探究档案信息资源管理与档案管理

摘 要：随着我国经济的高速发展和社会化程度的不断加深，档案管理事业的发展成了社会普遍关心的重点话题。档案管理与档案信息资源管理，在管理的对象、目的、流程以及技术等的方面具有一定的相似性，甚至是相通的，但是在管理的层面、深度、范围以及具体的侧重点方面却存在着很大的差异性，然而二者之间却有着很强的相互促进作用。本文简要介绍了三种常见的档案管理模式，着重分析探究了档案信息管理和档案管理之间存在的关系。

关键词：档案；档案信息资源；档案管理

胡锦涛总书记曾指出： “档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据）借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来，档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”近年来随着我国科学技术水平的不断提高以及信息化发展战略的不断实施，促使整个档案管理范式发生了巨大的历史变革。如何有效地利用网络信息时代带来的巨大便利，真正有效地推动我国档案事业的健康和可持续发展，成了目前档案管理事业所要关心的重点。

1 常见的档案管理模式探究

针对目前我国档案管理事业的发展现状，可以将整个档案管理模式大致分为三种，即以手工为主的管理模式、半手工半自动化的管理模式、信息化管理模式。

（一）以手工方式为主的管理模式

这种模式是一种沿用了很长时间的传统的管理模式，所保存信息的主要载体是纸质和音像以及实物等文献资料。在进行实际的档案信息资源的收集和整理过程中，包括保管、编码、统计以及鉴定等工作都是依靠人工手动来完成的。这种方式是最具有凭证性和法律效力的档案管理方式，但是却会耗费大量的人力、物力和财力，而且工作效率十分低下，在当今这个信息爆炸和网络发展迅速的时代，这种仍然依靠人工编制检索来提供档案信息资源的方式，已经很难适应目前我国档案管理事业的发展。

（二）半手工半自动化的管理模式

这是一种通过人工操作计算机的方式来进行档案信息服务的管理模式。随着计算机网络技术的高速发展，很多生成的档案文件都是以电子档的形式保存的，因此档案管理人员可以利用网络计算机来对档案进行案卷目录和卷内目录的编制，使纸质文件同电子档文件进行同步归档，然后通过建立起来的机读数据库来实现对档案信息的查询与检索功能。通过建立电子档案信息管理系统，大大提升了档案管理的实际工作效率，同时也极大地满足了人们对于档案相关信息的检索与查找的要求。

（三）信息化管理模式

这是一种将所有档案内容进行数字化和信息化的管理模式，彻底扭转了以往过分依赖于人工手动管理的局面，使档案管理方式开始由传统的手动管理向现代化的计算机管理方式转变，极大地实现了基于网络手动档案管理，再向现代化信息资源管理的方向发展的过程，大大提高档案信息资源的利用率和资源共享程度。通过将纸质内容转换为音像等文件的电子归档方式，实现了智能化信息检索与跨地域无缝对接的信息共享状态。

2 档案信息资源管理与档案管理的关系探究

（一）二者相近相通

档案管理与档案信息资源管理，二者之间具有很强的相似性。首先，目的相似。二者的最终目的都是为了提供优质的档案信息服务，以更好地满足用户的档案需求，都是希望能够实现档案或信息本身的价值，尤其是就企业而言，更是想通过对二者的有效管理来提升企业的核心竞争力。其次，管理流程相似。传统的档案管理业务大致可以被分成六个环节，即档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、提供服务，从而实现对档案管理的一体化与集成化归档。而档案信息资源管理同样可以分为这样几个部分，即知识的产生、收集、存储、加工、整理、

评价、利用等。最后，二者的管理技术相似。在当前网络信息化时代的大环境背景下，对于文件和档案资源的产生和在各个信息系统的流转，都是要进行相应的数字化处理的，二者都需要利用网络搜索引擎、数据资源挖掘等网络信息技术来进行。

（二）二者相差相异

档案信息资源管理与档案管理，二者之间具有明显的差异。第一，从管理层面上看，档案管理是专门的管理活动，实在利用多种管理方法对档案进行管理，而档案信息资源管理在此基础上更是管理理念、范式以及价值观方面的管理。第二，从管理的深度上看，档案管理主要是对文件和一些具有内容的实体材料进行管理，而信息资源管理除了对文件和文件保存载体进行保存外，更加关注于档案的实际内容，具体的信息质量。第三，从管理的侧重点来看，档案管理更加侧重于对文档的保存，要求确保文档的完整、真实可靠，确保档案的凭证性价值和保存价值，而档案信息资源管理则更关注于档案内容的有用性，更在注重它的实际应用价值和现实意义。第四，从管理的特点上看，档案管理的整个过程要严格规划、制度化、标准化、程序化，而档案信息资源管理则相对而言比较宽松，相对更加自由而不受太多拘束。

（三）二者相辅相成

档案信息资源管理可以提升档案管理的实际质量，同时档案管理又可以促进档案信息资源的管理，二者是相辅相成共同促进的关系。首先，档案信息资源管理可以提升档案管理的质量。传统的档案管理管理一般会严格区分文件和图书情报，更加局限于历史信息的收集和保管范围内，而不够注重具体的信息服务。而信息资源管理要求将包含文件和档案等一切内容的载体都纳入到管理的范畴之中，在很大程度上扩大了档案管理的信息服务范围。通过对信息资源的管理，依靠先进的网络技术和人性化、智能化的服务手段，可以为广大用户提供高速度、深层次、宽领域的知识信息服务，从而极大地促进了对档案管理价值的开放和利用。其次，档案管理可以促进档案信息资源管理。档案的有效管理可以使大量的服务信息被积累起来，在使用的过程中可以不断集中产生新的文件，而档案管理尤其强调对档案文件的归档，因此可以为实现档案信息资源管理提供坚实的知识资源基础。

3 结语

综上所述，随着我国经济与科技发展水平的不断提高，以及实现信息化发展战略的实施，大大推动了我国档案管理事业的蓬勃发展，同时也给我国的档案管理领域的价值取向、管理模式带来了巨大的变革。相较于传统的档案管理而言，信息化的档案资源管理方式具有的明显的特点。二者之间既是相近相通，同时也是相差相异，并且二者也是相辅相成和共同促进的关系，对于档案资源的有效管理，大大促进了我国档案事业的发展。

参考文献

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[2]李红兰.浅议档案信息资源管理[J].档案管理，2012，01：85-86.

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作者简介

郝芳（1983-），女，甘肃武威人，汉，学本科，新疆生产建设兵团第一师高级中学。