文书档案整理的要点

◎孙合元



文书档案整理的要点

◎孙合元

文书档案指的是各个部门及单位在进行其职能活动后，所保留下来可以供保存，有参考价值的文件类材料，也就是行政类文件和法规性的文件。本文总结了常用的文书类档案规范化管理的基本步骤及其基本要求，并对整理工作中的重点问题进行归纳分析。这项工作对后期档案的利用及保管有很大的帮助。

基本概念

文书档案多指的是行政类文件和法规性的文件。其中行政类文件说的是该部门单位为了落实执行法律规定，在平常的政治事务活动中所总结形成的一类文件。法规性文件则大多数都为各单位部门自己颁布及制定的存底文件。现如今我国各个部门机关所形成及使用的文件类型主要由指令、通告、请示、函、决议等组成，也就是我们平常所说的红头文件及白头文件。

归档文件：归档是需保存的文件变成档案的一种标志，归档文件则是由建立档案文件的部门及单位在进行其职能活动后，可供以后参考研究、建立档案的纸质类文件。

文书档案规范化整理的方法步骤

收集文件材料。把在归档范围内的应该整理的文件材料进行完整、齐全的收集。收集齐全不单单是把文章信息收集完全，还要把编著了文号的文件，没有编著文号的文件，会议记录文件统统收集整理出来。文件材料的完整也就是指要将每一份文件的正附件、签发单、底稿、领导的批示全都收集完整。

在平时的收集工作中要做到严格的登记、及时整理、仔细检查、妥善保存。当第二年再整理档案的时候，要对各个部门内部组织相对应的归档文件进行全面并且集中的收集。

装订。装订具体分为两大步骤，一是文件的修整，二是文件的装订工作。修整所要做的主要工作就是拆除塑料外壳及金属物，对破损的文件进行重新修裱，常见的修整工作还有复制传真类文件字迹不清晰处或者对易发生褪色现象的文字进行修整。装订我们一般采用线装与袋装相结合的方式，若是文件较厚，就需要先进行三孔一线的线装工作，之后再封入斜口袋中。单纯的袋装就是把文件的金属进行摘除后，再封入到斜口袋内即可。

文件分类。文件的分类要严格的遵照文件的时间、形式特点、来源、类型的共同点及不同点来对其进行逐层区分，以此构建出有框架关系的整理体系。普通的机关单位应按照“年份—类型—保存年限”三级来进行分类，需要归档的文件较少的事业单位可以按照二级分类。最低的为一级分类，定期可以分10年期限或30年期限，也可以永久保存。

归档文件排列。盒内归档文件排列。在相同的保管期内，按照时间先后顺序的排列，使用一些辅助的软件，例如用电脑进行归档，并且要随时办理随时归档。一些成套性的文件需要集中排列。文件的排列顺序为发问文在前，定稿在后。收文处理签放在文件的前面。批复放在请示的前面。转发件放在被转发件的前面。复制件放在原件的前面。无定稿的发文放在签发单前面。档案盒上架排列，一定要记住一个原则就是“从上到下，从左到右”。按照年份的大小，保管期限进行分类。

文档的编号。编号是由全宗号、一年度号、一类别号、一保管期限、一件号等组成。编制档号，注意以下几点：全宗号指的是区档案馆给每个单位用的代号；年度号就是档案进行归类的时候文件所形成的年度；类别号就是用大写的拼音字母以及阿拉伯数字混合编制而成的；文档的保存年限要按照10年期限、30年期限、永久期限来编制；按照规定，件号要用三个阿拉伯数字来进行标注。其编制要用同一个保存年限中来编制流水号这种方式来进行。也可以说在相同的保存年限中，文件的编号都要从“1”逐渐往下编排。

编制归档文件目录。首先我们要明确目录都由什么组成，其项目应当有：文档号、文件名、责任人、件号、日期、页数等等。根据永久、30年以及十年这三种情况，把每一种文件的责任者、题目、日期以及页书等记录在计算机上。记录完之后，必须及时的复印出关于永久、30年以及10年这几种档案的相关文件目录，在归纳目录前添加关于内部组织机构以及几类问题编制的相关的索引。不一样类型的文档为了区分查找方便，还要制作封面。

装盒。在进行装盒时，首先要将整理完毕的归档文件按照同一类别、同一保存年限这种规律按照建号一一按顺序装盒存放，若一个盒子装不下可以放入下一个盒中，再罗列在一起。每盒文件材料里，都应在最后放入一张备考表，表格中应该填入检查人、整理时间以及整理人，以便后日需要时方便查询。之后在进行档案盒封面的填写时，只需要写出部门单位的名称就可以。最后再将档案盒脊背部分的各个栏目逐一填写上就好。

归档文件整理的基本要求

归档文件的整理是整个档案管理体系中的重中之重，是非常重要的、有连接作用的工作，这项工作完成的好坏会影响到档案最终的利用及保存。整个整理过程需要符合《归档文件整理规则》，在专用档案管理软件以及计算机的辅助帮助下完成归档，应该遵守文件的成型规则，使文件之间在保存固有联系的基础上区分出其不同的价值，用以方便移交或保存到国家的综合档案管理处。除此之外，文件的归档工作应该依照国家对业务的“双轨制”管理要求，把电子归档文件和纸质归档文件进行同步的档案管理。

综上所述，文书档案的整理工作，它具有服务性、管理性、技术性。文书档案的整理是一个企业发展的关键与基础。一定要注重文书档案整理体系的完善，并且要做进一步的改善。提高文书整理工作人员的综合素质，增强整理文书档案的硬件设施，为文书档案整理工作创造一个良好的环境。这样能够促进文书档案整理有序并且有效地进行和企业运行的正常发展。

（山东省济宁市任城区人才服务中心）