新形势下人事档案管理工作的研究与探讨

摘 要：人事档案管理工作与职工、单位的发展息息相关。档案管理工作中出现了档案意识薄弱、管理滞后方面的问题，严重的影响了我国人事档案管理工作的发展。本文主要分析了我国现阶段人事档案管理存在的一些问题以及现状，还有国外人事档案管理工作对我国的启示，最后总结了我国对于人事档案管理工作的建设与对策。

关键字：人事档案；管理；新形式

1 引言

随着社会经济的发展、人事改革的深入，人事档案管理工作越来越面临着更多的问题。人事档案工作，对新形式下人才队伍的培养以及建设有着非常重要的作用。它是选拔人才、任用人才的重要依据。也是了解职工的重要信息的来源。目前，人事档案管理工作呈现出许多弊端，旧的管理方式已经不能适用于新形势下的发展需要。社会上产生了一些擅自建档、扣档等不正常现象。影响了档案管理工作在人力资源管理中的重要作用。

2 我国人事档案管理存在的问题

2.1 理解性差，认识达不到一定的高度

目前，许多人认为档案管理工作没有实质上的意义，它只是保管一类工作，没有多大的技术含量，认为只要保管好资料即可，只要需要的时候可以查询的到职工的个人资料就可以了。对人事档案管理工作觉悟性差，忽视了它在单位人力资源管理中的重要作用，造成人员、经费等情况没有足够的保障。

2.2 档案管理工作方式单一落后

在档案管理工作中，并不是所有的单位都有一套完整而独立的人事档案管理软件，很多单位还是依靠手工编辑和检索来管理的，这种情况就很容易造成档案归档的不及时以及资料遗漏、造成资料收集的不完整。

2.3 多头管理影响人事档案的完整性

现如今，单位的职工都要受到多头的领导，其中包括人事部、劳资部、办公室等部门。由于职工在单位内部不同工作岗位的流动，致使人事档案的多头管理跟不上职工移动的节奏，这样就容易造成记录收集的不完整，人事档案管理的信息未随着职工的流动而跟进记录，影响人事档案管理工作的进程。此外，随着单位的破产、内部裁员、职工失业、再就业导致劳动管理部门、社会保险部门等无法及时的跟进信息，造成了管理工作的遗漏，比如“丢档”“断档”等问题的出现，影响了人事档案管理的完整性。

2.4 管理档案工作的人员紧张

我国人事档案管理工作有着专业性、机密性等特点。需要专人去保管，但是在实际的操作中，大多数的单位人事档案管理工作还停留在原始、粗放的工作层面、即“你送我装”“你借我调”，毫无一丝技术含量可言。即使购买了人事档案管理软件，在加之计算机技术的应用，这样就可以使管理工作变得简洁一些，但是由于缺乏专业的技术人才，没有充分的发挥大数据知识的应用，致使档案管理工作仍处于初始阶段。

2.5 档案管理传递方式不规范

目前我国人事档案管理还存在着许多不规范的问题，比如传递问题尤为严重。单位职工的辞职、解除合同的时候，人事档案资料并没有随着人员的移动而流入新的单位或工作单位。职工调动自己的人事档案，不填转递单、不经过密封就让职工自己拿走，就就很容易造成资料的丢失、篡改。而且跟进记录工作存在缺失，常常出现“档在人不在”“人在档不在”等现象，严重的影响了我国人事档案管理工作的规范性。

2.6 档案材料的利用率比较低

我国档案材料明显存在着利用范围狭窄的问题，大多数的单位只是利用档案资料去了解职工以往的成绩、工作内容、个人业绩等等。就好比是一张个人简历而已，真正的利用率还没有提升上去，档案材料还有更大的用处，随着我国市场经济的发展、人事改革的深入，对人事档案的管理工作也要符合社会的需求，这就要求我们去扩大档案资料的利用率，为单位提供人才创造良好的条件。

3 我国人事档案管理的现状

我国的人事档案管理起源于革命时期，我党和军队为了选拔人才，根据个人的经历和事迹作为选拔干部的条件，逐步建立了以德才智美为基础的干部档案管理制度。建国以后，这套制度逐渐完善，这其中不只包括干部的选拔标准，还包括单位职工的档案管理制度。其中国有单位档案管理包括干部档案管理和职工档案管理。主要的内容包括档案的收集、归档、保管、传递等方面的工作。到了改革开放的初期，我国的档案管理工作已经有了一定的规模，制度体系基本建立，但是手工操作还处于主要阶段。

到了21世纪，人事档案面临着两个极端。第一个就是人们对于档案资料有种神秘的认识，把它看得非常的重要，比如里面的政审材料就对个人档案起着很关键的作用，其中有一点抹黑，就会对个人的发展有一定的影响，人们几乎想要把材料弄得近乎完美。第二个极端就是很多单位的职工对自己的档案不关心不重视，处理资料也带有一定的随意性，“弃档族”也大有人在，他们对自己的档案去处一无所知，漠不关心，把档案材料放到存档机构就不闻不问，也不缴纳存档的费用。档案管理部门对收集起来的材料未经严格的审查就保存起来，致使影响到材料的真实性和完整性。

随着时间的推进，原有的一些管理模式已经不能适用于新形式下的发展，严重的影响到了我国人事档案管理工作的进程。

4 国外人事档案管理对我国的启示

4.1 人事档案管理的集中性

以美国为例子来说，美国人事档案管理实行的是集中性的档案管理体制，下放两个管理机构全权处理档案的管理，主要是人事管理总署和国家档案与文件管理总署两个部门。其中人事管理总署主要负责的是人事管理制度的建立、人事战略决策、人事调整，对下放的人事管理部门进行统筹管理。国家档案与文件管理总署的工作就是对各级政府人事档案管理部门的监督与指导。对于我国来说，目前我国仍处于人事改革的阶段，要时刻以人为本，吸收和借鉴外国的经验，采取集中管理的手段去管理档案管理部门，并提高档案管理工作的效率。

4.2 人事档案管理制度的开放性

在美国，人事档案资料不仅对本人开放，而且还对个人、单位和被授权的机构开放。但是这些开放是有一定的条件的，必须向法院申请，待法院审核批准以后才可以以被授权人的身份进行查阅。并不是对所有人都开放的。美国公民非常重视自己的知情权，他们有权对自己的档案资料进行查询，如果发现错误的地方，可以提出质疑，可以向主管部门提出核实的请求，如果请求属实，可以根据错误的地方提交一份澄清事实的备忘录。对于我国来说，任何公民都是有知情权的，我们要合法保障公民的利益，原来模式的封闭性档案管理显然已经不适应新形式下的发展，所以我们的档案管理工作要切实为人民服务，提供相对开放性以供人民查询。

5 我国人事档案管理的建设与对策

5.1 健全档案管理制度，规范化统一管理

人事档案是职工真实信息的主要来源。关乎职工的个人前程，目前我国人事档案管理还存在着很多的弊端，比如档案遗失、篡改等问题，这就要求我们去完善我们的档案管理制度，进行统一的管理。严格把关材料的归档、保管、传递，并制定明确的原则和基本的程序和注意事项。

5.2 加强人员队伍建设，实行专业化管理

目前我国的人事档案管理人员大都是兼职人员，我们要培养专业高效的技术人才，提高档案人员的工作素质和业务素质等等。及时的更新传统的观念，做材料的归档、保存、传递等工作确定基本的工作流程、工作原则和注意事项，实行高效、专业化的管理

5.3 加强人事档案的信息化建设

目前我国大多数单位仍旧实行的是手工操作和检索作业，没有充分的利用大数据给我们带来的快捷。所以档案的信息化管理是目前档案管理工作的重要任务。档案管理人员要及时的录入人员的基本信息，做到实时更新。并对档案信息进行维护和更新。不断的提高人事档案的信息化水平和服务质量，提高档案管理的快捷性。

参考文献

[1]段红.国外人事档案管理分析[J].档案与建设.2010（07）

[2]才让.对加强人事档案管理工作的几点思考[J].攀登.2015.

作者简介

宋涛妤（1970-），女，江苏省宿迁市人，本科，毕业于山东省委党校，馆员，研究方向：档案。