计算机档案管理的影响因素与控制对策探析

温杏玲

摘 要：随着科技的不断进步，计算机档案管理已经得到了广泛的应用，并且取得了显著的成效。采用计算机进行档案管理，是将科技与信息进行有效的整合，也是将工业与信息进行深度的融合。本文主要分析在使用计算机进行档案管理的过程中，对档案管理造成影响的各项因素，以及控制影响的各项策略。

关键词：计算机；档案管理；影响因素；控制对策

由于社会经济的快速发展，当前社会群体对档案信息的需求日益增重，提升档案管理的质量与效率成为档案管理中较为重要的一项工作，而在这过程中存在许多制约因素，还需得到妥善的解决。

1 计算机档案管理的特征

1、信息数字化

传统的档案通常都是采用纸质的形式，在档案的收集与管理方面较为繁杂，并且在搜索与查看以及修改等方面也缺乏一定的便利性，另外也造成了纸张的大量浪费。而数字化档案管理不仅仅能够实现以上方面的优化，在档案传递方面也较为方便快捷。使用计算机进行档案管理，对档案管理走向数字化起到重大的推动作用，从很大程度上加大了档案的使用率，而且还能适当减少人工管理档案的各项成本，除此之外，其还能够实现档案保存的永久性。

2、管理智能化

使用计算机进行档案管理的最大优势在于其对信息处理方面具备较强的高效性。随着经济社会的不断发展，社会群体对档案信息的需求日益增强，传统的档案管理形式已无法应对新形势的不断发展。通过计算机中不同的数字化以及信息化管理软件，只需对档案信息进行单次的录入，计算机便能够对档案进行各种处理，（1）保存；（2）分类；（3）统计；（4）查询[1]。以上操作均能够通过计算机进行处理以及完善，由此可见，通过计算机进行档案管理能够真正实现管理的智能化。例如，我校今年开始使用中山文档平台系统，其管理就非常智能，主要分为政务公开、档案中心、档案编研、图书资料、地方志馆以及综合业务几大类，政务公开主要负责将学校里的一些新闻以及最新规定告知给大家，而档案中心主要负责将各种档案几种起来，例如考生档案、会计档案、视频档案等等，而图书资料主要是方便老师和学生进行资料查阅。该系统平台的操作就具有极大的智能化，方便了学生以及老师的操作。

3、信息共享化

当前档案管理系统已逐渐达到网络化信息检索，其效果较为显著。采用计算机进行档案管理，是在管理过程中融入了以下几方面的技术：（1）网络技术；（2）移动通信技术；（3）物联网技术；（4）智能终端技术；（5）智能信息检索技术。将以上各方面技术相融合后建立档案信息检索网，其具备两大优势，第一是功能强大；第二是覆盖面较广。其能够完成多种信息检索方式，分别为：（1）单机检索；（2）在线检索；（3）网络检索。并且能够实现档案信息资源的共享。例如今年，我校使用中山文档平台系统就具有很强的信息共享性，其系统平台下的政务公开、图书资料以及地方志馆等都具有公开性，只要拥有账号就能够对学校的一些最新公告以及规定，对学校图书馆里的资料进行下载查阅，对地方志馆里的资料进行下载等等，都说明了该系统平台的信息共享化。

2 影响管理质量的各项因素

1、缺乏安全性

计算机档案管理的基础是保证数字档案的准确性，但由于在管理档案管理的过程中，需进行档案的录入、保存以及传输处理等，对数字档案而言，很难恢复其原有的样式，尤其是经历过扫描处理以及传输后的数字档案，有时会因计算机病毒而遭受到损害，使其原有的形式遭到破坏，严重者会导致整个文件的损坏。除此之外，由于计算机能够实现资源共享，在对档案进行上传以及下载的过程中，对档案的保密性以及安全性造成了严重的威胁[2]。因此，在通过计算机进行档案管理的过程中，如何采取有效的措施提升其准确性以及完整性，并促使其更加安全可靠，成为相关人员需要进一步研究与思考的问题。

2、缺乏统一的管理标准

使用计算机进行档案管理获得了大众的一致好评，与此同时各种不同的档案管理系统也逐渐出现，尽管相关系统软件较多，但是普遍存在一种重要的问题，当前在我国，针对档案管理系统还缺乏统一的标准，并且缺少相关部门拟定的指导性意见，导致各类档案管理系统的结构大不相同，并且数据格式无法具备兼容性，对我国创建全国性网络化档案管理造成一定的阻碍。

3、人员素质的影响

在我国，从多年前已开始采用计算机进行档案管理，但大多数管理人员的管理理念仍未得到转变。主要体现在以下几方面：第一、部分管理人员对档案的归档以及存储还缺乏相关的意识，经常将数字档案看成是对纸质档案进行补充或者将数字档案作为传送纸质档案的一种形式，在档案管理过程中无法充分的意识到数字档案的重要性；第二、少数管理人员认为没有必要对数字档案进行归档以及存储，并且只要原始纸质档案还有所保留，即无需对数字档案进行各项管理；第三、部分管理人员片面的以为采用计算机进行档案管理仅仅是为了查阅档案时便于查找以及搜索等。档案管理人员对数字化档案管理的意识浅薄，在使用计算机进行档案管理的过程中，对档案管理的质量造成严重的影响。

3 提升管理质量的各项策略

1、加强建设档案信息基础设施

在使用计算机进行档案管理的过程中，加强建设信息基础设施，能够有效保证档案信息实现以下几种特性：（1）准确性；（2）可靠性；（3）完整性；（4）安全性[3]。并且能够有效推动档案管理的长效发展。管理部门以及管理人员在强化纸质档案管理的基础上，需加强建设档案的数字化进程，加大各方面的投入力度，采用各种有效的措施，将全部的纸质档案合理转化为数字档案，例如采用手工录入的方式，或者采用扫描录入的形式，努力实现数字档案覆盖的全面性，为计算机档案管理的优化奠定坚实的基础。

2、促进档案数据库管理的规范化

首先，应加强管理档案信息资源，将各种档案信息资源进行全面的整合，促使资源的总量得到增加，并且有效提升信息资源的质量，优化档案信息资源的结构；其次，加强建设信息资源共享平台的形式以及层次，积极创新档案管理的服务机制，促使信息资源逐渐走向公开化，实现资源的共享以及资源的再次利用；最后，积极促进档案管理环境的优化，创建档案管理长效发展体制，全面提升档案信息资源的开发利用能力。除此之外，还应努力实现档案管理标准的统一性，促使档案管理的数字化以及网络化逐渐得到规范。

3、完善档案管理章程

针对当前多数管理人员对档案管理意识浅薄的问题，须进一步完善数字档案管理的相关制度。主要体现在以下几点：第一、计算机中的所有文档资料以及相关数据必须得到有效的整理以及归档；第二、命令禁止相关人员将相关文档资料、各项数据信息以及计算机配置参数等通过各种形式传播至无关人员；第三、针对涉及安全性的重要文档资料以及数据信息等必须妥善保管，必要时需进行加密存储以及数据备份；第四、外来人员需要对相关文档资料以及数据进行查阅时，应由管理人员代为查阅，并且只能提供与其工作内容相关联的资料信息。相关部门在完善档案管理制度的同时，还应加大监管力度，以确保数字档案管理的合理化以及规范化。

4、加强建设管理人才

在使用计算机进行档案管理的过程中，要求管理人员具备以下几种特性：第一是技术性；第二是专业性；第三是服务性[4]。因此，相关部门应加强管理人才队伍建设。在管理人员的聘用时，应尽量选择专业院校毕业的人才，从本质上强化管理人员的整体素质；另外，在工作过程中还应定期对管理人员进行相关的培训，并积极鼓励管理人员参与信息技术相关的考核等，为数字档案管理的长效发展提供有效的保障。

4 结语

档案信息是社会信息系统的主要组成因素，因而加强管理档案信息的工作尤为重要。而各项硬软件设施以及档案数据的质量能够直接影响到档案管理系统的质量，要使档案管理系统具备科学性以及高效性，必须控制好各个环节的质量，并对可能造成影响的各项因素进行深入的分析与探究，及时采取相应的措施进行改进，促使数字化档案管理的质量以及效率均能得到进一步的提升。

参考文献

[1]陈闰.计算机档案管理的影响因素与控制对策探析[J].档案时空，2015，（04）：7-9.

[2]贺连华.浅析计算机档案管理工作存在的问题及对策[J].网友世界，2013，（13）：6+11.

[3]徐志敏.计算机档案管理信息系统的安全保护[J].办公室业务，2007，（03）：38-40.