刍议如何做好档案管理工作

刘书

摘 要：社会经济和科技水平的发展，推动了各行业领域的完善，档案作为公司发展过程中一项不可缺少的内容，其重要作用及重要性是不允许忽视的。虽然现阶段各公司都已经认知到档案管理的重要性，也加强对档案管理的重视，但是在很大程度上档案管理过程中还是存在一定的问题，阻碍了公司服务能力的提升，因此只有不断提升档案管理水平，才能更好的推动公司发展。文章对现阶段公司运营期间档案管理工作中的不足进行分析，希望能够有效提升档案工作活力，使其本身服务水平得到提升。

关键词：档案管理；存在问题；解决对策

社会经济发展的良好推动了各行业公司发展，使其发展更加正规和稳定，并且在一定程度上公司内外和外部环境都有了一定的完善及变化，所以导致公司档案管理工作范畴、涉及内容以及复杂性都有了相应的提升。而实际经营过程中需要进行管理的档案数量在不断增加，工作量的剧增使得档案管理过程中势必存在一定的问题，因此想要提升档案管理水平，就需要对其加以重视，然后在此基础上对档案管理工作进行完善。

1 现阶段档案管理工作中的不足

（一）档案管理人员自身素养欠缺

就现阶段各公司实际情况来看，从事档案管理工作的大多数人员都不具备充足的专业和综合素养，不少人员只是能看懂一些基本的档案记录，所以在进行管理时就会出现一定的问题。加之很多工作人员自身并没有树立起良好的管理意识，致使在工作期间非常随意，甚至还存在未将档案进行分类就进行归档的现象。而长时间的随意使得具备专业素养的人员丧失对工作的热情，出现人才流失的现象。此外，不少公司没有对档案管理工作进行重视，管理人员不被良好的意识，因此在对档案管理人员培训教育方面更是欠缺，导致档案资源整合、利用效率极低。

（二）公司档案管理制度的不完善

现阶段，不少公司在对档案收集、贮存、保密等方面还存在制度不完善、欠缺的地方，虽然现阶段公司加强了对管理制度制度，但是在实际落实方面还不是十分规范，执行力度不足，导致档案管理人员自身责任心缺失，在进行档案管理工作时不能对文件和资料进行有效整理，档案收集也不完善，严重的还会出现档案丢失的现象，导致档案自身价值作用没有被充分发挥出来。

（三）档案关系信息化水平不够

就现阶段实际情况来看，多数公司在对档案进行管理时还是使用传统的方式和方法来进行工作，致使档案管理信息化严重不足，就其根本原因就是因为公司没有根据自身实际情况构建档案管理信息系统，导致档案管理工作在开展期间没有足够的技术和资源进行支持，进而使档案管理工作受到严重影响。

2 提升档案管理工作水平的有效途径

公司档案管理不仅是保证其能够正常发展的关键，也是公司经营管理工程中必不可少的一部分，同时还是公司发展过程的有效见证，因此一定要做好档案管理工作。而随着社会发展，公司各方面的完善，也对档案管理工作提出了更高的要求，传统形式的档案管理不能再满足其发展需求，所以需要对档案管理工作水平进行提升，从而推动公司更好的发展。

（一）强化档案管理意识，做好培训工作

首先，要引导档案管理人员对自身工作性质，职能等进行良好的认知，树立起与时代发展相同步的管理意识，使其能够重视自身担负的责任，具备良好的事业心与责任心，加强自身法律意识。其次，公司管理人员一定要认识到档案管理工作的重要性，然后聘用有责任心、专业能力强的人员来承担档案管理工作。定期组织相关人员进行培训，激发他们的工作热情。再次，档案管理过程中一定要根据实际情况对档案人员进行培养，提升他们自身的理论知识水平、政治素养，始终按照相应的工作原则来进行工作，进而确保档案工作于公司发展相协调。第四，在提升档案人员自身理论知识水平的同时，还要让其掌握现代化的信息技术、公共关系以及现代管理等各方面知识，进而满足公司档案管理工作的发展需求。最后，公司还要有针对性的组织学习、交流以及考察等方式，学习其他同类型公司的先进管理方式，进而有效提升自身水平，做好档案管理工作。

（二）完善档案管理制度，构建健全的管理体系

由于档案管理人员自身水平的差别，因此要制定完善的培训制度，进而使相关人员能够更好的进行工作。同时还要制定档案管理规范，确保档案资料在收集、汇总、、归档、保管等方面的完善性和真实性。此外还要做好奖惩机制，提升监管水平，在档案管理工作过程中要将档案管理责任制落实到每个人身上，做到奖惩分明，对档案管理工作作出贡献的人员要进行奖励，而影响档案管理工作有序进行的人员要进行处罚，这样能够激发公司员工的工作热情，进而更好的进行工作。此外，还要提升公司领导对档案管理工作的重视水平，强化公司领导的管理和指导职能，进而提升档案管理工作整体水平。不仅如此，还要保证相应制度的约束双向性，即对管理人员进行约束，又对员工进行制约，这是由于公司是由基层员工以及管理人员两部分组成，而员工使公司组成中的主要群体，因此他们是各项制度的执行者也是约束者。因此这也就表明，只有对员工和公司领导进行统一约束，才能提升档案管理工作的水平。

（三）提升档案信息化水平

为了更好的满足时代发展需求，档案管理也要加强对信息化技术的融合，只有将信息化技術很好的应用到档案管理过程中，才能有效提升档案管理分类、检索、归档以及安全保管水平。此外，公司还要建立起能够满足自身发展需求的数据库，让档案管理工作更加的信息化，进而发挥其本身所具备的作用和价值，更好的推动公司长远且良好的发展。

3 结论

总而言之，随着时代发展，有效的推动了公司各项水平提升，在实际经营管理过程中需要管理的档案越来越多，传统形式上的管理模式已经不能满足当下需求，因此一定要认清档案管理工作的不足，对其进行优化，进而提升档案管理工作水平，发挥其自身价值作用。

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