浅谈突发公共卫生事件档案的收集与利用

李萍（南京市第二医院、江苏省传染病医院，江苏南京，210003）

浅谈突发公共卫生事件档案的收集与利用

李萍
（南京市第二医院、江苏省传染病医院，江苏南京，210003）

突发公共卫生事件是指发生急骤的对社会大众的安全健康构成严重威胁的重大卫生安全事件，这个概念一般宽泛，包括重大传染病或疫情、重大食物及职业中毒、集体性原因不明疾病以及其它严重损害大众健康的卫生事件［1］，如引起巨大恐慌的2003年“非典”事件便是一个典型的例子。而就突发公共卫生事件档案而言，其“突发”二字就决定了收集工作的非程序化性，往往是常规工作模式所不能完成的［2］。因此，积极思考突发公共卫生事件档案收集工作的策略，重视对突发公共卫生事件档案的研究与利用，具有深刻的现实意义。

一、突发公共卫生事件档案收集的重要性

近些年来我国经济腾飞，而随之带来的环境污染也日趋严重，突发公共卫生事件发生次数渐趋频繁，这也为档案管理工作新增了门类。作为新兴档案门类之一，突发公共卫生事件档案无论就其管理理论还是管理方法，都值得逐步深入探究。其重要性主要体现在如下几点：

1.为预警预测突发公共卫生事件提供全面的信息。通过档案记载回顾突发公共卫生事件历史，为突发公共卫生事件的发生、预案及防治提供参考依据，寻找突发公共卫生事件疫情发生的联系规律，以得出科学性的认识，进而加强突发公共卫生事件的应对工作［3］。

2.为卫生政策的咨询决策提供有效依据。通过文字、图像、声音等多种载体真实地记叙突发公共卫生事件的发生过程，生成具有重要利用价值的档案材料，累积经验，为今后突发公共卫生事件的决策及应对，以及为各级政府制定卫生政策提供规律性、科学性的依据，同时还可便利于卫生行政部门为社会健康提供咨询服务。

3.以史为鉴，开展突发公共卫生事件教育。近些年突发公共卫生事件可谓渐趋频繁，突发公共卫生事件档案受到了社会各方的高度重视，以利于后事借鉴［4］，并且促使公共卫生危机事件教育能够在社会大众中广泛开展起来，促进大众对公共卫生危机事件的科学防范意识的提高。

二、突发公共卫生事件档案的管理方法

南京市第二医院作为江苏省传染病医院，经历了2003年的“非典”（SARS）、2005年的“人感染高致病性禽流感”、2009年的“甲型H1N1流感”、2013年的“人感染H7N9禽流感”等多次重大突发公共卫生事件救治，档案部门采取主动上门收集、跟踪收集相结合的方法，以保证突发公共卫生事件档案收集齐全，保留了图片、音频资料、会议记录等大量的重要管理资料，同时还保留了很多详尽的病例资料，极大丰富了医院档案的内涵。对于这些重要的信息，我院根据实物档案、声像档案、文书档案等各类档案的分类原则进行收集管理。具体方法为：

1.实物档案的管理。按照实物档案的特点与种类分门别类，主要从下面几点入手：（1）分类登记；（2）分别立卷，执行一物一卷的原则［5］；（3）对锦旗等软物品卷盒存放，保护原件的完整性；（4）对奖杯、奖牌等重件实物档案在登记表上编写同一档号，并注明具体的数量；（5）所有实物档案要完整加盖档号章，对加盖不方便的实物档案，先于不明显处粘贴不粘胶纸再加盖档号章；（6）对于信件档案，以地区为单位进行组卷，并对卷与件进行序号编写，按照顺序号排放整齐，归入文书档案保存；（7）按实物档案登记表明确录入各项相关数据。

2.声像档案的管理。主要指的是在突发公共卫生事件发生时，党和国家领导人以及上级部门发布的各项命令与指示、视察工作的图片、音像等资料的收集。如对“非典”期间所形成的档案，我们将有价值的照片根据内容及种类逐一归档：（1）将重要会议、上级领导视察工作以及重大的学术交流等照片与光盘进行专题整理，逐一编码后存档保管。（2）将体现政府以及社会各方予以支持的档案进行分类整理。如在历次重大突发公共卫生事件中，上级领导亲自接见了奋力抗战在一线的医护工作人员以及专家，听取了汇报并作了重要部署工作。2015年，组建了以南京市第二医院为主体的第四批援塞抗疫医疗队，承担援塞拉利昂埃博拉出血热医疗任务，二院荣获国家埃博拉出血热疫情防控先进集体，并得到国务院副总理刘延东的亲切接见等等。我院对这类珍贵照片、音频资料进行了专门整理归档。（3）积极联络摄影师配合完成单位的各种大事记，并对照片作了特别的编写说明。（4）按照事件发生的时间顺序以及照片资料的重要程度进行归档。（5）对照片进行统一编号，并对照片的底片进行整理归档。

3.文书档案的管理。（1）鉴定收集来的文书，分出永久保存、长期保存以及短期保存。（2）根据永久保存档案的性质进行分类，主要包括突发公共卫生事件应急机构的编制、临时党委组成、人员名册、人员任命、职责要求、人员调遣等，对于各项重要会议的记录、纪要以及其他电子文件，要按照实际的问题按件整理。（3）对党中央、各级政府、各级卫生部门发布的与突发公共卫生事件相关的文件长期保存，进行分门别类后归入文书档案。（4）对本单位在突发公共卫生事件期间所生成的文书档案，如应急处置、组织保障、医疗救治、护理工作、感染控制、实验室安全、全员培训、模范人物事迹等文件进行了分类保存。

4.病案档案的管理。病案档案不仅是一种重要的凭据，同时还存在极高的参考意义。就拿SARS患者来讲，其病案档案能够帮助流行病学调查人员分析、掌握SARS的起病时间、病情发展情况，同时还可及时将与潜伏期内SARS患者有过接触的人员进行隔离观察，进而更及时、有效地切断传染源。在对这类重大疫情病例档案进行整理时，要将患者的姓名、性别、发病时间、发病地点以及潜伏期内接触人群等信息完整地装订成册，并且根据地区以及时间进行分类编码，存档保存。

对这些真实记录突发公共卫生事件的珍贵档案，我们在整理过程中怀着高度负责的态度，遵循“宁宽勿严，宁多勿少”的原则［6］，认真对其进行了分类整理，以使突发公共卫生事件的“历史”能够最大化地完整保存下来。

三、突发公共卫生事件档案的利用

档案部门应积极开展突发公共卫生事件档案征集工作，而非仅限于传统的被动接受模式；应从实际的工作需要出发，分清主次，充分挖掘突发公共卫生事件档案的潜在价值，具有针对性地开展编研工作，以满足利用者的不同需要。

在档案编研工作中，要不断加强编研质量，实事求是地精选编研主题，把握档案利用需求的趋向。在制订年度编研计划之前，档案人员应主动深入到科室，与相关人员展开广泛有效的交流，掌握科室的具体工作职能，熟悉业务流程，摸清科室人员的利用需求，在保证编研选题的专业性的同时，也要与实际的业务需求相适应。

档案管理人员既要通过多途径、多形式为相关科室提供周到的服务，积极主动地开展专题档案展览，同时又要将整理的档案资料最大程度地利用起来，为流行病学的分析与决策提供真实可靠的依据［7］。可以说，掌握到如何有效利用突发公共卫生事件档案的方法，对于提高档案管理人员的业务水平及处理能力具有积极的影响。

综上所述，切实做好突发公共卫生事件档案的收集与利用工作，对进一步丰富突发公共卫生事件档案管理的内涵，推进我国档案事业的全面发展具有积极意义。

［1］潘红梅，巩建厂.突发公共卫生事件档案收集工作的意义与方法［J］.社区医学杂志，2012（18）：62-63.

［2］张华红.突发公共卫生事件档案编研工作的实践与思考［J］.科技档案，2011（4）：9-11.

［3］范敏，冉朝阳，宋慧蓉.论重大突发事件档案收集的困境与策略［J］.档案管理，2015（4）：52-53.

［4］韩俊锋.安阳市学校传染病突发公共卫生事件预防控制研究［D］.中国疾病预防控制中心，2010.

［5］张晓丽.我国公共卫生事件档案的管理与利用浅议［J］.兰台世界，2014 （5）：12-13.

［6］韩光春.我国公共卫生事件档案的管理与利用浅议［J］.办公室业务，2015（18）：66-67.

［7］王小雨.医院突发公共卫生事件档案的特点与管理初探［J］.现代医院管理，2009（1）：58-60.