农业档案信息化建设路径探究

摘 要：随着科技的不断发展，信息化日臻成为现代社会的重要标志，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了愈加重要的角色。农业档案管理作为档案管理事业的子系统，也迎来了信息化的发展机遇，实现了档案管理质量和效率的飞跃。为此，有必要对信息化技术在农业档案管理中的重要作用予以探究，就此提出农业档案信息化建设的科学路径，以切实推动农业档案管理实现飞跃。

关键词：农业档案；信息化；路径

伴随着社会的不断发展进步，农业领域的改革也在不断深入。仔细分析当前农业档案管理管理现状，尚存在着档案文件内容不完善、管理水平低下等问题。现代社会已经进入了网络时代，随着信息技术的飞速发展，以其为核心的数字化管理已经开始受到越来越多人的推崇，农业档案管理工作也应该在传统模式的基础上有所改变，充分利用信息化来发挥农业档案的管理价值。

1 农业档案信息化建设的相关概念

顾名思义，农业档案信息化建设是指农业档案行政机构对档案的管理进行统一规划，运用现代化的信息技术整理档案，使得档案管理现代化的步伐进一步加快。总之，农业档案信息化就是由纸质的实体模式转变为电子信息模式的过程。这个过程不是一蹴而就的，需要逐层逐步地予以推进。所以，相关单位应该转变思想，积极采纳使用现代化的信息技术设施，不管提高农业档案管理的水平。

2 农业档案信息化建设的意义

（一）提高对陈旧档案的管理效率

在进行农业档案整理的时候会发现，各类档案纷繁复杂，如果使用纸质的档案保存，首先档案室便是一大考验，面对大量的纸质档案，目前各个单位的档案室都是捉襟见肘；其次是查询工作困难，人工查询让农业档案工作人员的管理变得比较繁重。而如果采用信息化的设备与技术，可以将纸质的档案进行真空、数字化的现代化处理，这样不仅提高了农业档案的保存率、节省了存放空间，在查询与调用时也更为方便。

（二）促进农业档案文件信息的交流和分享

由于传统的纸质档案在搬运方面十分不便，所以各个部门或者是各个单位之间在农业档案交流分享方面一直存有障碍，但是信息化的管理技术很好地弥补了这一缺陷。在应用了信息化技术之后，农业档案的管理级别发生了巨大的变化，由案卷级朝着文件级转变，体系化管理的模式初步形成。信息化技术的使用使得各个部门之间联系更为紧密，农业档案查询更为方便快捷，从而提高了农业档案的使用效率，提高了农业档案管理的工作质量。

（三）提高档案保存的稳定性

在多数情况下，农业档案的形成都是始于原始资料的积累，有些甚至是在野外田间或者是地头形成的直接记录，这些档案形成的外部条件差，并且具有稀缺性和单一性的特点，使用传统档案保存模式极易对这些资料造成损坏，从而影响长期保存。而电子档案相对于纸质档案，保存寿命更长，而且具有一定的稳定性。这些电子文件载体无论是存储还是读取都非常方便快捷，受外界影响比较小，可以满足机单位长期存储农业档案的需要。

（四）提高农业档案传递过程中的速率以及安全性

传统的纸质档案在运输的过程中需要耗费大量的人力、物力，稍有不甚便会造成档案的遗失。而在信息化管理技术的基础之上，采取相应的技术手段便能够通过互联网来进行档案的传递，这在无形当中便减少了运输农业档案所使用的时间，提升了传递速率，同时安全性也得到了极大的保证。

3 农业档案信息化建设的新思路

（一）变管理为服务

在公众的印象之中，传统的农业档案管理只不过是一种单纯的管理性工作，但是时代的发展变化加速了信息时代的到来。在这样一种背景下，人们对于农业档案材料的便捷度要求日益提高，这就需要农业档案管理部门从自身出发，转变传统的工作思维，以服务的理念来指导工作。例如，利用信息化的优势帮助服务对象提供更为完善和丰富的农业档案资料，将电子档案进行专门分类，以方便他人的查询等等。随着信息化进程的不断加快，人们对于农业档案资料以及信息的需求也越来越多，种类也更为丰富，对获取农业档案的速度上也有了更高的要求，所以作为农业档案管理部门必须要让自己的管理服务更进一步。

（二）变被动为主动

传统的农业档案管理材料大多是枯燥的纸质材料，而信息化时代的农业档案管理面对的是各种电子材料，要想提升档案管理的服务质量，满足人们的各种要求，农业档案管理工作就要由被动变主动。例如，将相关人员更新后的信息进行自动上传与修改，以便在信息需要更新的时候系统可以主动地进行提示，避免遗漏。同时，农业档案管理部门还需要将档案服务进行一定的延伸，也就是无论在何时、何地都能够对农业档案进行查询，充分体现农业档案管理的方便快捷现。

（三）变实体为虚体

与传统的纸质档案相比，信息化时代的农业档案资料管理便无需大量的纸质材料，而是转变为使用无纸化的信息采集以及操作，根据不同的需求，档案的种类以及方式也在悄然发生着变化，在不断地丰富。电子档案数据库的使用，让农业档案电子化管理的功能变得更为强大，数据的更新速度更快，查询也更为快捷。

4 农业档案信息化建设的具体举措

（一）不断提高农业档案信息系统化水平

在信息化时代，要想使农业档案管理工作有所创新，那么就需要提高信息系统化水平。农业档案系统的各个环节必须要达到相应的标准，只有如此，各个环节才能够相互联系，进而发挥出其应有的作用，从而不断提高信息化系统的功能。当然，农业档案的电子系统在运行的过程中会出现不同的问题，其自然会使得系统运作能力有所下降，从而影响农业档案工作的顺利开展，这也是农业档案管理部门要不断提高档案信息系统水平的一个重要原因。

（二）做好农业档案信息数据库建设

数据库的建设是机关进行农业档案信息体系管理的一个有利措施，不可否认，我国的电子档案信息体系目前还只是停留在对文件的处理以及系统管理的发展时期，进一步完善还需要一定的时间。所以，在这个时期，建立以及完善数据库对进一步优化农业电子档案工作以及对该工作进行进一步的创新都起着至关重要的作用。因此，必须要加大数据库分析研究的力度，从而进一步创新农业电子档案工作。

（三）完善相关制度

就我国目前农业档案信息管理工作的现状来看，主要存在以下四个方面的问题：第一，技术相对比较落后；第二，规范性较差；第三，档案之间的分享不及时；第四，工作人员技术水平较低。农业档案管理工作要想创新，首先应该建立一套较为完善的管理体系来规范农业档案的信息工作，其次要不断提升农业档案管理人员的素质以及专业技术水平，定期对其进行考核，对不能符合要求的人员要予以辞退或转岗，从而实现农业档案的有效管理。

5 结语

信息化在给农业档案工作注入了生机的同时，也为该项工作提供了新思路。农业档案信息化不仅需要在硬件上进行进一步的更新，更需要档案管理人员思想的转变，构建适合现代社会需求的农业档案管理工作模式，使得农业档案管理系统更加完善，从而不断推进农业档案管理的信息化进程。

参考文献

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[2] 张永卫.基于信息化谈事业单位会计档案管理[J].财经界（学术版）.2014（21）

[3] 丁峰.当前时期下事业单位档案信息化管理模式的若干思考[J].黑龙江史志.2014（15）

作者简介

黄丽英（1986-），女，广西横县，本科，助理工程师，肇庆市农业科学研究所，研究方向：农业科学档案管理。