完善中小企业存货内部控制的对策分析

贾艳雪 马春英 张 杨

完善中小企业存货内部控制的对策分析

贾艳雪 马春英 张 杨

存货作为企业的一项重要资产，建立健全的存货内部控制机制、确保其信息的真实可靠性对于企业具有重大的意义，本文阐释了存货内部控制的含义及其在企业管理中的重要性，并从内部控制五要素的角度分析了中小企业在存货内部控制上存在的问题，提出了相应的解决建议。

存货；内部控制；中小企业

一、存货内部控制概述

（一）存货内部控制的含义

内部控制是指企业为了确保业务活动的有效进行，保护其经济资源的安全、完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，确保经济和会计信息的真实完整、正确可靠而制定和实施的政策与程序。在内部控制的概念的基础上，存货内部控制可以理解为企业为保证存货会计信息真实可信、存货资产安全完整，为实现自身的战略目标而根据存货收、发、存与供、产、销各环节的特点所采取的一系列相互联系、相互牵制的方法措施以及程序。

（二）存货内部控制的重要性

存货内部控制直接影响着企业的资金运作效率和企业利润最大化的实现，它是企业整个内部控制体系中的重要组成部分。企业规范存货内部控制的目的是为了保障存货资产的安全性和完整性，加快存货资金周转，提高存货资金使用效益。迄今为止，我国大多数中小企业在存货的内部控制方面仍存在一些问题，这需要我们去分析并找出相应的解决对策。

二、存货内部控制存在的问题

（一）存货内部控制环境存在的问题

企业管理人员的内部控制意识淡薄。由于中小企业资金上的短板以及部分家族式管理的因素，公司的部分领导理论知识欠缺，通常是靠资历及裙带关系上位，即使部分领导有实践经验，随着社会的快速发展，其认识不够深刻等原因，领导对内部控制制度不能有较好的把握，其员工对存货内控在公司管理中的重要性自然认识的不够到位，使得相关内部控制制度不能发挥其应有作用。企业组织结构和职责分配不够合理，由于中小企业的规模、资金、管理方式上均有一定的限制，使人员岗位和职责划分不够明确，缺乏牵制机制。尽管有些公司有相应的规章制度，但大多流于形式，空有文字制度，没有切实实施，体现出我国中小企业内部控制制度不够健全的特点，这同样与中小企业缺少专业管理人员有较大关系。中小企业的企业文化薄弱，内部控制环境没有得到较好的建设，这也极大地影响了存货内部控制的发展。

（二）风险评估意识淡薄

企业管理者对风险评估的认识还不够深刻，认为其没有实际意义，通常在没有制定遇到风险时相关处理方案的情况下就根据自己的经验做出决策，存在一定的投机心理，这使得企业在遭遇风险危机时临时制定相应的风险控制措施，控制结果差强人意。中小企业对风险的应对能力本就较低，在出现风险时极易使企业的发展受到阻碍，严重情况下甚至导致企业破产。

（三）存货控制活动工作不细致

由于中小企业的规模、资金、管理方式上均有一定的限制，人员岗位和职责划分不够明确，缺乏牵制机制。存货的采购、验收、销售与付款；领用及发出；保管及清查；存货处置的申请与审批、审批与执行以及相关记录等方面均存在不相容风险。由于企业员工普遍存在身兼数职，在业务较多时，为提高工作速度，通常只简单的看一下凭单，甚至只有口头询问，给存货管理人员留有了徇私舞弊的空间。又如存货主管人员在采购过程中，同时具有采购材料和验收材料的权限以及拥有保管和清查的权限，本应由相互独立的两个部门人员彼此监督的工作，因为职能的交叉极易导致出现采购人员从中牟取私利的问题，在给企业带来一定经济损失的同时，也会出现其他员工对采购这一“肥差”产生异样的心理和情绪反应，导致企业内部控制失去有效性。大多数小企业在采购前没有制定采购计划，这也是造成企业存货积压、浪费资源的一个重要原因。

（四）存货内部控制信息沟通存在的问题

信息的有效沟通在企业存货内部控制中是及其重要的组成部分。沟通分为自上而下、自下而上、平行沟通等方式。中小企业虽然职工人数不多，但在有效沟通方面仍存在着一些问题。一般上级下达的指示，下级只会全然照做，不会根据自己的经验认识来反馈给上级，不能使措施得到优化。此外，与供应商、客户、政府部门之间缺乏有效沟通也对企业存货有很大的影响。

三、存货内部控制的改进措施

（一）建立良好的存货控制环境

企业应对管理层进行培训，首先在思想上对存货内部控制提高认识，在此基础上，提升管理人员的存货内控理论，使理论与实践相结合，制定出适合本企业的存货内控机制，再通过管理人员对下面的员工进行培训，这样既节约了部分培训费用，又能使存货控制的思想深入人心，构建更完整的企业文化，达到存货内控应有的控制作用。

（二）构建有效风险评估机制

内部控制的实质就是风险管理。市场发展越迅速，企业所面临的风险越多。尽管小企业的资金及人员有限，但为了企业的长远发展，制定有效的风险防范体系，提高风险防范水平，对小企业来说是非常重要的。应该建立企业的风险文化，由专门的管理人员识别企业面临的风险和机遇，分析公司潜在的风险，结合公司的战略，构建相应的风险评估机制和应对策略。

（三）完善存货控制活动

通常在企业规模和资金允许的情况下，企业的采购、验收、保管、发货及清查应由不同的人员负责，或者在容易出现舞弊的重要环节安排两个独立部门人员进行分工负责，确保存货相关经济和管理业务能够实现不相容岗位相分离。例如授权审批与执行业务的职务应相分离、执行业务与监督审核相分离、存货保管与会计记录职务相分离。同时，应该制定合理的采购计划，确定材料、在产品、产成品的比例，对存货的采购实行预算管理，避免产生存货积压浪费的问题。

（四）加强存货内部控制的信息沟通

企业的各部门之间应在保持与供应商、客户、政府等的纵向沟通的基础上进行部门之间的横向沟通。企业的详细存货信息包括收、发、结存情况要向管理层提供详略得当的信息。若是经过计算统计在达到经济利益最大化的前提下，可以引进先进的网络技术，保证信息迅速高质的传递，同时可以实现各部门之间实现信息共享，互相交流工作经验，降低存货管理风险。丰富企业文化的同时还可以使管理层在掌握企业信息的基础上发现和了解企业存在的问题，及时的调整企业的经营策略，进而为企业带来更长远的发展。

四、小结

综上所述，企业内部存货内部控制在企业经营管理中占有重要位置。良好的内部控制制度以及科学的企业管理方式可以促进企业实现综合成本的降低。企业所有员工应在管理者的带领下共同打造一个良好的内部控制环境，根据企业实际经营管理状况，建立合适的存货内部控制机制，在此基础上监督机制的如实运行，成为企业实现利润最大化的重要步骤。

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（作者单位：沈阳大学）