提高卫生监督文书归档及时率

◆王　博　运乃芳　马　超　严怡静



提高卫生监督文书归档及时率

◆王博运乃芳马超严怡静

通过QC小组活动，使卫生监督文书归档及时率由30.13%提高到99.1%，提高了卫生监督文书归档效率，保障了卫生监督文档的完整，为卫生监督执法规范化、系统化做出了有益尝试。

卫生监督；文书；归档；及时率

First-author's addressTianjin Railway Institute for Disease Control and Prevention, Beijing Railway Bureau, Tianjin, 300140, China

小组概况(表1、表2)

表1小组概况

名称健健康康QC小组成立时间2003年1月人数6人课题类型现场型活动时间2014年1月-12月活动频次2次/月参加率95%活动课题提高卫生监督文书归档及时率

表2小组成员

序号姓名职称工作年限(年)组内分工1运乃芳主管医师30组长2王博主管医师15技术负责3马超主管技师8信息处理4王辉医师8信息收集5李磊主管医师20信息收集6严怡静技师3信息收集

1　选择课题

卫生监督文书作为监督员日常工作的重要工具，有着非常重要的意义，对现场可以起到警示、督促作用，是行政案件执法的关键证据。

单位要求：每月监督文书归档及时率不低于95%。

现状[1]：对2013年监督文书归档情况进行分析。2013年共书写各类卫生监督文书1 042份，按要求及时归档314份，平均归档及时率为30.13%。其中，平均归档及时率最高的12月为54%，距离要求相差甚远，亟需改进。

选定课题：提高卫生监督文书归档及时率。

2　设定目标

2014年单位任务计划书要求：月均监督文书归档及时率不低于95%。将此要求设为本次活动任务目标。

3　目标可行性分析[2]

组员对2013年728份未及时归档卫生监督文书种类进行梳理，从表3可以看出，卫生监督文书归档超过了归档时限占75.7%，是造成卫生监督文书归档及时率低的主要症结。

经组员讨论认为，只要解决了卫生监督文书归档超过归档时限的问题，就可以达到活动目标值。小组中有两人从事食品卫生监督工作超过15年，组员全部为本科学历，具有丰富的理论知识和现场经验。参考同属北京铁路局的北京铁路疾病预防控制所和石家庄铁路疾病预防控制所的卫生监督文书归档及时率分别为91.2%和93.7%，均接近本次活动设立目标值，说明通过努力完全可以达到活动目标。

表3728份未及时归档卫生监督文书种类统计

序号种类频数(份)累计频数(份)累计百分比(%)1超过了归档时限55155175.72文书未合格退回15070196.33文书编号错误2172299.24其它6728100

图1　卫生监督文书超过了归档时限的原因

4　原因分析(图1)

5　要因确认

5.1制定计划表(表4)

5.2确定主要原因(表5)

6　制定对策

6.1利用头脑风暴法提出最佳措施评选标准(表6)和各要因解决方案(表7)

6.2通过打分找出最佳方案(表8)

6.3根据最优方案制定对策(表9)

7　实施[4]

实施一：利用业余时间进行培训学习

复印档案管理规定，做到人手一份；每周进行1次培训，培训重点包括档案管理制度、归档程序和意义等，周五统一考核。

效果：组员考核成绩平均分均达90分以上，合格率达100%。

实施二：制定小组决议，定期考核

由专人编写切实可行、奖惩并重的档案管理考核制度，组织科室人员学习，集中学习4次，每月底考核。

表4要因确认计划表

序号末端因素确认内容确认方法确认标准责任人确认时间确认地点1无归档制度是否有此制度查阅单位管理制度有管理制度运乃芳、马超2014.02.01-28档案室2未组织监督员学习是否有归档制度培训查阅单位培训计划有相关培训运乃芳、马超2014.02.01-28档案室3无考核制度是否对档案归档不及时进行处罚查阅处罚情况资料对归档不及时进行处罚王博、马超2014.02.01-28档案室4无明确的管理科室是否有明确的管理科室查阅单位科室设置有具体管理科室王博、马超2014.02.01-28科室5考核结果未纳入业绩考核是否纳入业绩考核查阅上一年度业绩考核情况业绩考核有此项运乃芳、严怡静2014.02.01-28档案室6缺乏档案书写规范培训是否有此培训查阅单位培训计划有相关培训运乃芳、马超2014.02.01-28档案室7工作量大无法按时完成各项工作的工作量计算监督员平均工作量日常工作超8小时王辉、马超2014.02.01-28科室8缺乏应对应急状态的归档办法是否有此方法查阅单位应急归档制度有应急归档制度运乃芳、马超2014.02.01-28档案室9部分行政执法过程长需跨月占全部文书量计算占比超30%马超、李磊2014.02.01-28科室10无相关处罚规定是否有此规定查阅单位管理制度有管理制度运乃芳、马超2014.02.01-28档案室11原件编入法律档案,无法归回原档占全部文书量计算占比超30%运乃芳、严怡静2014.02.01-28科室12无借阅制度是否有此制度查阅单位管理制度有管理制度运乃芳、马超2014.02.01-28档案室13未设置归档时限是否设置了归档时限查阅单位管理制度有归档时限运乃芳、马超2014.02.01-28档案室14档案管理人员缺乏培训是否有此培训查阅单位培训计划有相关培训运乃芳、马超2014.02.01-28档案室15无对延迟归档的处罚规定是否有此规定查阅单位管理制度有管理制度运乃芳、马超2014.02.01-28档案室

表5要因确认

序号末端因素确认内容是否要因1无归档制度有归档制度否2未组织监督员学习2013年共8次培训,但无归档制度培训是3无考核制度有归档管理考核制度否4无明确的管理科室监督三科为专职档案管理科室否5考核结果未纳入业绩考核2013年业绩考核中,文书归档未纳入考核项目是6缺乏档案书写规范培训有书写规范培训否7工作量大无法按时完成监督员8小时内可以完成相应工作否8缺乏应对应急状态的归档办法有应急归档指导办法否9部分行政执法过程长需跨月跨月工作产生文书占全部文书的10.36%否10无相关处罚规定有相应处罚规定否11原件编入法律档案,无法归回原档原件编入法律档案无法归回原档占全部文书的3.07%否12无借阅制度有借阅制度否13未设置归档时限有归档时限要求否14档案管理人员缺乏培训2013年有相关培训,共2次,参加率为100%否15无对延迟归档的处罚规定无延迟归档处罚规定是

表6最佳措施评选标准

评分项目5分3分1分可实施性容易解决需相关部门协助难度很大需其它单位合作有效性效果明显效果一般效果不好风险性无任何风险一定风险可承受风险高经济性费用低一定费用可负担费用高,难负担

表7各要因解决方案

未组织监督员学习方案一:小组内部利用业余时间进行培训学习方案二:联系专业单位,全员进修考核结果未纳入业绩考核方案一:制定小组决议,定期考核方案二:申请制定相关处罚文件无对延迟归档的处罚规定方案一:定期召开小组会议,强调归档工作,提高认识方案二:聘请专家定期讲解

表8最佳方案打分表

要因方案评价可实施性有效性经济性风险性得分(分)选定方案未组织监督员学习方案一535316√方案二151310 考核结果未纳入业绩考核方案一535316√方案二151310 无对延迟归档的处罚规定方案一535316√方案二13138

效果：科室成员100%熟知考核奖惩制度，完成率达100%。

实施三：考核结果纳入科室个人业绩考核

在每周召开的QC小组会议上，留出固定时间专门讲解归档意义和重要性；月末进行问卷调查，要求每人都能说出3种归档及时意义；月底将个人文书归档情况纳入个人业绩考核。

效果：每周召开1次小组会议，专门强调归档工作，包括及时归档的意义、完整档案对工作能力的意义、整理档案对工作提高的意义、及时归档对自身能力提高等。月末进行1次专项问卷调查，计入个人业绩考核成绩，完成率100%。

8　效果检查[5]

(1)直接效益。2014年6月-9月共书写各类卫生监督文书994份，及时归档985份，及时归档率为99.1%，达到了活动目标。

(2)社会效益。通过1年的课题公关，卫生监督文书管理水平有了大幅度提高，得到了各级领导的肯定，获得了年度先进集体、档案管理先进科室等荣誉。

9　巩固措施

(1)将档案管理制度纳入日常培训并定期考核。

(2)将小组档案管理奖惩制度纳入制度手册，文号为JE-2014-12。

(3)将强调卫生监督文书及时归档作为经常性小组会议内容固化，文号为JE-2014-13。

(4)定期考评小组成员卫生监督文书及时归档情况。

效果维持： 2014年10月-12月对巩固效果进行检查，共书写各类卫生监督文书237份，及时归档234份，归档及时率为98.7%，效果满意。

10　总结及下一步打算

活动小组严格遵循PDCA原则，充分发挥集体智慧，摸索、研究、总结出了行之有效的提高卫生监督文书归档及时率的方法，并在全所推广。同时，使组员个人能力、质量意识、参与意识、团队精神、解决问题信心等都有了明显提高。

表9对策表[3]

序号要因对策目标措施地点责任人完成时间1未组织监督员学习利用业余时间进行培训学习全员每周进行1次培训,周末考核,人均90分以上,合格率为100%(1)复印档案管理规定,人手一份;(2)每周进行1次培训;(3)每月考核科室运乃芳、严怡静2014.03.01-2014.03.312考核结果未纳入业绩考核制定小组决议,定期考核每周召开1次小组会议,强调归档工作,月末进行1次专项问卷调查,完成率100%;归档考核情况纳入业绩考核,占个人业绩考核的30%(1)确定专人编写确实可行、奖惩并重的档案管理考核制度;(2)每月进行1次考核科室王博、马超2014.04.01-2014.04.303无对延迟归档的处罚规定考核结果纳入科室个人业绩考核编写确实可行、奖惩并重的小组档案管理考核制度,完成率100%(1)每次会议专门讲解归档意义和重要性;(2)月末进行问卷调查,每人能说出3种归档及时意义;(3)对个人进行业绩考核科室王辉、李磊2014.05.01-2014.05.31

下一次活动课题：提高卫生监督文书格式书写准确率。

[1]何娟. 安徽地区铁路沿线伙食团卫生状况调查分析[J].疾病监测与控制杂志，2012(7)：407-408.

[2]季芳，李海瑛，韩非，等.应用PDCA循环改进病历质控[J].中国卫生质量管理，2015，22(2)：37-39.

[3]杨仁席.武威铁路辖区沿线职工伙食团卫生现状调查[J].疾病监测与控制杂志，2011(11)：681-682.

[4]马世珍，冯建春.铁路沿线职工伙食团卫生状况和管理对策[J].疾病监测与控制杂志，2011(7)：421-422.

[5]愈爱祥，沈福杰，邵志萍.南市区建筑工地食堂食品卫生质量现况调查[J].上海预防医学，2000(5)：33-34.

王博：北京铁路局天津铁路疾病预防控制所监督二科科员

E-mail：TJTLJDS2@163.com

修回日期：2015-11-06

责任编辑：吴小红

Improvement of Timeliness Ratio of Health Surveillance Files Archiving/WANG Bo,YUN Naifang,MA Chao,et al.//Chinese Health Quality Management，2016,23(2):69-72

Through QC group activities, timeliness ratio of health surveillance files archiving increased from 30.13% to 99.1%, which improved the archiving efficiency of health surveillance files, ensuring the complete of health surveillance files, and make a useful attempt for standardization and systematization of law enforcement of health surveillance.

Health Surveillance; Instruments; Archiving; Timeliness Ratio

10.13912/j.cnki.chqm.2016.23.2.23

2015-09-23

王博运乃芳马超严怡静

北京铁路局天津铁路疾病预防控制所天津300140