析，促进档案统计工作的科学发展，进一步提高档案工作水平。