计算机技术对办公自动化的具体影响探究

赵志鹏

摘 要 办公自动化是近些年来各单位办公的主要趋势，办公自动化需要以计算机技术作为主要的技术支撑。所以计算机技术在单位办公中发挥了越来越重要的作用。文章以计算机技术在办公自动化中的运用为着力点，介绍了我国运用计算机技术办公自动化的发展现状，同时也进一步分析了利用计算机技术在办公自动化过程中存在的相关问题，并针对这些问题，提出相应的可行性措施。

关键词 计算机技术；办公自动化；影响

中图分类号 TP3 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2016）163-0076-02

随着科技水平的不断提高与信息技术的不断运用，办公自动化逐渐成为可能。所谓办公自动化，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域，尤其是对计算机相关技术的使用，更是办公自动化的一种形式，目前在许多行政单位，与事业单位都采用计算机技术，以更高效的进行自动化办公。

1 计算机技术在办公自动化领域的发展现状

在我国目前，计算机技术广泛运用于行政单位，事业单位以及相关的企业单位，使得办公自动化成为一种便利成都高，高效率的办公模式。计算机技术在办公领域的运用的发展现状，主要体现在一下几个方面。首先，计算机技术在办公自动化的运用更趋向于智能化的发展，采用较为先进的计算机技术，使单位在办公过程中能够实时有效的掌握办公的进程，比人工监督管理更具智能性。其次，使用计算机技术进行办公，推动了我国办公自动化的时效性，目前，我国各单位一般都会根据本单位的业务以及所要办公的范围标准采用不同的计算机操作程序，这些操作程序一般都比较固定，所以办公人员只要将所需要的数据直接输入，便可以很快得到想要的结果。这样的模式很大的提高了我国办公自动化的效率，增强了办公自动化的时效性。最后，我国已经将计算机技术作为办公自动化的首要技术，足以说明计算机技术在办公自动化中的发展地位。这些发展现状凸显了我国计算机技术的重要性，但是，这并不意味着计算机技术在办公自动化领域已经发展的很完善，这其中在运用和发展过程中还存在相关的问题，这些问题也就严重影响了办公自动化化的发展。

2 计算机技术在办公自动化中的重要作用

2.1 扩大办公范围，优化办公环境

办公自动化的形式主要表现在办公范围的扩大化。所谓办公范围的扩大化并不是指空间范围的扩大化，而是指所要办公的领域的不断深化，这一点利用计算机技术便可以很好的实现。各办公部门之间通过计算机技术进行文件传送，或一些相关立项的研究，减去了人工作业的时间与地点。同时，不同单位、不同合作团体之间也可以利用计算机技术对立项进行很好的洽谈，进行本单位产品内容的介绍，以形成品牌效应，促进商品的营销。所以，计算机技术运用于办公领域，在很大程度上减轻了空间和时间的障碍，扩大了办公范围，优化了内部与外部办公的环境。

2.2 提高办公自动化的运行效率

提高办公自动化的运行效率，主要体现在，利用计算机特有的办公操作技术进行操作，可以在很短的一段间内实现结果的出现，减轻了人工办公时的繁重的任务量，同时，利用计算机技术进行相关的系统操作，是一种科学的技术手段，在利用计算机技术的操作过程中，所获得的数据结果相比于人工操作准确度更高，参考的数据更有价值，数据的准确性也就决定了办公过程中的运行效率的高低，因此，利用计算机技术，提高了办公自动化的运行效率。

2.3 提供了大量的可利用的信息

信息化的时代，掌握大量的信息也是一种财富，企业在办公过程中可以根据自身的需求利用计算机技术获取大量的信息，信息的收集，为单位办公提供了更好的信息参考数据，同时也可以根据外部的信息，对单位内部的方案进行调整，与时俱进，及时进行相关的技术以及制度的创新，实现最大化效益。随着时代的发展，信息是沟通单位内外部的一个很好的途径，计算机技术为单位提供了获取信息的平台，因此可以说，计算机技术的使用，为办公自动化提供了大量的可靠信息。

很好的利用计算机技术进行相关的操作，可以将计算机技术对办公自动化的优点发挥到极致，但是在现实的运用过程中，不能合理的运用计算机技术，或者对计算机技术的掌握不够熟练，也就在很大程度上降低了计算机技术的利用率，这些问题在某些行政单位、事业单位以及企业单位普遍存在，因此，必须很好的解决这些问题。

3 计算机技术在办公自动化的利用过程中存在的问题及相关的可行性建议

3.1 相关计算机技术系统的安全度有待提高

利用计算机技术进行自动化办公，是一种较为便利的条件，但是，存在与之相应的问题就是，利用计算机技术办公过程中，相关的系统保密性不全，一些重要的文件没有一个合理的安全保密程序，这也就使得在办公过程中，由于安全性不高的操作，使得单位内部的重要数据、重要信息被泄露，这样一来就会给相关的单位造成很大的损失，所以计算机系统在办公自动化过程中，没有一个良好的保密系统作为支撑，是很难确保计算机技术在办公过程中的安全性与可靠性。

针对这一问题的出现，必须采取相关的技术手段对此进行系统的安全的保障，首先，相关的单位在办公自动化过程中需要根据自己公司的需要设置更好的智能保密系统，并将文件的保密工作集中在更少的人管理，避免多人利用计算机技术操作过程中使信息泄露，同时，还要加强计算机保密系统的研发与运用，将保密技术发挥到更好的作用，最后，要加强对计算机的定期排查力度，对计算机的保密系统进行定期的维修排查，以便在第一时间发现信息泄露源，及时进行相关补救措施。

3.2 相关工作人员对计算机技术的操作能力欠缺

这一问题突出的表现在相关的行政单位进行计算机技术的办公。相关行政单位的办公人员一般任职时间较长，年龄较大，所以对一些新兴起的计算机技术掌握的不够全面，以至于在实际的利用计算机技术进行办公过程中的效率低下，甚至也有可能会产生错误的操作，这样也就严重影响了我国的办公自动化的进程。

所以，为了更好的解决这类问题，相关的单位必须进行定期的计算机操作技术的培训，对一些计算机技术操作进行合理的规范，让办公人员的操作能力提升，同时相关的操作人员也要从实际的办公中掌握相关的技术操作要点，严格的规范自身的行为，提高自身的办公？水平。

4 结论

在办公自动化已经成为一种重要的办公发展趋势的今天，必须要重视计算机操作技术的重要作用性，认识到计算机操作过程中存在的不足，并及时加以改正，让计算机技术很好的发挥其优点，提高办公自动化的效率水平。

参考文献

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