浅谈档案数字化

许丹峰

（国网浙江兰溪市供电公司浙江兰溪321100）

浅谈档案数字化

许丹峰

（国网浙江兰溪市供电公司浙江兰溪321100）

随着现代社会科学技术的快速发展，传统的档案管理模式已经不能满足社会需求，为了更好的发展档案事业，档案数字化势在必行。本文将对档案数字化的含义、档案数字化的优点、过程中将会遇到的问题及对策等方面进行阐述。

档案事业；档案管理模式；档案数字化

档案是一个国家和民族的历史记忆，是人类继承并传承历史文明的重要素材，它形成的方式多种多样，有文字、声音、图像以及其他各种方式载体。档案是一种原生态的信息资源，是一种原始的历史记录，是社会发展、人类生命活动的记录仪。中国自古以来便是一个重“史”的国家，所以我们国家的档案管理工作一直以来便得以重视，档案的保存和管理随着时代的变革并未停止，而是不断地发展，在历史的长河中不断进步，不断创新，并且取得了不错的成绩和丰富的经验。

时移世易，科技的高速发展给档案事业提出了更高的要求，随着信息数量、信息传播速度等的快速增长，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的要求，档案数字化已成为档案事业的必然趋势。

1 档案数字化的含义

档案数字化是随着现代计算机技术、扫描技术、存储技术等高新技术的发展而产生的一种新型的档案信息形态，就是把各种载体的档案信息转换为二进制代码，以数字化的形式储存，网络化的形式连接，利用计算机系统进行统一管理，形成一个有序的、结构化的档案数据库，通过互联网进行计算机检索时，可以及时、准确、便捷的给用户提供利用，使档案资源信息可以得到共享。档案数字化可以打破传统档案工作模式的种种局限，提升档案信息的利用价值。

2 档案数字化的优点

2.1 节省存储空间

现代社会的快速发展给档案管理部门带来了新的挑战，资料文件日益增多，其中一些需要保存的时间较短的文件可以采用数字化方式来代替实体档案原件进行管理，从而减轻档案库房的存储压力，实现档案存储空间的最大利用率。

2.2 提高工作效率，降低利用成本

档案数字化之前的检索工作有时需要大量的时间和人员，浪费了人力和时间，大大增加了档案信息利用成本。档案数字化之后，用户可以通过计算机网络查询方式检索自己需要的相关信息，不需要到档案管理部门查询调阅实体档案，不仅提高了工作效率，而且传统的手工档案信息检索过程中可能造成的人力和时间的浪费就会减少，从而降低利用成本。

2.3 提升档案信息利用率

档案数字化是把数据信息以数字化形式存储在网络上，档案信息不再只局限在档案管理部门，其他部门工作人员或是社会公众可以通过互联网查询自己所需信息，这样可以大大提升档案信息的利用率。

2.4 避免实体档案的损坏、丢失

有时候同一份档案可能会有多个部门借阅使用，在翻阅过程中，借阅人员可能需要多次翻阅，而翻阅次数的增加，会增加纸张磨损残缺的概率；因为工作需要，有时还会将档案借出档案室，如果借阅者马虎大意，还会将档案丢失。而档案数字化则可以很好的解决这些问题，因为档案数字化是将实体档案信息转化为数字化信息存储到计算机系统中，所以借阅人员只需要在网上检索查询自己所需档案信息即可，无需借阅实体档案，这样就可以避免实体档案在借阅过程中可能出现的损坏、丢失状况。

3 档案数字化过程中遇到的问题

3.1 档案数字化硬件设备及软件问题

档案数字化主要需要三类电子设备：①采集设备，主要有扫描仪、声像信息采集卡等，这类设备的价格较高，并不是所有档案管理部门都拥有；②存储设备，主要有磁盘、光盘等，这类设备更新较快，如果不定期检查更新，原有的存储设备一旦被淘汰，那么有些信息很有可能面临消失；③利用设备，主要有计算机、打印机等，计算机硬件出现故障，若能修复，也不能确保档案信息不受影响，有些信息很有可能因此出现错乱现象，重新整理需要很长时间；若不能修复，那么存储在里面的一些信息甚至会出现消失现象。由于各种原因，有些档案管理部门设备严重不足，给档案数字化工作带来了很大困难。

目前没有一个合适的档案管理信息系统，档案管理部门使用的系统有些是自主研发的、有些则是外购的，相互之间不能通用，而且使用的计算机型号不一、规格各异，不能达到资源信息共享的目的，这就在很大程度上阻碍了档案数字化的发展。

3.2 档案数字化网络安全问题

档案数字化工作是在计算机网络上进行的，所有的信息都是通过网络渠道进行，但是现在的网络并不是完全安全的。随着计算机的不断发展，网络安全问题也日益突出，各种各样危害性极大的网络病毒、网上骇客的不断攻击、不轨之徒的网上窃听和篡改信息的行为等不断地在侵害网络世界，使得网络安全问题成为了档案数字化发展过程中的最大障碍。

4 解决档案数字化问题的对策

4.1 加大硬件投入力度，统一软件系统工具

向相关部门领导说明档案数字化工作的重要性，尽量争取更多的设备资金，这样在选择产品时就可以选择先进性和安全性高的设备；开发统一的档案管理软件系统，使用型号一致的计算机设备等，让档案数字化工作可以更好的进行。

4.2 引进更加先进的软件技术

面对网络完全问题，档案部门可以引进先进的软件技术，如防病毒软件、设置信息访问身份验证、对于机密内部文件设置加密操作等，可以有限的防止信息在传输过程中可能遇到的病毒侵害，骇客入侵等现象，以此保证档案的安全和完整。

5 结论

档案一直是社会发展的重要信息资源，之前由于技术原因，使得它不能被很好的利用，但是现在技术问题已经解决了，所以档案的发展也越来越受关注，而档案数字化则是顺应潮流，适应信息化时代发展的新要求、新措施，是档案事业发展的必然趋势。档案数字化是一个非常细致的工作，需要进行长期的筹划，但是做好了可以给档案管理工作带来许多方便和快捷。档案数字化的特点是依赖现代信息技术，如果没有相关信息技术及设备的支持，档案数字化也只能是纸上谈兵。

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