事业单位办公自动化（OA）系统的管理研究

陈雨薇

（新疆维吾尔自治区科技发展战略研究院 830011）

事业单位办公自动化（OA）系统的管理研究

陈雨薇

（新疆维吾尔自治区科技发展战略研究院 830011）

事业单位正在逐步构建办公网络，其在日常办公中处理的事物和信息越来越多，办公效率也受到影响，在信息收集、处理和分析的过程中就需要强有力的办公信息系统。自动化办公系统对于事业单位的信息处理、工作效率大有裨益。本文对事业单位办公自动化系统的管理进行了细致的研究。

事业单位；办公自动化；管理

在计算机技术广泛地应用到办公系统之中的时候，事业单位也逐渐实现了办公自动化。事业单位在新的时代如果要与时俱进，继续服务现代社会，就必须提升自身的办事效率，更新办公手段。办公自动化（office automatic，简称OA），是指将信息技术融入到现代办公之中去，从而形成的全自动的办公体系。办公自动化是信息技术发展到一定阶段之后在各个行业之中广泛应用的成果。和传统的办公系统相比，它具有成本低、效率高的优点。事业单位办公环境中引入办公自动化是满足其在新时期的信息交流方式的重要的途径。但是行业之间的差距是比较大的，办公自动化系统如果千篇一律必然不能够满足事业单位办公要求，设计针对事业单位的、专业性强的办公自动化系统成为一种必然趋势。

1 事业单位办公自动化系统所需功能模块

事业单位自身的办公需求是在设计事业单位办公自动化系统之前必须要思考的问题。事业单位办公自动化系统的构建需要以互联网技术为支持，将办公程序平移到系统上进行运作，这样事业单位的办公工作可以变得更加简便，并且不同的系统之间可以进行自由地交流。办公自动化系统在和事业单位契合的过程中需要考虑事业单位独特的办公需要，并在此基础上进行升级系统的开发，开发过程中应该确保在不投入抬高成本的前提下让系统实现多种功能。在办公化自动系统初期运行的时候，在数据传输的时候效率低下的问题难以避免，并且伴随着时有发生的数据传输错码，这种情况下就必须从完善功能的角度上来解决系统存在的问题，使得系统日趋完善。

大多数办公自动化系统的设计都建立在C/S结构之上，这种结构允许多种操作系统共同兼容在办公自动化系统之中，并且让办公自动化系统能够在互联网下进行操作。客户端可以方便地传输和接送数据，运用WORD软件编辑文档，运动CAD软件编辑图片。C/S主结构之下存在一种辅助结构I-IS结构，并在客户端软件之中使用OUTLOOK软件，这就使得办公自动化系统能够在互联网信息平台上随时随地进行数据交换和信息的分享。高度的信息集成程度是办公自动化系统必须要有的功能，让各种信息和数据都能在数据库之中存储起来。

通过以上分析，事业单位办公自动化系统的模块基本上可以确定了，需要具备自身应用服务器、数据库和客户端浏览器工具服务器。作为事业单位办公自动化系统的最终部署设备，事业单位的应用服务器在系统运行的过程中对系统的各种功能进行管理，本设备起到统筹兼顾、统领大局的重要作用。办公自动化系统的最终客户端通过客户端浏览器展现，处于本系统之中的用户只要正常的安装IE浏览器即可，不需要进行额外的软件安装。从系统维护的层面上来件，客户端机器需要和事业单位的应用服务器连接起来才能发挥系统真正的作用。数据库服务器则为整个办公自动化系统提供强大的数据存储功能，让系统在正常的状态下运行。

2 事业单位办公自动化系统的开发

（1）要进行完善的办公自动化系统的开发。在上述针对办公自动化系统开发的功能模块探讨中我们可以得知模块开发首先需要考虑进行基础库的开发，然后进行底层模块的开发，然后再进入到应用层模块的开发。开发出的任何一个层次的模块都可以单独进行使用，并在各个层次的模块之间有效衔接是指成为一个整体上的程序。基础库的开发主要针对系统的主页面进行设计，大多采用ASP技术，保证界面在系统中是一致统一的。在系统功能模块设计之中，应该考虑用户登录和注册、用户权限管理、用户文档权利管理、信息传输平台设计等。在开发C/S结构模式的时候，应建立在事业单位办公需要基础上进行网页设计。用ASP软件进行登录界面设计，设计好登录界面之后可以用账号和密码进行，进而进入到办公自动化的系统平台之中。系统数据库的设计需要应用SQL Server软件，在考虑事业单位办公自动化系统应用特点的基础上进行规范的数据库建设，进行良好的后台数据处理功能和数据存储功能。数据库需要和系统的各个功能之间建立起衔接，在考虑事业单位办公需要的基础上进行各种方案的设计，另外还要考虑到数据本身的字段长度以及其在后续发展之中的扩展问题。

（2）要控制办公自动化系统工程流程。设计事业单位办公自动化系统应该考虑控制工作流程的问题，使得各个业务单元都纳入工程流程控制体系之中来，用于在系统运行过程中只需要运用属于自己的业务流程就可以了。流程引擎可以帮助各项业务顺利完成，并在不同部门之间完成信息的流转。另外，流程引擎在满足事业单位办公的基本流程之外，还具有较高的兼容性。比如当系统在传递错误的文件的时候，可以将公文重新返回数据库中进行公文修改。另外，系统还有完备的查询功能，能够将公文在系统中的处理过程完全展现出来。办公自动化系统之中的各项功能模块和业务处理流程都需要采用统一的模板，并使用统一接口进行集中化管理。

另外，笔者需要提出的是在职能时代到来的新时期，很多事业单位正在探索办公系统APP开发，将办公系统从电脑转移到智能手机之上，让办公变得更加即时、便捷，事业单位应该考虑手机办公的安全性和严谨性，保证事业单位能够在安全的范围内实现便捷的办公，将事业单位办公工作引领到更加轻松和简单的氛围中去。

总而言之，事业单位办公自动化系统一方面要满足自动办公的基本要求，另一方面还要和事业单位的办公需求相匹配，从而完成事业单位独有的办公需求。事业单位作为社会服务单位，办公自动化系统的使用可以使得自身业务流程完全透明，提升公众对其的印象，提高自身的服务质量，能够高效地完成事业单位的本职工作。

[1]李志刚，王光旭，关昌慧.机关事业单位办公自动化系统的设计与实现[J].硅谷，2012.

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