信息时代企业文书档案管理工作的规范化

乔英

摘 要：企业档案管理研究的目的在于促进企业进一步实现有序发展，随着社会的进步和发展，信息技术被广泛运用到社会的各个领域。企业文书档案管理也应当与时俱进，突破传统管理办法的束缚，迈上网络化、信息化、自动化发展道路，建立稳定的文书档案管理系统。本文立足于企业文书档案管理现状，对信息时代下文书档案工作挑战进行了分析，提出了促进企业文书档案规范化的相关措施，以期为企业文书档案管理工作提供有益参考。

关键词：企业管理；文书档案；规范化；现状

一、信息时代企业文书档案管理工作的现状

从当前社会背景来看，信息资源已经成为经济及社会发展的重要战略资源，信息化水平也从一定程度上反映了组织的现代化水准。在此背景下，档案管理工作也朝着信息化方向发展，并产生了一系列影响。信息化手段的合理应用不仅极大地提升了企业工作效率，也使得工作变得更加合理、规范、有序。但在具体建设中，档案管理信息化工作还是表现出了一定问题，如过于强调硬件设施建设，而忽视其使用效率；部门缺乏信息资源综合开发利用人才，信息资源共享意识有待加强，安全风险评估、预警及处理工作仍待完善。

二、信息时代企业文书档案管理工作面临的挑战

（一）文书档案管理机制有待完善

从现今文书档案管理情况看，在档案的收集、保管等方面存在诸多问题，如部分企业虽制定了相关档案管理制度，但在实践中却成为一纸空文，缺乏执行力，个别档案管理人员也未能端正工作态度，使得文书档案资源建设备受阻碍，档案丢失损毁现象频现；其次，部分企业因档案管理工作的无序性，使得档案室成为开放场所，无需登记便可自由出入，且有相当一部分文书档案未履行严格的借阅登记手续；除此之外，还有部分企业档案室设备陈旧，档案保管条件不符合相关要求，最终导致部分档案因保管不善而发生了损毁。

（二）档案信息化建设存在滞后性

档案管理工作是一项十分繁杂的工作，涉及到众多的资料，根据形式可分为文字档案、图片档案、声音档案和视频档案等；根据内容可分为文书档案、会计档案、科技档案、业务档案、特殊载体实物档案等。信息化进程使档案管理变得有条不紊，大大提高了档案管理的成效。然而由于资金有限，硬件设施建设的不足等问题，部分企业档案管理整体信息化建设速度仍十分缓慢，难以满足市场与企业的发展需求。

（三）管理人员专业素质参差不齐

文书档案管理人员直接参与档案的管理工作，因此其专业素质在很大程度上影响甚至决定了档案管理效率。但很多企业对档案管理员这一职位缺乏应用的重视，业务培训形同虚设，岗位变动频繁，人员流动大，导致整体档案管理队伍不稳定，档案管理质量达不到要求。

三、企业文书档案管理工作规范化的实现路径

（一）加速文书档案资源整合管理的标准化进程

档案信息整合系统实质上是一个信息资源整合与共享的虚拟网络平台，在这一平台之上，各个实体机构需要通过分工合作完成既定工作目标。因此，文书档案资源整合的前提，就是要实现资源整合标准化，统一技术标准，实现档案信息资源标识、描述、存储、传输、查询、管理、使用、检索等各个方面的规范化，为文书档案信息资源的开发、使用和管理提供可参照依据；要从档案工作特点和现实工作需要出发，从包括术语标准在内的综合标准到包括数据库建设标准和网络设备设施标准在内的技术标准，从文书档案资源整合的管理标准到包括服务标准规范和工作流程在内的工作标准，建立切实可行的档案资源数字标准化体系，为实现文书档案信息资源的有效整合奠定坚实的基础。

（二）提高信息技术水平以实现档案管控的有效性

具体地说，即是要加强对文书档案管理人员的信息安全教育工作，开展定期或不定期的安全教育宣讲，使工作人员充分意识到档案数据的重要性，保证数据录入过程中的信息可靠性和准确性，从而避免失误，保证原始数据的安全性。其次，要加强对工作人员的动态监管，按工作规范、岗位职责对档案人员加以督查和考核，使其了解档案工作，增强事业心、责任感，掌握必要的业务知识和技能，基于实际构建档案存储中心，为企业整体档案管理提供有效的安全保障。

（三）完善档案管理机制，打造专业管理人才队伍

档案管理人员素质欠缺是一个客观存在的问题，也是一个比较难以解决的难点。为此，企业必须高度重视，采取多种途径以改善并提高档案管理人员素质。首先，要为档案室配备专职档案员，并在档案管理人员的选聘过程中，选择科班出身的档案专业人才，保障档案管理工作的专业性；其次，要留住人才，通过提高待遇、加强培训等途径来使档案管理人才流动率降到最低；再次，要加强培训，定期开展业务知识和技能培训，。

四、结语

新形势下，企业文书档案管理工作变得更为系统化、全面化、复杂化。这就要求相关管理工作做到“有的放矢”，通过更新理念、完善制度、加强执行力，保证管理工作发挥成效，为企业稳定运营创造出一个良好的环境。

参考文献：

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