新时期档案信息化建设浅析

徐炼

摘 要：档案信息化建设是信息技术发展和社会信息化程度提升的必然选择，也是我国档案事业的重要发展方向。信息技术为档案管理带来了机遇，同时也暴露了目前档案管理中存在的问题。本文通过分析档案信息化的概念及特点，指出了目前档案信息化建设存在的问题，并提出了新时期档案信息化建设需采取的措施。

关键词：档案信息化；问题；措施

随着信息技术的发展和社会对档案数据的需求，档案信息化建设已经成为提高档案管理和服务水平的必由之路。信息平台有着无与伦比的张力和影响力，改变了人民的生活习惯，改变了社会生活的方方面面。数字化和网络化对传统的档案管理理念和方式都提出了严峻的挑战，只有顺应社会发展趋势，大力开展档案信息化建设，才能有效提升档案服务和管理水平。

1 新时期档案信息化概念及特点

档案信息化是国家信息化发展战略中的重要一条，是保证信息安全和充分利用信息技术开发信息资源，促进信息的交流和知识的共享，提高社会经济发展与转型的重要举措。所谓档案信息化是指在国家有关政府部门的统一规划和组织下，在档案管理工作中全面应用现代化的信息技术，对档案信息资源进行管理、分析。有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程，从而更好的为全社会服务。

档案信息化是一个不断发展的事物，目前来看，具有以下特征：一是改革性。在档案信息化过程中，不仅仅是对信息技术的应用，还有对档案管理职能、管理理念、服务理念等方方面面产生变革，实现了档案管理的智能转变、机构改革和管理创新。二是时效性。档案信息化还处于不断发展的过程，未来也将存在一个持续演进的过程，不会一蹴而就，需要不断实践和探索，但也不能坐失良机。三是价值性。档案信息化过程是提升档案数据资源价值的过程。四是渗透性。档案信息化让档案管理工作从幕后走到台前，在信息化社会越来越占据重要的作用。

2 档案信息化建设存在的问题

（一）档案管理理念问题

档案信息化不是单纯的应用信息化技术进行档案管理，是从整个档案管理系统图入手，渗透到方方面面。而传统的档案管理理念对档案信息化建设造成了一定阻碍。一方面是传统档案管理人员对新技术和新方法的抵触和排斥心理，另一方面是档案信息化带来的流程再造和业务方式变更让他们不适应。另外档案信息化应该从用户和资源利用的角度去开展，但是很多部门在开展档案信息化建设时，过分关注信息的录入和流动，设计了精致的技术框架和信息模型，来提高档案工作的效率。但是没有关注用户获取或者共享信息的渠道及方式，还有在获取时的心理感受。这些传统档案工作模式中不存在的问题，在档案信息化过程中都需要考虑。而传统的档案管理理念必然对这方面的变革造成一定困扰。

（二）基础设备及人才队伍存在的问题

档案信息化建设是一项资金密集型工程，档案信息化的资金投入力度与建设速度有着非常直接的联系。档案信息化建设期间，对软件硬件和其它基础设施建设要求较高，如果基础设备不能及时跟进，只会让配套的信息化系统无法发挥作用，如果长期得不到补充，导致系统淘汰升级，之前投入的人力、物力、财力无法发挥作用，形成浪费，还会打击档案信息化建设的积极性。在档案信息化建设过程中，对专业人才的需求也非常强烈。目前很多基层档案管理部门的工作人员缺乏信息化相关知识和技能，很大一部分工作人员都适应了传统的人工档案管理方式，对计算机和数据库相关方面的知识薄弱，不能满足档案信息化的要求。而拥有信息化知识和技术的新鲜血液又因为待遇或者工作环境等方面的原因，不愿从事或从事一段时间后离开档案工作。这导致档案信息化建设的人才队伍形成断层。

（三）档案利用及安全存在的问题

档案信息化除了提高档案管理的效率以外，最重要的是实现档案的信息价值，为用户提供更加准确和便利的服务。档案信息化與传统档案最大的不同就在于档案的开发和利用。但是目前在档案利用方面还存在很多问题。一是档案的开发利用能力欠缺。从档案到数据需要一个挖掘和分析的过程，这对工作人员的专业水平和信息技术能力要求较高。另一方面也需要一个能够给用户提供的远程服务系统。但是档案信息不是公开的信息，需要一定的权限和信用。目前的认证措施依然存在一定的漏洞。二是档案信息公开和安全问题。互联网安全是一个普遍的问题，而档案更涉及到了一些档案解密、降密等相关的法律法规。所以在档案信息化过程中的安全问题不容小觑。另外电子档案还有这易改性的特点，对原始档案的真实性和可靠性也造成一定挑战。

3 新时期档案信息化需采取的措施

（一）更新观念，正确认识档案信息化

档案管理信息化系统的实现不但需要运用先进的档案管理技术，还要求档案管理人员在管理观念上加快观念转变，不断解放思想，开拓创新，只有如此才能使得文书档案管理信息化效用达到最大发挥。要正确认识信息化对档案管理的重要性。首先信息化提高了档案工作效率，减少了重复劳动的强度和出错率。而且数字化的档案信息方便了档案的编研工作，提高了档案数据的利用价值。除了创新理念外，还要健全相应的法规制度，规范档案信息化工作流程。制定专项的档案信息化计划，不断推进档案信息化步入常态。还要设置相应的专项课题研究形成一系列科研成果。从完善队伍建设、岗位责任、安全保密、数据流转、开放公布、资源整合、开发利用等制度入手，促进档案信息化建设。

（二）加大投入，提高基础设施与人才队伍建设

开展档案信息化建设工作，不能没有技术支持和相关软件、硬件和基础设施投入。要重视档案信息化建设的资金投入，保持项目建设的持续性和适度超前性。把档案信息化建设列入各级政府部门财政预算，逐年投入基础建设和运行维护费用。还可以通过服务外包形式引入社会资金开展基础建设。在硬件方面要投入相应的资金配置必要的计算机及扫描、摄影、摄像、打印等设施、设备并及时更新换代。还要开发或升级档案信息化管理软件，为用户提供服务接口。在人才队伍方面要培养即拥有信息知识和技术又精通档案专业知识的复合型人才；提高整体队伍业务水平。通过不断地培训、学习等方式进行知识的更新换代。还要建立相应的激励和考核措施，提高工作人员的积极性和创造性。

（三）深入档案开发利用及安全防护

档案信息化的根本目的是发挥档案资源的作用，为社会经济发展做出贡献。所以信息化建设一定不能离开档案资源的开发利用。首先是对档案资源进行挖掘，通过目前的技术水平，如大数据、数据库等方式，把相关的、零散的信息进行对比、统计、挖掘，得出能够被利用的信息。其次要设立相应的数据接口，为用户提供档案查阅和利用服务。按照档案法、保密法和政府信息公开条例的要求，科学合理的定各类档案的公开级别及方式。通过数字认证和其它方式确认档案信息查阅者的资格，提供资助检索服务。当然，开发利用的基础是保证档案的安全。要采取物理措施和技术措施，防止来自网络黑客、病毒、以及设施损坏带来的档案安全危机。

4 结束语

总而言之，档案信息化是时代发展对档案管理工作带来重要机遇，要转变档案管理理念，在管理技术、管理方式等方面不断创新，正确面对档案信息化存在的一系列问题，解决软硬件、人才队伍、技术能力等方面存在的困难，努力推进档案信息化建设，实现档案价值与作用最大化。

参考文献

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[2]马燕.加强档案信息化建设促进档案管理现代化[[J].科技创新与应用，2012（14）.