高职院校青年教师电子化培训档案管理研究

乐永孝

摘 要：随着高职院校规模及学生招生规模的扩大，青年教师在高职院校教师队伍中所占的比例越来越高，已经成为高职院校可持续发展的基础，更是高职院校发展潜力所在。在青年教师培养过程中，为了提高其教学能力和教学水平就要进行多种多样的培训，而建立电子化培训档案对于教师个人和高职院校来说都有积极的意义。

关键字：高职院校；青年教师；培训档案；电子化

中图分类号：G434 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2016）11-0065-02

随着大数据时代的来临，数据已经渗透到各个行业和业务职能领域。同时网络技术与多媒体技术不断地融合于教学、培训领域，使建立青年教师电子化培训档案成为时代发展的必然趋势。

一、电子化培训档案的概念

电子化培训档案是指管理人员利用计算机软件和网络手段，对培训过程中所涉及的信息进行电子化整理的过程。建立青年教师培训档案，并对其进行电子化管理是大数据时代各高职院校青年教师培训档案管理的趋势。

二、建立电子化培训档案的意义

1.便于信息分享，有利于提高档案利用率

目前，高职院校的教师培训档案利用率不高或者基本没有利用。利用电子化培训档案，可以记录与收集青年教师在培训过程中产生的大量数据信息和培训资源。并利用计算机软件建立青年教师培训档案管理系统[1]。就可以对相关培训数据进行整理和分析，同时把培训过程中产生的有价值的信息与其他青年教师交流和分享，为青年教师自身学习反思提供帮助。

2.加强过程管理，有利于提高培训效率

高职院校青年教师参与的很多培训项目，培训过程中存在着严重的形式主义。有些青年教师在参加培训的时候只是去签个到，只关心培训证书而不注重培训过程中真正有价值的东西。实行培训档案电子化后，通过对培训过程中的音频、视频、图像等进行整理和收集，实现对培训人员的有效监管。可以防止培训过程中出现形式主义问题，从而提高培训效率。

3.倡导低碳环保，有利于节约资源

电子化培训档案可以实现一次整理，多次产出，还能有效的减少印刷、笔墨等办公费用，实现了资源的节约。在传统的培训档案管理方式中，青年教师查阅相关培训资料时需要大量的时间去分页查找，对自己有用的资料还要去记录和复印。而建立电子化培训档案后，查阅相关资料时可利用检索功能在很短的时间内找到自己需要的资料，而且可以将对自己有用的资料用U盘等移动存储工具直接复制，方便快捷又节省纸张。

4.加强资源整合，有利于评价的开展

目前高职院校青年教师培训档案的管理方式已经不能适应时代发展的要求[2]。随着信息化程度的不断提高，慕课、网校等新的教育培训形式的出现，让原有的纸质化培训档案管理方式变的没有效率。对培训档案进行电子化管理后，可以实现培训中资金、时间、结果等内容的横向和纵向对比。为实现对青年教师培训效果进行系统化的考核评价提供了良好的基础。通过数据分析，便于青年教师找出自己的优势和劣势，同时有利于高职院校集中优势资源重点培养培训效率高的青年教师快速成长为骨干教师。

5.有利于学员养成反思的意识和能力

培训对大部分青年教师来说，当时会感觉很有帮助、很有启发也很有想法，但是经过一段时间的冷却，这样的启发随时会烟消云散，最终也对其产生不了什么影响。有的青年教师当时感触很深，培训后写了心得体会和总结交给管理部门，但是自己却没有存档，遗失了有价值的东西。目前，高职院校组织青年教师参加的培训不少，但是往往培训效果不佳，在一定程度上是因为他们没有恰当的反思，也没有合适的机会或者渠道进行反思。建立电子化培训档案后，青年教师可以随时对培训中的随笔、学后心得体会、学习日记等进行记录与长期存储，将培训中的点点滴滴、所感所想、思维的火花记录下来，通过“实践-反思-实践”的过程逐渐提升自己的教学能力和教学水平。

三、建立电子化培训档案存在的问题

1.青年教师培训档案管理混乱

目前，大部分高职院校没有建立培训档案制度，多是参加完培训就完事，缺乏对培训资料的收集整理和效果考核。在日常的培训档案管理中没有实现培训档案的分类管理，资料丢失问题严重。培训过程中也存在因培训而培训，目的性、针对性不强，浪费资源等问题[3]。

2.电子化过程中真实性难以保障

在对青年教师培训档案进行电子化的过程中，由于参与人员自身水平和能力的限制，建立的电子档案内容可能和实际档案存在差异。另外，由于电子化文件具有易于删改的特点，且修改后的痕迹不易被发现，篡改一旦发生，往往难以查证，可能会给单位和个人带来损失。

3.缺乏规范化的标准

对培训档案进行电子化要做很多基础性的工作，最主要的是要建立一套规范化的标准。信息化时代存在多种多样的管理软件，加上各地区、学校之间实际情况的不同，建立起来的电子档案无法实现数据互通，需要浪费大量的人力进行比对、核实鉴定。

4.电子化培训档案的安全问题

建立电子化培训档案要面对各种层次的安全问题，如信息安全、设备安全、人为因素等。无论哪一个环节出现问题，都可能会导致数据丢失或重要信息泄露，这将给单位和个人产生严重的影响。

5.档案管理人员的素质有待提高

实施青年教师培训档案电子化，管理人员的素质和能力很关键[4]。电子化档案管理需要管理人员具有较高的计算机水平，能将纸质材料熟练的转化为电子文档，能对电子文档进行编目，能对电子化档案的信息化数据进行处理。目前，高职院校中，大部分档案管理人员计算机水平偏低，虽然引进了现代化的管理工具，但是仍不能发挥其作用。这严重影响着电子化档案建设进程。

四、电子化培训档案的实施与建议：

1.开发青年教师电子化档案管理系统

要实现培训档案电子化首先要有建立一个培训管理系统，系统的功能包括：青年教师的基本信息，每年的培训项目、天数、资金投入情况，培训效果的考核评价情况等，要能实现本院校青年教师的横向对比，如同职称对比、同专业对比等。根据每个人的资金时间投入产出效果可以适当调整培训方案，提高培训效率。

2.加强培训档案管理人员的培养

要实现培训档案的科学化、电子化管理，档案管理人员的素质提升是关键。电子化档案的实施是以现代化和信息化手段为前提的，档案管理人员需要利用现代化手段对培训档案进行整理和数据分析。档案管理人员要有现代化的管理理念和管理手段。让其学会利用培训管理系统来处理和分析培训中的各种数据。因此提升培训档案管理人员的素质，是进行培训档案电子化的关键。

3.做好原始资料的收集和整理

培训档案的电子化过程是将大量的纸质的原始数据转化为电子化数据的过程。为了提高工作效率，应该做好原始资料的归类和整理。对培训过程进行规范化管理，注意收集培训过程中产生的各种数据，如培训目标、培训对象、培训内容、培训天数、资金利用、培训总结和考核情况。

4.要建立统一的规范化标准

目前各高职院校使用的管理系统五花八门，各个系统的数据来源不一，格式不同[5]。为确保电子化培训档案管理工作的顺利进行，相关部门应该积极建设和完善相关的技术标准和制度规范，建立切实可行的管理办法。对培训档案进行电子化管理是一项复杂的系统工程，要做到对档案资料的高效使用必须依赖一个规范的管理标准，既要满足相应的技术条件，也要满足高职院校的发展要求。

五、总结

尽管档案信息化建设存在着许多难题和困难，但是档案信息的电子化是未来档案管理的发展方向。进行电子化培训档案管理符合当前高职院校发展趋势，对高职院校的发展有着及其重要的现实意义。其应用必然会越来越深入和普及，必能大力促进高职院校教育培训工作信息化的快速发展。

参考文献：

[1]李英.高校教育干部培训电子档案管理浅析[J].河南教育（高校版），2011（12）.

[2]王青.论信息环境下的高职院校档案管理[J].职业时空，2012（9）.

[3]李虹.对干部培训质量管理体系建设的初步研究[J].管理观察，2013（23）.

[4]张岩.浅谈高校档案管理人员的素质及其提高对策[J].赤峰学院学报（自然科学版），2015（1）

[5]易著梁.论高职院校教学档案电子化过程的质量监控[J].教育与职业，2015（15）.

（编辑：王晓明）