浅谈如何构建规范化、标准化的中专学校档案管理工作

王洋

摘要：在当前的中专档案规范化建设，在管理人员素质、管理方式、档案载体及制度建设上都存在一些问题，需要我们进一步强化责任，提高档案意识。实施科学化、制度化、现代化管理，提高人员素质等，充分发挥档案在学校发展中的促进作用。

关键词：规范化;标准化;档案管理

中图分类号：G717.24 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）005-0000-02

学校档案是指学校从事党政管理、教学、科研等各项活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案和声像及其它非纸质载体形式的档案。中专学校档案在学校教学和管理中具有十分重要的凭证作用和参考作用，对于提高教学质量和水平、促进学校的规范化建设作用重大。

一、中专学校档案质量管理的含义和特点

所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。中专学校档案管理具有以下几个特点：

（一）教育性

通过档案管理工作分析学生在学习过程中的变化，及时引导学生扬长避短，克服不足，促使师生积极努力，奋发向上实现教育目标。

（二）业务性

通过对档案的记载，采取有效措施保证教学工作的顺利开展。

（三）参与性

档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各学校各部门负责人、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。充分调动了各部门、各岗位人员相互配合、积极协作，对发扬团队精神起到了积极作用。

（四）控制性

从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。

（五）研究性

通过对档案中数据记载和分析，为探索、总结和研究教育活动提供了有效的依据和资料。对改进教育教学方法，提高教育教学水平起到了非常重要的作用。

二、中专档案的收集整理

（一）收集内容

从性质来看有两个方面：一是上级来文;二是本校产生的文件资料。本校产生的资料，一是反映学校整体情况，二是反映学校成员个人情况，三是反映学校教学情况。

（二）收集方法

事前收集学校的各种活动，上报材料，事先做好收集归档工作准备，必要时复制多份，以备归档利用。平时收集制定学校各种立卷材料类目表，在日常工作中形成的凡是能当做档案资料用的材料要及时收集、整理、加强检查、年度收集，每个学年度集中收集各种资料，并做好资料的查找、补漏、核实等工作。从档案的以上收集来看，存在着如下困难，一是档案管理工作没有充分得到单位领导的重视和支持，有些单位领导甚至觉得档案管理就是把一些档案和文字类材料凭证管好就行了，不需要太多的专业知识，因此，缺乏对档案管理人员的专业知识培训。二是对档案管理的硬件、软件配备不齐全，平时不注意文件资料的收集，制度不完善，到档案利用时才知道档案的重要性，以及影响档案材料的质量。

（三）档案整理

1.分类

按照档案的来源、时间、内容、形式的不同进行分类，按年度问题分类，分为文书档案、教学档案、会计档案。

（1）文书档案：文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。学校文书档案分为党群、行政、总务类。

党群类：是上级党委、团委针对本单位的批复决定等，本校党、团计划总结。

行政类：上级主管机关针对本单位的通知、决定、本校行政会记录。

总务类：本校固定资产统计表，基建图纸。

（2）教学档案：教学档案是教学管理和教学活动过程中直接形成的，以文字、图表、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学文件材料总称。教学档案管理工作是学校管理的重要组成部分。教学档案管理的好坏是衡量学校教学管理水平的重要标志，也是反映学校教育发展与改革的历史进程的主要依据之一。学校教学档案分为教学、学籍、学绩、其它类。

教学类：校历、班务日志、教学计划。

学绩类：各科成绩统计表、运动会秩序册。

学籍类：学生花名册、录取简明登记表。

其它类：摄制教学工作的录像带、教学课件。

（3）会计档案：会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。学校会计档案分为报表、账簿、凭证类。

报表类：季度、年度报表。

账簿类：总账、明细账。

凭证类：记账凭证。

2.立卷

按照材料的自然形成规律，保证材料之间的历史联系，按照材料的价值，正确划定保管期限。卷内文件排列。卷内材料的排列要系统化，以反映材料之间的联系，便于利用和保管，具体可按时间、问题、作者、重要程度等排列，也可灵活掌握，结合适用。编目上架。编制卷内目录，案卷目录和标题是揭示卷内文件的成分与内容，为查找利用提供线索。

三、中专学校档案的保管与质量管理的要求

档案的价值是保管的依据，档案参考作用的大小来鉴定档案的存放价值，但档案质量的提高与工作人员的质量意识有着密切的关系。其中领导的档案质量意识最为关键，必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

学校的文书档案、教学档案、会计档案应编制移交清册，在学校机关综合档案存放，以先文书后教学再会计的顺序给档案柜统一编号。lO年以上的永久档案移交，上级档案馆统一保管，本校保存移交清册，对再无保存价值的档案造册销毁，领导签字后方能销毁。

为了解决不断增长的大量档案与利用者对档案特定需要之间的矛盾，充分发挥档案的作用，必须编制各种检索性目录，如档案目录，分类目录等。建立档案借阅登记，利用效果登记簿，并认真填写，搞好档案的保密工作。

在做好以上工作的同时，单位领导要给从事档案工作的人员创造业务学习和培训的机会，持续提高档案管理人员专业知识水平，并完善各项档案管理设施。档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都应该配备齐全。

四、解决和改进档案质量问题的步骤

现阶段，档案管理工作确实有很多不如人意的方面。主要表现在有些领导对档案管理工作重视程度不够，对档案管理人员业务培训不够、档案管理设施不足、档案人员业务水平不高、资料的收集、整理;档案制度不完善等。如何切实解决和改进档案质量问题要从如下方面开展好工作。

（一）分析现状，查找问题

档案管理人员要自觉树立档案质量管理意识，从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研等各环节都要不定期进行检查和自查。分析产生档案质量问题的主要原因，及时找出影响和制约档案质量的因素。

（二）制定计划，组织实施

对于在检查和自查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，都要从第一步开始，结合本单位实际情况，及时制定改进计划，并切实将计划贯彻落实，不让同样的错误再次出现。

（三）总结经验，巩固成绩

把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。

档案的质量管理是具有综合性、复杂性的管理工作，从主观和客观上单位领导、档案管理人员要树立质量第一的思想意识，严把档案质量的管理关，使档案管理的质量产生其最大化的社会效益，促进各项工作的质量和效率的提高，从而实现档案利用的真正价值。

参考文献：

[1]唐淑云.中等职业学校档案工作的现状、问题及对策研究[D].广西民族大学，2014.

[2]孙丽兰.学校人事档案管理工作的对策及思考[J].学周刊，2013（30）：49-51.

[3]李鹏.学校档案管理中存在的问题及对策探析[J].黑龙江科学，2014，05（07）：199.

[4]呂金苹.中职院校档案信息化研究[D].华中师范大学，2013.