论人才中心档案信息化管理

于洋

（吉林省洮南市人力资源和社会保障局吉林省洮南市137100）

论人才中心档案信息化管理

于洋

（吉林省洮南市人力资源和社会保障局吉林省洮南市137100）

档案是伴随一个人一生的独特身份符号，是众多信息源中的一个基础信息，其作用和价值在现代社会当中愈来愈显得愈来愈重要，但在我国人事档案管理上仍存在滞后性，即便是在网络应用十分普遍的今天，个人想要从网上查询自己档案信息，例如档案现保管地信息、个人的就业基本信息、与用人单位的劳动关系信息等，依然是难以顺利实现的，因此人才中心档案信息化管理水平仍有待提高、管理措施仍需进一步完善。

人才中心；档案；信息化；管理

随着我国人才流动的日益频繁，对传统人事档案管理提出新的要求，传统的档案管理方式必须和先进的计算机信息技术相结合，建立网络化的人事档案管理系统，才能使全国各地人才市场和具有人事档案管理权的企事业单位的人事档案实现互联与共享。

1 概述

（1）人才中心档案信息化管理的定义。人才中心档案信息化管理是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，人才市场档案管理活动全面应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行管理处置，使其可以为社会企事业单位和个人提供便利服务的行为。

（2）人才中心档案信息化管理内容。①基础设施的建设。这其中应当建设的内容有计算机软硬件设施建设和应用系统建设，这两者分别是档案信息化管理当中不可缺少的基本条件和技术保障；具体来讲就是统一各级人才市场网络硬件配置和提供网络拓扑标准，并在局域网中做好数据备份系统及灾难应急工作，保证意外发生时能自我修复，因为档案信息是不能对所有大众公开，所以采用Internet互联的时候，需要相关技术标准。而如大多数企业中采用的VPN技术，可建立相对独立虚拟专网，对传输数据进行加密，提升档案信息的安全性，另外，还应当有统一防火墙的配置标准，来对服务器进行保护使PC终端免受外部攻击；②人才队伍的建设，在信息化时代应当培养出具有现代化意识和科技化意识的档案管理人员，这些档案管理人员不仅有过强的专业知识，还应有较宽的自己的知识面并掌握现代信息管理技术，成为既熟悉管理业务知识又懂得计算机管理技术的双重知识结构复合型人才，如人才市场档案信息化管理当中将纸质档案转化成电子档案时OCR技术就能达到这种目的，通过自动识别图文，可将纸质版文字转化成TXT或DOC文档格式，结合电子扫瞄仪能将纸质档案快速高效地转变成电子档案，而这就需要专业的人士去操作，所以人才市场档案信息化管理必须要有扎实的专业知识，还应当对现行的相关计算机技术有较好的了解和掌握；③强化档案管理的安全建设，信息技术为档案管理在提供高效、快捷服务的同时，也给档案管理带来了不少的安全隐患，可能会因为个人原因或其他原因导致档案信息的丢失和泄密，这就要求信息化档案管理应当注重电子档案的保存环境和保存方式，必要时应当对一些重要的电子档案进行备份和维护，确保资料的完整性；另一方面，档案的信息化管理也需要相应的法律环境和手段为其保驾护航，根据社会的发展制定出人才市场档案信息化管理工作的各项法律规章制度，是人事档案管理有章可循。

2 加快人才中心人事档案信息化管理途径

（1）加大资金投入，开发一整套人事档案管理系统。随着流动人员及大中专毕业生每年累积增多，湖南省人才流动服务中心库存人事档案数量成倍增加，现行管理系统已不能满足档案管理所需，且人事档案信息多而杂，建立一整套人事档案管理系统势在必行，这套系统既要包括内部管理系统，又包括远程使用、服务系统。内部管理系统将档案原有的基础数据重新导入，并在现有的基础上进行完善，使之拥有一个大型人事档案信息数据库，让常规性查阅利用、统计、调取等实现自动化，替代现行人事档案管理繁琐的入库查询、效率低下的人工调取等，提高人事档案管理的利用率和管理水平等，远程管理系统应将存档人员档案基本信息上传至网络服务后台，流动人员凭身份证或其他有效证件进入网络服务界面即可实时查询，有效提高效率和质量，从长远来看，通过一次性资金投入、借助专业技术力量，开发建设市场化人事管理系统，将获得比投入更大、更有效的产出，实现远程服务和资源共享。

（2）提高管理水平，整合服务机构多方面资源。目前大多数有档案托管工作职能的是政府所属人才服务机构，其人才服务业务范围十分广，除了从事人事档案管理外，还包括人才招聘、人才培训、职业提升等等，人事档案管理系统开发建成后，应将与流动人员相关的信息全部打包录入系统，既包括档案原始信息，也包括当前职业信息，据此整合机构各业务领域信息，实现信息整合、资源共享，人才招聘可组织招聘企业在档案管理系统数据库中搜寻匹配人才，降低招聘成本，缩短招聘周期；人才培训可通过分析入库流动人员的信息，针对性开办培训业务，推出相关培训信息，提高业务效益，节约宣传成本，另一方面，档案管理服务部门也可以利用人才招聘、培训的相关资源，向企业推荐人事管理中的优秀人才，向流动人员推荐相关企业，促进人才就业、实现互利多赢。

（3）加强培训力度，提升档案管理人员信息化技能。实现档案管理信息化建设，一套完善的管理系统只是基本，要实现长期稳定的管理服务预期，更需要拥有一大批高素质高水平的档案管理人员，人事档案管理操作人员不仅需要具备较强的业务素质，而且要具备操作并使用管理系统和网络安全的防护措施能力，这些能力的具备和提升，需要人事档案管理机构加强对管理人员的培训力度，创造更多的培训交流机会，使管理人员提升自我业务水平和能力。同时，管理人员也要在思想上树立正确的档案管理信息化意识，能够充分认识到档案信息化建设的重要性，积极配合信息化建设步伐作出能力调整，有意识地加强自身档案管理信息化方面的学习，提升自身业务技术和业务能力，增强工作的责任心和使命感。

综上所述，档案信息化管理是一项长期、全面而具体的工作，应当注意到方方面面的问题，还需要所有档案人员的积极参与与配合。其中管理型人才队伍建设对档案信息化管理的质量起着至关重要的作用，因此，人才中心档案管理信息化的实现就要应把提高工作人员的计算机技能作为目前档案部门素质教育的重中之重，而且信息化是当今世界发展的大趋势，档案馆信息化管理是势在必行，因此只有克服困难，迎头赶上，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。

[1]潘伟喜.网络技术对传统档案管理工作的主要影响.档案时空，2004（8）.

[2]杨公之，主编.档案信息化建设导论.北京：中国档案出版社，2001.

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2016-10-12