信息化手段下海洋档案信息资源的整合与共享*

孙　杰　吴晓文（国家海洋局东海信息中心，上海，200136）

信息化手段下海洋档案信息资源的整合与共享*

孙杰吴晓文
（国家海洋局东海信息中心，上海，200136）

文章根据当前档案信息化建设的新形势与海洋局档案工作的特点，结合国家海洋局东海档案馆档案管理工作的实际情况，就如何借助信息化手段，整合共享海洋档案信息资源提出了切实可行的解决设想，以期有效推动本馆档案信息化工作的进一步发展，也为同类型单位的档案信息化建设提供借鉴。

海洋档案信息孤岛信息整合虚拟化

海洋档案是海洋工作各项活动的记录和凭证，它包括国家机构、社会组织和个人，在从事海洋的管理、科研调查、资源开发、公益服务、对外合作与交流以及海洋部门党政工作等活动中直接形成的，对国家及社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始的历史记录［1］。

海洋档案涉及的内容多，范围广，被称为“伟大的蓝色记忆”。每年都有大量的海洋档案进入各级海洋档案管理部门，并以其丰富的、有价值的情报信息成为重要的科技信息资源。为了充分响应国家海洋局“第二次历史海洋档案进馆工作”［2］的号召，实现我馆信息技术阶段向信息资源阶段的战略转型，我馆结合自身特点，全面开展了档案资源整合工作，不但进行了档案信息化应用系统的建设，而且着重考虑了如何借助信息化手段来整合共享海洋档案信息资源，为整个涉海单位资源共建共享工作的开展提供重要的决策信息。

1　分局海洋档案管理和利用现状

虽然分局信息化建设工作起步较早，经过前期的信息化建设，基础设施基本建设完毕，完成了内网、业务专网和外网的建设；但是档案信息化建设起步较晚，直至2011年我馆初步建设了档案管理系统，主要管理海洋观测监测档案及其他一些常见类型的档案。2012年我馆完成了业务专网的整合，2014年3月搬迁至新的办公地点后，分局投入大量人力物力，将分局其他一些未纳入集中管理的档案或纳入管理范围但归档不及时的档案进行了两次集中进馆工作，同时开始建设实物档案馆，进行实物档案的集中征集。

随着档案管理工作和信息化的逐步深入，现有信息化建设无法满足业务发展需要，具体表现在以下几个方面：

首先，数字化资源建设基础薄弱。现有档案均为实体档案进馆保存，借阅多为实体方式，数字化档案资源较少，更多的海洋档案资源无法进行有效利用。

其次，档案管理系统功能单一。现有档案管理系统功能上偏重于档案的管理和保存，利用功能相对欠缺；随着档案类型的增加，系统尚无针对新类型档案的管理和利用功能。

再次，档案资源实时共享受限。现有系统与综合业务平台、其他应用系统之间无法进行互联，形成了信息孤岛。

此外，我馆的档案管理现状已经远远不能满足档案信息资源利用方面的需求，具体表现在以下几个方面：

（1）历史海洋档案经常需要调卷翻阅，容易毁损；

（2）档案管理仅仅局限于条目管理，尚未涉及全文管理；

（3）档案管理系统无法与其他系统互联，信息资源共享利用非常不便，形成信息孤岛；

（4）档案资源利用效率低，在工作中查档困难，无法为海洋局工作的开展提供有效的决策辅助；

（5）档案资源提供给其他政府部门或社会利用时，手续繁琐，不但增加行政成本，也很不安全，重要资料容易泄露。

因此，如何提升局管档案资料的质量，提高业务人员的日常办公效率，加强档案信息资源整合共享，是我馆在信息化建设和日常管理过程中面临的重大课题与难题。

2　信息化改变海洋档案管理和利用现状

经过深入分析我馆目前档案管理和利用过程中存在的问题，我们最终决定在原有档案管理软件的基础上进行功能改造，借助我局“三网”建设成果，辅以数据资源制作、虚拟档案馆和档案利用中心等平台配套建设，将实现海洋档案信息资源整合与共享作为本期项目建设重中之重。

整个项目构建出功能金字塔模型，打造了三个整合、三个共享和两个特色重点功能，如图1所示。

图1　建设重点功能金字塔模型图

在资源整合上，本项目主要关注数字化整合、系统化整合和一体化整合三个方面：

（1）历史档案的数字化整合——完成历史档案中的基建档案（含船舶、房产）、科技项目档案、执法案卷等总计2500卷左右档案的数字化扫描工作，并对馆藏实物（如锦旗、模型、奖杯奖状、设备零部件）进行实物建档，有效发挥历史档案的利用价值。

（2）各类档案资源的系统化整合——利用改造后的档案管理软件，实现了多渠道灵活化档案信息收集，提升了各类档案信息资源的全面管理与利用功能，档案类型覆盖文书档案、基建档案、科研档案、船舶档案、照片档案、音视频档案等，还特别针对船舶档案提供了完整的归档管理解决方案。

（3）各类应用系统的一体化整合——针对现有的各个应用系统（办公自动化系统、综合业务平台等），定制开发一体化归档接口，实现与各应用系统的无缝衔接，增强了应用系统中信息资源归档的即时性，实现档案管理软件同业务系统之间数据的交互集成。

在共享利用上，本项目建设实现了可视化建设、虚拟化展示和门户化应用三项重点功能：

（1）库房管理的可视化建设——进行库房可视化管理和虚拟库房建设，利用3D建模技术，将库房建模的结果嵌入到档案管理系统中，最终实现用户利用档案时即可进行智慧库房管理。

（2）实物档案的虚拟化展示——基于实物档案建设虚拟展厅，用户可通过虚拟展厅浏览海洋档案宣传展示实景，并可结合实物展的不同主题，在线编辑与维护展示内容。

（3）档案资源的门户化应用——通过搭建档案利用中心门户，实现档案资源的虚拟陈展、专题浏览和一体化检索等利用功能的一门式应用，建立海洋档案资源的实时共享利用门户。

此外，本项目建设通过引入数据挖掘和流程自定义技术，完善了检索和借阅功能，提升了系统的便捷性和安全性：

（1）方便使用——实现一体化检索和业务专题汇编，在方便利用者查找利用档案的同时，又帮助业务部门实现了对海洋业务数据的深层次开发利用。

（2）确保安全——增加了多级借阅审批流程，实现了借阅全流程管理，按照借阅者的身份授权，结合不同的档案内容启动不同的审批流程，确保了不同密级档案的安全利用。

3　海洋档案信息资源整合与共享成效分析

海洋档案信息资源整合（数字化、系统化、一体化）与共享（可视化、虚拟化、门户化）的实现，大大提升了我馆海洋档案的管理效率和利用价值，将为海洋局业务工作的开展提供重要辅助决策手段。在本期信息化建设完成后，我馆海洋档案的整体业务流程如图2所示。

图2　信息化手段下海洋档案资源整合与共享业务流程图

该业务流程参考OAIS［3］系统模型进行设计，按照档案业务的收、管、存、用四个方面进行梳理，分别对整合共享后的效果进行简要分析。

（1）档案收集——多渠道采集的实现

通过数字化加工和实物档案建档，确保存量档案转变成数字资源进行统一管理和利用；通过系统提供多种数据采集方式，确保前端业务系统、OA系统及其他业务系统数据的在线接收；对于非联网单位及机构（如执行任务的船舶），可单独安装档案数据收集工具，进行相关数据的收集；对于增量档案，则提供手工著录方式完成数据收集。

（2）档案管理——全方位管理的实现

提供各种应用系统的归档接口，实现各应用系统和档案系统的无缝衔接；提供自定义工作流引擎，实现档案借阅全流程管理；通过内容发布管理，实时控制档案利用门户的发布内容；利用数据挖掘技术，实现更多档案资源的专题编研及管理；通过检索等方式自主选择需要导出的档案内容，将相应的案卷以及电子全文信息统一导出管理。此外，管理功能与库房系统进行集成，提供虚拟库房管理功能。

（3）档案保存——虚拟化库房的实现

根据实体库房的情况，进行3D库房的建模，将建模结果嵌入到档案管理系统中，最终实现在档案管理系统中即可在3D库房场景中进行前后走动。将档案系统与密集架、温湿度仪进行集成，实现实时点控的智慧库房管理，并通过三维虚拟库房管理功能，提高库房管理效率，实现资源的集中安全保存。

（4）档案利用——资源共建共享的实现

依托“数字海洋”专网，利用系统一体化归档接口，实现档案系统与业务系统之间的数据交互集成，打造专网资源共享服务，打破了海洋系统内部传统的“孤岛式”信息化建设方式；通过建设档案利用中心门户，集虚拟陈展、专题浏览和一体化检索等共享利用功能于一身，实现档案信息开放利用。

综上所述，该业务流程采用各种信息化手段，对我馆档案系统各项功能进行了不同程度的提升，有效辅助了档案业务收、管、存、用四方面建设，工作效率的提高是显而易见的，且将资源共建共享落地实施，满足了档案信息资源利用方面的迫切需求。

4　结束语

我馆本期档案信息系统的建设，通过运用各种信息化手段对档案信息资源进行整合与共享，打破了信息孤岛现象，是海洋系统深入利用档案信息资源的一次成功尝试。项目取得了预期的效果，也为同类型单位档案信息化建设工作探索出一条切实可行之路。

*本文系国家档案局科技项目“东海海洋业务档案资源整合及共享机制研究”（项目编号：2014-X-63）研究成果之一。

［1］《海洋档案管理规定》［EB/OL］.http://wenku.baidu.com/link?url=xdZkgkDJg-SIruq19E9Nm8Cc3bDURC0rvUOU8x8wNz6s8twNPRdyATT6Zh4UQ0RYLrYgu3N8qX-7fYHIfsrG2NyWsgtDB1azXSPWjsEJQHK.

［2］国家海洋局第二次历史海洋档案进馆工作［EB/OL］.http://www.coi.gov.cn/news/zhongxindt/201501/t20150109_32090.html.

［3］ISO 14721∶2012，Space data and information transfer systems——Open archival information system（OAIS）—Reference model［S］.

［4］《全国海洋档案工作“十二五”发展规划纲要》出台［EB/OL］.http://news.hexun.com/2011-03-25/128232870.html.

孙杰，国家海洋局东海信息中心档案室主任，工程硕士，副研究馆员，主要研究方向为海洋工程、海洋信息、档案管理。

吴晓文，女，国家海洋局东海信息中心工程师，硕士，主要研究方向为档案管理、海洋数据挖掘。

Integration and Sharing of Marine Archives Information Resources by Means of Information

Sun Jie，Wu Xiaowen
（East Sea Information Center，S.O.A，Shanghai，200136）

According to the new situation of the construction of archives information and the characteristics of the archives work of the S.O.A，combined with the actual situation of archives management of the East Sea Archives，S.O.A，feasible solving ideas on how to use information technology to integrate and share the marine archives information resources is put forward.It not only can effectively promote the further development of the self archives information work，but also provides an important reference for the same type of units of the archives information construction.

Marine Archives；Information Island；Information Integration；Virtualization

G270.7