浅谈档案员管理档案工作要点

摘 要：随着时代发展演变，在网络信息技术高速发展的今天，档案管理工作的新思路、新方法不断的出现，无论是从软件设施还是硬件设施都不断的提高，公司、企业等对档案的管理工作的要求也随之不断提高。档案员管理档案的工作态度、方法和档案员的整体素质如何将直接影响到企业的发展。因此，新时期的档案管理工作就变得尤其重要。本文主要针对于档案员如何管理档案进行了具体的分析和研究。

关键词：档案员；管理；档案

档案员的工作主要是负责管理档案，对公司、企业的各个部门、各个环节乃至生产过程中的产生的各个数据、文件等有关材料进行统一的归纳和管理的工作，对于任何企业来说，档案管理工作都是至关重要的，而档案员的工作态度、工作素质直接决定着档案管理的工作效率。因此，档案员做好管理档案的工作是非常重要的，下面针对于档案员如何管理档案进行具体的探讨。

1 档案员要具备主动学习和善于分析的能力

随着科技的不断进步，档案管理工作在经济社会中的作用越来越重要，也越来越受到人们的重视。随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战，档案管理手段以及工具也在不断的更新，打破了传统管理档案的方式，利用新进的计算机信息可以来对档案管理进行分类、归纳，总结。利用计算机网络等现代科技手段整理档案，可发挥计算机管理优势、减少手工操作、提高工作效率。因此，档案管理人员需要熟练掌握计算机应用技术，掌握计算机相关知识，能促进对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，能迅速有效地收集信息并完整安全地保护信息、及时准确地提供信息、最大限度地运用信息，使利用者在短时间内寻找到所需信息。档案员要做好一些准备来迎接这样的挑战，不能被困难所压倒，要坚守档案管理的保密工作、安全工作以及整体全面的工作 [1] 。首先，档案员要根据社会的发展需求，对新事物的发展要科学的分析和学习，分析能力和学习能力是作为档案员最基本的也是最重要的技能，科学合理的分析是档案管理准确性的重要依据，学习能力是档案员追赶社会科技进步必要途径，通过不断的去接收新事物，再发现其中的问题以及解决方法，经过不断的分析、完善、学习来创造新的档案管理方法和手段 [2] ；同时，一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和基本素质，同时也要具备一定的业务能力，以保证档案管理水平的提高。

2 档案员要爱岗敬业，责任心强

档案管理人员自身业务素质水平的高低，在档案管理工作中占有重要的地位，一个企业档案管理工作的好坏，与档案管理人员的业务素质有直接关系。一名合格的档案管理人员，必须具备爱岗敬业，责任心强的基本素质。档案工作是一项基础性强而又非常繁杂琐碎、枯燥单调、辛苦的工作，但是责任重大，所以，档案管理人员必须要爱岗敬业，热爱档案管理工作。责任心是档案员最基本的工作态度，由于管理档案本身就是一项繁杂、要求严谨细致的工作，如果没有责任心也就无法胜任这项工作。 档案管理工作和其他各种管理工作一样，在管理过程中会遇到许多困难，还会遇到一些无法预料的问题，作为一名档案管理工作者，需要有强烈的责任心、事业心，热爱自己的岗位，坚定的职业信念，对自己从事档案管理工作有执著的追求，始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中 ，这样才能充分体现出对档案管工作的热心和责任心。 档案员在管理档案的过程中不仅要有责任心，还要用心去工作，对待档案的管理就如同对待自己的孩子一样，不只要找到正确的方法，正确的引导方式，还要进行不断的创新。做好档案管理工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理员自身的历史责任感感和使命感，进而激发其工作的热情。并通过多种方式来完善和充实自身的管理档案的技能，提高自身的基本素质，为档案管理事业贡献自己的力量。

3 档案员要善于服务

档案员要认识到档案管理不仅是一项基础管理工作，它同时更是一种服务。当今的社会各个企业各个单位都是以服务为主的，档案管理也不例外，不仅要创新管理观念，同时还要加大服务的宣传。档案管理工作是一项服务性很强的工作，它的价值就在于为领导决策提供依据、为单位工作执行提供服务。档案管理人员要善于围绕单位的中心工作主动开展档案管理，在工作中，要牢固树立主动服务意识，积极完善服务方法，提高服务质量，既要坚持原则，照章办事，又要主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者提供帮助，这样才能在服务中提高工作效率。 良好的服务能为档案员的管理档案的工作给予更大的帮助，同时也是企业或公司项目顺利开展，加大盈利效益的主要因素。而有很多档案员已经将创新思维拓展，放宽自己的管理思想领域，但是服务意识却在不断的缩小，这势必给管理档案的工作以及企业的项目设计和开展都带来一定的影响。因此，档案员要做好管理档案的工作，就必须以良好的服务态度为基础，这样才能与同事同心协力地将企业的项目等事情做好，作为管理经验丰富的档案员档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。

4 总结

综上所述，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路员提供一些帮助。

参考文献

[1]谭金渭.浅谈广东广韶高速公路有限公司档案工作目标管理如何达到国家二级[J].中国高新技术企业，2009（13）

[2]张爱霞，沈玉兰.国家科技计划项目档案管理现状分析及对策研究[J].科技进步与对策，2008（12）

作者简介

赵娜（1986-），女，黑龙江省延寿县，本科，科员，研究方向：档案管理。