做好机关单位档案测评工作的几点看法

张晔

摘要：做好机关单位档案管理工作，不仅是机关职能工作的考查凭据，而且可为领导正确决策提供科学的依据，也反映出一个单位的管理水平。本文就如何做好档案工作提出几点看法：领导要高度重视档案工作；加强档案人才队伍建设；建立完善的档案管理制度，注重平时基础工作积累；及时完整归档；加强档案信息化建设。

测评工作是机关档案工作目标管理的延续和深化，是新形势下提高机关档案工作整体水平的重要手段。通过测评，机关文件归档质量提高，各门类档案实体收集齐全完整，档案信息资源利用服务不断强化，档案安全保管能力持续增强，机关档案规范化、制度化管理有了新的变化。2015年，通过厅领导及全体档案工作人员的共同努力，内蒙古自治区国土资源厅以自治区本级单位最高分顺利通过了“自治区一级”档案测评。亲历了这次测评工作后，我对如何做好机关单位档案测评工作有一些自己的理解和体会，在这里与大家探讨：

一、强化档案意识，自上而下充分重视档案工作是前提

机关档案是机关职能工作查考的凭据，是领导决策的依据，科学规范管理档案是衡量一个单位管理水平的重要尺度。

要做好档案工作，首先领导要重视档案工作。只有领导重视，档案管理工作所需的人力、物力、财力才能得到充分的保障。

其次是做好档案工作要培养全机关工作人员的档案意识，在文件材料的形成、收集、整理、归档等每个环节，都要严格规范化管理。前些年在档案的收集过程中，经常遇到档案在经办人手中忘记归档，几年后工作调整时才发现自己手中还有未归档文件。这是档案制度不完善所致，给档案管理工作带来了不必要的麻烦，也敲响了警钟。所以要充分认识档案的重要性，管好用好档案。

二、重视档案人才，加强专业教育培训是基础

人才队伍建设是档案事业发展的基础工作。近年来，随着我国全民文化素质的不断提高，档案人员队伍的整体文化程度也有明显提升，但是绝大部分专兼职人员所学专业与从事的档案工作相去甚远。档案人员缺乏理论基础知识，学术能力差，不善于总结和思考，档案工作往往只停留在满足于日常管理和日常利用层面，无法深入，实践经验得不到升华，档案管理形不成科学体系。

要做好档案工作，顺利通过档案测评，必须采取切实有效的办法，进一步提高档案人才队伍的素质。

坚持开展岗前培训，加强继续教育，学习档案基本的专业知识和技能。

单位内部积极开展新知识、新技术、新标准和档案法律法规学习。对新到岗人员及时进行培训，培训合格方能上岗。

聘请档案专家到本单位对档案人员进行进一步有针对性地培训，现场讲解、指导，提高培训实效。

与相关处室业务人员多沟通，请他们到档案部门进行讲解，主动熟悉机关职能活动，更好地把握档案业务知识，以便进行更深层次的档案服务，使档案及档案工作的作用得到充分体现。

聘用档案专业的大学生，聘用有实力的档案专业人员，充实档案队伍的力量，实现档案高水平高层次的管理。

培养开拓性的档案管理人才，不能仅满足于现状，应实施档案观念、档案管理手段、档案管理模式的创新。

另外，不仅在档案部门要有专职的档案专业人员，还应在各业务部门配备相应的兼职档案工作人员，形成以档案部门为中心的档案工作管理网络，保证档案工作的顺利有序进行。

三、建立健全完善的档案管理制度是保障

在档案工作各环节建立规章制度，使档案工作更加具有规范性，可以完善档案管理手段，使档案工作按照标准化要求进行。档案管理工作要做到制度先行，使档案管理规范化、标准化、统一化。

档案管理制度要按照国家法律法规的要求，同时结合本单位实际制定，既要符合国家要求，又要满足本单位的需要，要具有可操作性。

档案管理制度一般包括：《档案管理办法》、《档案分类方案》、《文件材料归档制度》、《档案整理规范》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案统计制度》、《库房管理制度》、《档案人员岗位职责》等。其中制定科学适用的《档案分类方案》很关键，分类方案是整个单位档案管理的框架，使档案管理条理清晰，便于档案管理与利用。

四、做好平时档案基础工作的积累。

档案测评工作是对单位档案管理工作的一个全面考核，从领导、机构、人员、设施设备、文件材料归档与整理、档案资料保管与保护、档案统计、移交、鉴定、检索工具、档案编研、档案宣传、信息化建设等各方面对档案工作进行考核。所以日常工作不能只局限在档案的整理利用上，平时就要按照档案测评要求做好一系列的档案管理工作。不能到档案测评时，才手忙脚乱，临时突击。要做好档案测评工作，主要是做好以下几方面的工作：

成立档案工作领导小组，明确主管领导，明确档案管理机构，确定档案专兼职人员。

完善档案设施设备，档案库房符合国家标准。

各门类档案严格按照档案分类方案及整理规范进行分类、排序、编号、装订、装盒、排架。

档案归档及时，分类科学，保管期限划分准确，目录和备考表填写完整，装订、装盒规范，整齐美观，排列、编号有序，排架科学规范。

档案统计及时、准确，及时向本级国家综合档案馆报送公开信息。

对到期档案进行鉴定，销毁无保存价值的档案，销毁清册、审批手续齐全。

编制各类档案纸质档案目录，编写组织沿革、大事记、重要文件汇编等材料，且编写规范、有连续性。

以不同形式开展档案法律法规宣传工作，利用档案举办不同形式展览，以档案刊物为平台，积极开展档案业务研究。积极收集平时档案利用工作中的档案利用实例，分析其利用的社会效果和经济效果。

五、档案归档及时与完整很重要

在档案日常管理中，档案归档及时与完整很重要，要引起单位领导和全体工作人员的高度重视。

许多单位制定了档案归档制度，但却执行不力。个别工作人员对档案重要性认识不够，责任意识不强，认为只要把文件办结就可以了，归档工作无关紧要，存在重办理轻归档的思想。有的工作人员岗位变动，其经办的文件材料没有及时归档，也没有进行岗位交接，久而久之文件材料不知去向。诸多原因造成档案材料归档的不及时、不完整，直接影响到档案的保管与查询利用，档案的查全率无法保证。

要强化督查力度，实现档案的实时或定期归档，把档案归档情况纳入工作人员的工作考核中，与评先选优挂钩，将归档制度落到实处。

加快办公现代化建设，是提高档案归档及时完整的关键。应当实现利用计算机对工作流程跟踪管理，最好将归档工作作为文件办结的最后环节。不归档的文件材料，系统不能办结，实现档案的同步归档。同时，通过网络监查办理进度，掌握应归档数，以达到真正实现提高档案归档率、完整率。

六、加强档案信息化

加强档案信息化，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必由之路。力争把档案信息化建设纳入单位信息化建设的总体规划中，实现档案信息化与社会信息化的同步发展。

档案信息化建设包括基础设施建设、信息资源建设（档案目录数据库建设、电子文件归档与管理、档案数字化）、应用系统建设（档案管理系统建设、电子文件中心建设、档案网站建设、数字档案馆）、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等硬、软件系统工程建设。

实现档案信息化，使档案管理网络化、数字化、规范化。通过档案网络在线服务，实现档案信息资源共享，提高档案利用效率与效果。

现在机关单位办公自动化系统已经很普及，实现了无纸化办公，有效提高了办公效率，同时也保证了档案的及时完整归档。应用档案管理系统，实现与办公自动化系统的无缝对接，将办公自动化系统形成的各种应归档电子文件元数据和背景信息直接归档到档案系统中，并形成符合要求的档案数据，将业务系统信息与档案系统信息更好地结合起来，灵活运用，使档案信息资源得到充分的利用。