关于成人高校电子文档的管理

曾云

成人高校与普通高校相比，具有办学规模相对较小，人力物力相对不足；办学形式灵活多样；学员的来源多为在岗工作人员，在校学习的时间较短，流动性较大等特点。相对于普通高校档案管理工作的难度较大。加上近年来由于成人高校合并或机构改革，有些是几所学校合并升格而成的，原有的档案管理运作方式不灵活，使用起来十分繁琐不便，这在一定程度上抵消了机构改革的效应。因此，成人高校建立档案管理局域网络系统，实现成人高校各部门对档案管理软件的共同操作就显得十分必要。

1 电子文档的类别划分

1.文书档案类。①文件的起草、签发归档。各类请示、申请、报告的起草、修改、傳阅、会签等，按时间顺序分类排列编号，进行归档。这一块由校办公室负责编制和修正。②科研、教学类。科研人员的科研计划、科研成果报告、学术论文，分系排列编号。教学计划、课程安排、授课时间、授课教师、教学任务完成的进度等，这一块由教务处负责编制和修正。③学籍管理类。可分为长训班、短训班。长训班一般是学历培训，包括脱产、函授、远程教育等子目录；短训班可根据实际情况分为干训、岗前培训、继续教育等子目录。每一个子目录中包含有学员的花名册，入学登记表，考试考核成绩，毕业或结业登记表，毕业、结业证书号等，这一块由学生管理处负责录入、修正。④财产财务管理类。包括财务的预算、收支运作、月报年报，基建、基建维修、教学设备的添置，各类固定资产的登记等，这一块由后勤负责录入修正。

2.人事档案类。人事档案只对教职员工的基本情况的有关材料数据录入。如出生年月、籍贯、性别、学历、职称、职务、工资级别、政治面貌、奖惩情况等，由政工人事部门负责录入修正。教职员工的详细档案以纸质档案另行保存。

2 电子文件归档方式和途径的选择

由于电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简易而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

1.借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各部门计算机信息管理网的建立，越来越多的重要数据、文件被传输上网。这些数据、文件经业务管理部门的挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案管理部门要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件。

2.选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。信息管理部门负责规划，档案管理部门负责统筹，将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档。如上述的各类文件、科研、教学、学籍、财务、人事等文档，计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心输送给各业务管理部门共享。过期数据应由信息中心按档案管理部门的统一要求进行鉴定、编目整理，通过网络传输，移交档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

3 应注意的几个问题

1、加强对电子文档的保护。将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，这时保密问题是档案信息网络管理的最大障碍，必须高度重视。一是要重视系统内部的泄密问题，要加强内部管理体制的建设。电子文档与互联网接通后，面临着网络黑客的入侵，以及来自内部的攻击等，只有管理人员在操作中严格按照程序管理好帐号、密码才能防止事故的发生。二是要关注计算机病毒的新变化。当电子文档系统扩展到局域网甚至互联网时，计算机病毒成为不可回避的危害，档案管理人员要从管理制度、技术监督、后备保护、应急措施等多方面加以综合防范。三是要加强网络访问权限的管理。完善服务器审查制度，制定不同层次的访问者的存取信息的权限，防止人为的泄密或盗取密码口令等。

2.遵循电子文档的归档原则。其一，按时归档原则。要求已经形成的正式电子文件要及时向档案馆（室）移交，可以网络传输，也可用硬拷贝的形式送交到档案馆（室），由档案管理人员设置一个个文件夹，对各部门形成的电子文件进行分类管理。其二，归档的电子文件校对监督原则，应由有关人员组成校对鉴定小组，定期对各部门已形成的电子文件进行真实性、完整性和有效性鉴定，同时划分出不同的保管期限，然后用杀毒软件对这些电子文件进行检测，确保无病毒后，再将这些电子文件分别转录到应用网络相隔离的存储器中，或刻录成光盘，脱机保存。

3.赋予电子文档的管理和操作相应的权限。已形成的各类电子文档，归档到档案管理部门后，档案管理人员只对其编制相应的档案号，设置相应的程序和密码即可。由于参加培训的学员在将来的职评、晋级、应聘中对相关档案使用的频率较高，各处、系、部、室要严格把握好管理权限，可赋予各处、系、部、室兼职档案管理信息项目的操作权，对相关录入、存贮过程的执行权，以及单独授权的修改权，而其他任何人员对各类信息资料只有查询权，以确保信息存取的及时、有效和安全。