浅议行业报社发行环节的内部控制

翟明

浅议行业报社发行环节的内部控制

翟明

在纸质媒体不景气的大环境下，行业报社应以加强内部控制为切入点，提升内部管理水平，控制风险，开源节流，迎接报业新的机遇。本文介绍行业报社发行管理的现状，提出完善发行环节内部控制的措施。

行业报；发行；内部控制

行业报刊围绕行业相关的事件、问题进行宣传报道，是以特定行业读者为受众对象,为特定行业发展服务的专业类报纸和刊物.是我国报刊业体系里的一个重要类别。当前，互联网的发展进一步促进了媒体的市场化进程,行业报刊由于有着专业壁垒，一直在市场的边缘徘徊,尚未像市场上众多纸媒那样面临着生死的抉择.然而，行业报刊目前存在受众面窄、定位不准、专业内容枯燥、发行广告量下滑，经营管理落后等诸多问题。在行业不景气的大环境下，报刊社应以加强内部控制为切入点，提升内部管理水平，控制风险，开源节流，迎接报业新的机遇。

一、行业报刊发行环节的现状和内控的意义

从报刊社的角度看，报刊发行一般分为：委托发行和自办发行。在过去的很长一段时间内，行业报刊发行主要是“邮发合一”一种形式，报刊社将发行工作全部委托给邮局承担。后来，又委托给发行服务公司或快递、物流公司等第三方服务机构。委托发行存在投递质量和投递时效不能保证、费率较高等弊端。于是，有些报社组建自己的发行网络，采取自办发行的方式，这样自主掌握发行权，成本可控。自办发行的环节较多，管理上不能松懈和粗放。因此，发行环节的内部控制管理是实现报社精细化管理的必要手段。

随着行业报的多元化发展，有的报社根据特定行业细分市场的需要，不但出版报纸，也创办经营若干个有发展空间的专业杂志、网站、数字报、手机报、影视制作、微博、微信等产品。形成跨媒体的经营方式，其产品的销售模式也形形色色。目前，行业报刊由于其专业性，报刊发行广告收入还是主要收入，其他盈利模式尚未占主流。

报刊发行是报社向读者提供资讯服务及收取款项的相关活动，发行业务是报社的主要经营业务之一，防范发行过程中的差错和舞弊，保证发行业务会计记录的真实可靠，发行环节的内部控制建设至关重要。

二、报刊发行活动环节的控制措施

在报刊发行环节内部控制的主要手段是优化发行流程，关注发行活动中的流程控制，从收订到投递的过程，找出关键控制点，降低成本、防范风险。报社向行业相关的订户展开宣传订阅，接收订单、订单进入订户信息系统、确定印刷数量、寄送报刊（数字发送报刊）、收取订户款项、售后读者服务。这一系列经营活动期间，可能会发生:发行不利、价款折让、寄送丢失、报刊退订等情况，存在各种风险。但最主要的风险是行业报刊定位不准，没有向读者提供真正需要的产品和信息，或由于消费者的心理因素，认为互联网能提供大量的免费资讯，不肯花钱去订阅，再有就是订户管理不到位，结算方式不适应网络时代，发行款回收不利。因此，在发行环节应采取必要的控制措施：

（1）进行营销策略设计，不断实践和总结分析，选取适合行业的报刊的定价和营销方式。

（2）不断收集、健全订户档案或数据资料库信息，完善订户的信用评估。

（3）重视订户服务，完善订户服务制度，加强寄送、物流的控制，若选择第三方服务，应开展适当的招投标程序。遇到报刊退回，应查找分析退回原因，及时妥善处理。提升订户满意度和忠诚度。

（4）报刊社的发行部门应在发行各个环节做好相关的记录，建立发行登记制度、订单、合同、付印计划、印刷通知单、物流单据或货运凭证、发票等文件和凭证相互核对。

设置发行台账，反应各类报纸、刊物、电子出版物的开单、发货、收款情况，由专人对大额订单合同的执行情况进行定期跟踪，发行台账应附订户的订单、合同、订户签收回执等单据。

三、报刊发行收款环节的控制措施

（1）传统的发行收入通过银行、邮局结算，近年来，数字报刊的收入有所增长，但多数报社怕冲击传统渠道，带来纸报发行量下降的风险，而没有过于扩张。数字报刊的发行收款方式也多样化，从过去单一的售卡方式发展到现有的售卡、网银、微信支付等方式。应注重结合不同结算方式特点来进行控制。

（2）收到的款项应通过报刊社核定的账户结算，及时入账，不得设置账外账，应避免发行人员直接接触订户现金。收款的原始凭证如：收据、银行进账单、邮局汇款单、支付宝收款、微信收款等，应经过负责人审核、确认后进入会计系统。发行部门和财务部门要相互配合，发行收款凭证在发行部门及会计部门之间传递时要办理传递手续。

（3）发行部门应负责应收款项催收，有催收记录，对于应收款项应建立清收奖励制度及责任追究处罚制度，设置应收账款台账，登记订户赊账情况。

（4）会计部门负责办理资金结算并监督款项回收。会计记录要与发行记录、仓储记录核对一致，定期核对应收账款、预收账款等往来款项。建立账龄分析制度，及时反馈给发行部门并报告上级。对于应收款坏账，应查明原因、明确责任，严格履行审批手续，按会计制度处理。核销的坏账应进行备查登记。防止已经核销的坏账重新收回时，形成账外账。会计部门应单独核算发行相关的收支账目，定期帐证、帐帐、账表核对，有效控制会计记录的真实性，提高会计信息的质量。

（5）严格按发票管理规定开具发票，不得开具虚假发票。订单、发票、报刊收发证明等凭证要顺序编码。便于查询，避免重复、遗漏。连续编号可以在一定程度上减少各环节人员舞弊的可能性。

（6）年末，会计凭证、发行订单、发票及其他凭据要按统一分类标准形成档案，顺序编号装订。定期移交单位档案管理部门。

四、报刊发行信息系统的控制措施

随着全社会信息化进程的推进，行业报社自主开发或引进发行数据管理系统，来实现发行数据信息的收集、存储、处理、报告和信息披露的自动化。减少人为操作对信息数据真实性的影响，节省时间、提高工作效率，从而提高报社内部控制的效果。在此过程中应关注信息系统开发、运行维护过程中的主要风险，采取相应控制措施：

（1）考虑报社发行规模、管理理念、组织结构、核算方法等因素，按照合因地制宜、成本效益原则确定开发或引进适合的信息系统。

（2）倡导与发行业务相关的员工积极参与信息系统设计、建设，以便在今后工作中正确理解和使用该系统。

（3）在信息系统设计开发时，通过固化业务流程、预留系统接口等专门技术实现发行信息向会计信息或其他管理信息子系统的自动转换，充分考虑发行信息及相关信息的集成性。

（4）在发行信息系统运行时，应制定系统工作程序、具体操作规范、管理制度、应急预案等。

（5）建立不同等级的信息的授权使用制度，采用技术手段加强数据录入和输出、文字存储以及网络安全等方面的监控。保证系统安全和信息安全。

上述发行活动、发行收款、发行信息系统三个环节的控制措施归根结底是要人来执行，报刊发行环节的各项内部控制措施能否落到实处。最关键点是员工的素质。积极开展员工的培训，提高员工对内部控制管理的认识，营造高层次的文化环境，从而促进行业报社健康发展。

[1]全国高级会计师资格考评结合考试辅导教材.高级会计实务《高级会计实务》编委会编.经济科学出版社.2010.6 ISBN 978-7-5058-9545-4.

（作者单位：中国国土资源报社）