知识经济时代企业档案管理的四大战略转变

王巍

知识经济是以智力资源的占有、配置为基础，以科学技术为主的知识的生产、分配、传播和使用（消费）为支柱，以创造性的人力资源为依托的经济形态。知识经济的到来将极大地改变人类社会的产业结构和人们的生产、生活及思维方式。在知识经济时代，企业档案将面临严峻的挑战和极为难得的发展机遇。与此同时，新的时代也必将给企业档案管理带来许多新的理念和新的课题。

一、由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变

所谓实体管理，就是围绕档案实体所进行的一系列管理行为；而人力资本管理则是以人力资源为管理对象的管理行为。众所周知，传统的档案管理是以档案实体为中心的管理模式，它在一定程度上忽视了对人的心理和行为规律性的研究和人力资源的开发及利用。然而，历史和现实的经验都表明，人力资本是事业发展的根本动力和关键因素，只有首先把管“物”的人管好，才可能真正把“物”管理好。没有一批思想素质好、业务水平精的高素质的企业档案管理干部队伍，我们在知识经济时代就缺乏档案工作改革和发展的最重要的推动力，我们的所谓管理科学就会落伍于知识经济时代，我们就会失去知识经济带来的良好发展机遇。

二、由硬性管理为主向以软性管理为主转变

长期以来，我们已习惯于用“馆藏档案的数量、提供利用的人次、编印检索工具和添置设备的种类”等等这样一些硬性的指标来衡量一个档案馆（室）的情况。不容否认，在特定的历史条件下，这种管理方法是积极的、有效的。它不仅极大地丰富了我国各级各类企业档案馆（室）的馆藏，而且带动了企业档案工作各个方面的发展，使我国的企业档案工作有了今天的发展成就。然而，知识经济时代是一个不同于以往的时代。在这样一个时代，知识、技术的含量及其所产生的效益才是衡量事业发展的重要标尺。要使企业档案信息资源在知识经济时代发挥它应有的作用，我们必须也应该强化对档案信息资源的科学管理功能，变传统的经验管理为现代的知识管理；变硬性管理为软性管理，即用馆藏档案的知识含量、价值含量、提供利用所产生的社会和经济效益来衡量企業馆（室）藏档案的情况，从而使企业档案信息资源不断适应市场经济的要求，适应企业对档案利用的需求。

神州国华徐州发电有限公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。近年来，公司累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。①开发利用档案，给企业带来明显的经济效益。公司#7锅炉长期排烟温度高，低负荷时再热汽温低，锅炉效率大大降低。公司工程技术人员从2001年开始到综合档案室调阅大量的科技档案，对该问题进行研究论证。最后形成了#7炉降低排烟温度、增加再热汽温的改造方案，把原光管省煤器改造为螺旋鳍片管省煤器并增加了受热面积，低温再热器进行了改造，在水平烟道增加了再热器管束。同时把再热器炉顶联箱进行了更换。通过改造达到了预期的目的，使排烟温度和再热汽温均达到了设计值，年经济效益显著。②发挥档案的依据凭证作用，取得经

济和社会效益。例如国华徐州发电有限公司为响应国家“上大压小、节能减排”产业政策，促进企业实现可持续发展，适应国民经济快速发展的需要。决定关停小机组、“上大压小”建设两台100万千瓦超超临界发电机组，两台100万机组分别于2011年12月20日、12月31日投产发电。在公司2台100万千瓦机组扩建工程实施中，档案工作人员信息服务，坚持各种资料随要随到，立等可取。公司工程筹建处、生产技术部等单位的工程技术人员到公司档案室查阅了大量的老厂#1-#8机组原始基建竣工档案、设备档案等科技档案，为扩建工程的顺利实施奠定了基础，档案在机组扩建工程中起到了很重要的作用。③提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用。如2002年12月发电厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等（0300-8030-1、8、9），为领导关于公司机组扩建提供了参考。④围绕企业生产经营工作做好资料汇编。公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《生产经济统计指标分析》、《科研成果汇编》、《徐州发电厂志》等22种165万字的编研材料，其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。如《电气设备铭牌手册》、《征地文件汇编》、《徐州发电厂大事记》等，都成为了管理人员日常办公离不开的工具，深受工程技术人员的欢迎。

三、由纸质管理向网络化管理转变

档案部门的主要优势是收藏了大量的原始档案。它作为企业的重要信息资源，加速其开发利用势在必行。利用网络发展和现代通讯技术的成就，使企业员工通过上网全息查询，能及时、有效地获得所需的档案信息，从而实现大范围的档案信息资源共享。

公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014年1月24日，公司图形信息系统已上线运行，包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息，并集成了其他生产和设备管理系统数据，方便了设备资料查阅和管理，提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案（基建档案、设备档案）已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里，公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。

四、由信息资源管理向创新型管理转变

在新环境、新形势、新要求下，企业档案工作不论从观念、思维、方式、方法，还是从整个企业内外环境形势，都要求创造性地开展工作，跳出传统的思维束缚，迎合企业档案工作新局面。企业档案面临一个新的发展机遇，要创新档案运行机制，创新档案利用与服务，创新档案队伍建设，创新档案工作环境。

例如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前，关停1—6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1—6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全，并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后設备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则，1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。

为争创国家级优质工程金奖，公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查，专家们分为锅炉、土建、 电热、 汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法（2013版）最新标准，对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查，相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日，中国施工协会专家组来公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查，专家们高度肯定了公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求，通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中，公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案，档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。

（作者单位：神州国华徐州发电有限公司）