融合互联网的档案信息化建设探析

摘 要：在当今快速发展的互联网时代下，互联网与档案信息技术相结合已成为当今时代发展的趋势，同时在很大程度上提高了档案工作建设的科学性和效率性。因此本文将结合现代化的时代背景，探讨互联网与档案信息相结合的优势及难点，并总结分析在未来互联网档案信息化建设中的发展策略，力图将互联网更好地运用到档案信息技术中。

关键词：“互联网+”；档案信息化建设；策略；互联网+档案信息管理

随着时代的变化发展，人们对社会工作的效率性和科学性也提出了更高的要求。面对这种要求，档案信息建设与互联网技术相结合的管理方式应运而生。与传统手工档案管理方式相比，前者在档案管理方式、管理者的思维模式结构等方面都产生了较大程度的变化，给档案工作建设带来了新的机遇，也带来了新的挑战。

1 “互联网+”的含义

提及“互联网+”，多数人的理解通常是“互联网+传统行业”，但就互联网的自身特性来分析，其所具有的创新性、适应性、开放性就说明其不止局限于简单的“互联网+传统行业”，而是在我们的日常生活中也有体现，与之相关的丰富的商业模式也由此诞生。“互联网+”实际上是互联网发展的新方式，新业态。通过利用新一代信息技术对物联网、云计算、社会计算以及大数据进行重塑，从而改善、提高人们的生产生活方式。

2 融合互联网的档案信息化优势分析

现代化的互联网信息技术对档案工作的重要性已逐渐显现出来，虽然大部分人对“互联网+档案工作”的理解只是工作方式的转变，但究其本质，却是生存模式的转变。“互联网+档案工作”的未来是可预见的，档案工作的基本工作方式将是以互联网技术作为基础的信息化模式，与之相适应，这种技术的优势表现如下：

2.1 档案信息采集工作更加智能化

在“互联网+”的大背景下，目前档案馆的数据资源已不仅限于数字化的纸质档案、电子文件和音视频数据，还包含了用户的服务数据、利用信息等众多资源。因此档案观要从狭义的档案观转变为“大档案观”。传统的档案管理工作方式与“互联网+档案 ”的工作方式相比，具有较多的限制和不便利。一是对库房、管理人员有一定的要求，成本高。二是存储空间时常受到限制。而“互联网+”技术则很好的规避了这些缺点。互联网的网络节点遍布全球，虚拟存储空间可以不断的扩展。同时庞大的信息数据通过互联网技术的处理，也可以实现对档案资源处理的智能化。

2.2 档案管理工作更加有效科学

“互联网+档案管理工作”通过依靠以物联网RFID（Radio Frequency Identification，无线射频识别） 为核心的信息感知技术进行档案管理工作，能够准确控制档案的生命周期。此平台将网络、数据、馆舍以及用户统一整合在智能网络中，从而达到有效挖掘并利用各关联要素产生的结构化与非结构化数据的目的。

2.3 档案服务工作更加方便快捷

通过互联网与档案工作技术的紧密结合，可以快速精准地采集各方面的信息，从而达到快速共享档案信息的目的。 互联网档案信息工作技术在检索上远超人的反应速度，可以有效节约成本，使工作流程简捷化。当前在泛在的感知与互联环境下，无论是数字化还是传统的纸质档案、文字的还是多媒体的档案资源、检索结果还是编研成品，所有信息都能被迅速获取和及时处理。

2.4档案基础工作的效率得到提高

互联网+档案工作信息化包括档案工作的各个方面和各个环节，在能够解决以往繁冗、复杂的劳动的问题，节省人力物力成本，一次性实现归档和整理档案的同时，也能够在互联网管理档案的平台上，借助按照实际需求建立的分卷分类的档案信息目录数据库，实现高效利用档案信息，科学管理档案的效果。与传统档案管理相比，“互联网+”克服了在检索空间和环境上的不便利性，大大提高了基础工作的效率。

2.5 投入少、产出多

借助“互联网+”，档案管理系统通过一次性的编辑输入，能够及时完成对各种数据的统计工作。这一优势使得负责档案管理系统的工作人员和工作部门工作的效率和方便性显著提高，也拓宽了他们的服务范围，真正达到投入少、产出多。

2.6 档案信息更现代化

“互联网+”使得档案管理更现代化，档案信息也更现代化。实现这一条件的原因是档案管理顺利完成了与现代先进技术接轨。在变化迅速的现代社会中，互联网+已经成为了促进经济社会发展的重要途径和手段。在全球的各个地区和各个领域，信息技术都发挥着不可小觑的作用和魅力，而在档案管理作为人类历史发展中具有重要意义的领域，实现了与“互联网+”这种先进技术的结合，符合世界进步的步伐，势必能更好地服务当今社会。

3 融合互联网的档案信息化难点分析

3.1 传统工作方式与工作思维的转变难度大

在档案工作方面，灵活性、高效性并存的网络信息技术发挥着日益显著的作用，并呈现出多种优势。但互联网背景下的档案工作仍然面临诸多发展的难题，其中一个重要方面就是传统工作方式转变难，人们的思维与互联网信息服务的发展程度仍有一定差距。部分机关企事业员工甚至档案工作人员认为档案工作只是档案管理部门的事情，而与其他人无关。在讲求资源共享、开放性高、便捷性强的信息化档案工作中，应该讲究模式的多元化建設，使网络中的每个人都能参与到档案工作的建设中，为档案工作的建设发展作出贡献。而在档案工作是为政府服务的长期认识下，档案工作人员难以摆脱档案工作属于管理部门职责的封闭性观念，阻碍了档案工作的多元化、开放化建设，这种落后的工作方式及思维必定会影响档案工作的创新观念，阻碍互联网背景下档案工作的新发展。

3.2 软硬件及技术手段较落后

随着时代发展，互联网+档案信息管理对软硬件及技术手段也有越来越高的要求。在档案管理工作受忽视的历史条件下，档案管理工作上存在投入低，经费少，技术落后等诸多问题，在部分落后地区，甚至仍采用人工等低效率模式进行档案管理，在档案管理工作走智能化道路的今天，配备高水平的软硬件及符合时代要求的技术手段，是必不可少的举措。

3.3 档案管理工作缺乏统一标准

统一标准是档案信息管理工作建设的重要方面之一，要想推动档案管理工作的健康发展，就应着手建设标准化档案信息管理系统，做到技术、更新、开发等方面的统一。当前档案信息管理工作仍缺乏标准化建设，一方面，在计算机的型号方面，不同部门存在差异，在衔接上，不同管理软件也面临难题，这些都对档案信息的归档和调阅工作产生不良影响，是互联网+档案工作建设急需解决的问题。

3.4 互联网环境下文件管理的不安全性

在互联网的时代背景下，档案信息管理工作具有很强的便捷性，从档案的归档到调阅，都具有鲜明的开放性，这一方面强化了档案工作的服务功能与高效化建设。但另一方面，开放性也为档案工作的建设带来了不可避免的安全隐患：网络病毒、黑客等恶意攻击的存在使档案工作建设难以有效展开，甚至会面临档案信息更改、丢失等状况。这就要求管理部门提高安全意识，做好档案信息管理工作的安全建设，推动互联网+档案信息管理网络化建设工作的发展。

3.5 档案工作者信息化水平不高

随着经济的发展和科学技术的进步，互联网+档案信息管理网络化势在必行。随着信息化程度的不断提高，其对所配备人才的要求也不断提升。工作人员需要兼具档案管理和网络信息技术两方面能力，还需要具备较强的专业素养，做好互联网+档案信息管理的安全建设等工作。但目前人才配备情况面临诸多问题：专业技术人员少、工作人员专业素养低、知识掌握薄弱、缺少新生代人才等状况不利于信息化背景下互联网+档案的持续高效发展，档案管理工作止步不前。

4 互联网+档案信息化建设的策略分析

4.1 制定网络建设的标准和规范

互联网+档案信息管理工作并不是独立发展的个体，而是一个高效化、智能化、开放化的服务系统，系统建设的重要前提便是制定统一的规范，没有制定科学合理的规范及指导思想，系统建设只能是一盘散沙，毫无工作效率可言。这要求我们在建设互联网+档案信息管理工作之前，根据实际情况要求做好前期的考察工作，制定严密的计划，了解信息管理网络化的建设条件及所能达成的目标；另一方面，要达成计划的科学性和规范性，还应做到信息管理的标准化，不断提高技术手段，做到科学化的规划与实施。进行标准化的规范对于网络信息管理系统的建设的长期性和高效性具有重要意义，这主要体现在档案的归档、生成、调阅和安全管理等方面，设置统一的标准，有利于资源的整合，从而推动信息的系统化管理。在这方面，可以采用国际性的EAD标准，以提升信息管理的科学化和技术水平。此外，管理部门及工作人员还应做好不同档案系统的衔接整合，建设符合时代要求的全国性信息资源库。

4.2 建设科学的开发机制

在经济和科学技术高速发展的时代背景下，要确保档案信息管理网络化建设的长期高效发展，就必须做到规划的科学性。这要求管理部门建设好科学开发机制，从规划到实现目标，从技术手段到安全建设，都应具有科学的规范标准，以维系档案信息管理工作的稳定性与开放性。建立科学的开发机制，应注意内部的衔接与整合，在基础设施、安全保障、人才储备等方面都应有科学的标准，从而推动信息管理网络化的创新型发展。

4.3 加强基础设施建设

4.3.1加强档案信息资源建设

档案信息资源的建设在现代化档案工作中占据关键位置，对档案工作的科学化建设发挥着基础性作用。档案信息资源建设作为档案信息化建设核心和基础的档案信息资源建设，档案信息资源覆盖范围大，分类杂，工作量十分繁重，因此做好资源建设需要付出大量劳力、财力，且其对资源准确性要求高，对档案的完整程度，安全保障、数据分类整合都有较高的要求。互联网背景下档案工作的发展尤其要重视资源的多元化、数字化、智能化与开放性，从而使档案信息资源建设符合时代要求。

4.3.2加强档案网络环境建设

在档案工作中，应加强网络环境的建设，首先，要做好档案管理系统内网中档案数据的收集、分析整合、存储等职能，增强其办公效率，更好的满足工作人员服务于社会的需求，其次，应加强公众外网服务于社会的职能，增强档案归档调阅的便捷性，方便信息最大限度的传播与共享，以推动档案信息管理工作在现代化时代背景下的创新性发展。而档案工作的管理部门则应做到规范化与标准化。一方面，应为公众提供更便捷和多样化的服务；另一方面，应管理好外网，维护外网的安全，准备好网络防火墙等安全设施，推动档案工作高效、稳定、安全发展。

4.4 完善档案服务平台

做好档案工作，最重要的目的在于完善服务职能，增强档案归档、生成、调阅的便捷性，从而方便广大用户的使用。一方面，应建设以局域网为基础的档案服务平台，更好的满足档案工作中档案的收集、共享、存储、调阅等基本用途，从而增强互联网背景下档案工作更强的开放性与便捷性，满足用户需求。另一方面，应建立更好满足群众具体需求的档案服务平台，使用户可以通过网站和媒体，进行线上的交流，根据需求业务展开线上咨询，从而实现档案工作的多元化建设，实现信息更便捷的传播共享。

4.5 专业队伍建设

在互联网+档案信息管理工作的发展中，需要有各种层次、多种才能的专业人才队伍参与其中。档案信息管理种类多、范围大，不同部门、不同类别需要不同的专业人员。这要求我们应根据科学规划的需要储备不同行业、各种层次的专业人员，档案部门一方面应加强对工作人员的技术培训，增强工作人员的专业素养，另一方面，也应分层次进行基础知识及高级理论知识的培训，打造不同层次的人才队伍。既要强化档案工作中的技术手段，又要增强管理部门的统筹职能，做好资源的统筹整合，转变旧的思维和工作方式，推动互联网背景下，档案工作的改革发展。

5 总结

目前国内网民数量已超过全国人口的一半，互联网已成为现代人工作生活必不可少的工具。互联网技术的发展和进步，推动了档案资源管理和信息化建设，档案馆从单一的管理档案逐步转变为管理知识、文化的多元管理途径。互联网+档案信息化建设成为全球信息化热潮的必然之选。而在互联网环境下档案信息化的建设中仍存在许多需要解决的问题，如档案管理工作缺乏统一标准，软硬件及技术手段较落后，档案工作者信息化水平不高等，但笔者认为，融合互联网的档案信息化建设是一个开放而创新的存在体，在未来将是一项艱巨而重要的工程，它将不断前进，并为人们创造更多的便利。

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作者简介

吕香梅（1968-），中级馆员，研究方向：图书资料档案。