文书档案的现代化管理策略

周家灵

（广西水文地质工程地质队 广西柳州 545006）

文书档案的现代化管理策略

周家灵

（广西水文地质工程地质队 广西柳州 545006）

对于企业以及其他组织的管理工作而言，文书档案能够提供非常关键的信息，对于企业及其他组织来说，是非常重要的。因此，只有加强对文书的管理，促使管理方式科学到位，才能够协助组织处理好各项工作，促进组织的发展，提高实际的办事效率，尤其是在新的形式下，随着信息技术的不断加强，探索新形势下，加强对文书档案的现代化管理策略更显得尤为重要。

文书档案；现代化；管理

引言

伴随着信息技术的飞速发展与进步，创建完整和健全的档案管理制度，提高文书工作者的综合素质，强化文书人员档案意识，提高文书工作者的综合素质，提升档案管理水平是现代档案管理工作的必然趋势。当前。随着计算机和网络技术口新月异的发展和普及应用，大部分企业的文书档案管理都实现了现代化管理和利用，取代了部分手工劳动，减轻了档案管理人员的劳动强度，同时又提高了工作效率，使文书档案管理能够适应不断发展的新趋势。本文以建立文书档案现代化管理策略为研究目的，对创新当前文书档案管理模式提出几点建议。

1 目前文书档案管理存在的问题

1.1 办公室文书档案管理工作重视度不够

大部分企业，及一些组织单位，虽然在工作规划中，规划了文书档案管理工作，但是在实际操作中却并不认真落实，究其原因，是对文书档案管理工作认知程度不够。受传统管理理念的栓桔，部分企事业单位领导仅仅把办公室文书档案管理作为一种可有可无的辅助手段，认为只需对单位日常工作活动进行简单记录、收集，以备不时之需，没有意识到文书档案对于单位工作的审计辅助功能和对企事业单位发展的引导作用。从而导致整个单位对于文书档案管理工作重视程度低，工作人员在文书管理过程中对自身的工作职责认知不到位，又缺乏系统的理论指导，很难高效科学地工作，文书档案管理的滞后现象时有发生。

1.2 文书档案资料规范化不足

根据上文所叙述的，文书档案管理是一项非常繁琐和复杂的工作，并不是简单的记录数据、整理资料，而是有着对文书资料进行整合以期提供借鉴价值的内在需求，要以科学的理论为指导，讲究适宜手段的运用。在现有的文书档案整理工作中，材料混杂、散乱的现象屡见不鲜，部分文书档案虽然装订成册，但是没有条理，格式未能统一，致使文书档案之问难以区分，给查阅人员带来了极大困难，不利于文书档案功效的发挥。

1.3 档案现代化管理人才水平不高

伴随着文书档案管理工作日益重要，因此一定要认识到，专业和先进的人才是进行文本档案现代化管理革新的关键。当前我国的档案管理专业人才的素质普遍较低，行业内难以找到与国际文档管理体系相适应的高端人才。这种人才缺乏及素质低下的情况可以从政府，企事业单位等多个行业体现出来。①政府的文本档案管理人员大多年龄较大，在日常工作中容易用旧的操作习惯进行文档管理，难以学习新的知识和管理方法，仅停留在收发整理的阶段，难有创新。②在企事业单位也存在同样的问题。企业应对社会的发展趋势反映较敏捷，但是由于资金及技术上的缺乏，使得企业往往选择继续使用原有的文本档案管理办法，少有革新，不利于适应社会的发展需求。

2 文书档案现代化管理的策略

2.1 加强单位领导对文书档案管理工作的认知程度

让领导提高对于文书档案管理工作的认识是企业或者组织工作的基础，文书档案管理工作在领导阶层的支持系，可以获得更为完备的基础设施和人员配置，便于提高管理效率和管理水平。很多领导对于文书档案管理不够重视的原因不仅来自于自身的意识缺失，还可能是由于档案管理人员对工作的不重视，形成的档案资料并为体现出良好的指导意义和实用价值，从而形成了文书档案管理失效的恶性循环。为此，文书档案管理人员应当从自身做起，做好档案的宣传汇报工作，做好包括《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》等档案相关政策法规的传达工作，让领导深入的认识到文书档案的重要和必要性，汇报方式应尽量多样化，避免单一形式的低说服力，积极主动的争取单位领导和职工对文书档案工作的理解和支持，进而推动文书档案管理的规范化、科学化、现代化进程。

2.2 加强文书档案管理的信息化建设以实现管理的规范化

伴随着信息技术的飞速发展，当前文书档案管理工作一定要加强现代化科学技术的应用，以促进现代化管理的规范化。文书档案人员要严格按照规范程序办理公文，结合工作实际，制定相应的规章制度，努力实现档案管理、归档统计、文件处理程序、档案保密、档案借阅、档案鉴定及销毁七位一体的管理方式。同时，还要加强文书档案管理的网络科技管理模式，加强科技对文书档案管理的支撑，加强对文书档案管理的硬件和软件技术建设，加强文书档案在全球化网络资源中的整介。总之，加强现代化文书档案管理的信息化建设，实现管理的规范化，是文书档案管理工作的发展趋势。

2.3 增强档案团队的力量以提升档案工作者的整体素养

只有拥有素质更高的档案团队才能在档案管理中不断进步和发展，所以团队中文化水平各不相同，团队的内部力量不够稳固。所以要建立一个精通业务、管理规范、风气端正以及服务质量好的档案团队。加入竞争的要素，实施优胜劣汰、举贤任能、唯才是举的管理机制。档案管理的人才是具有知识和管理的双而人才，正因为其信息的内容和档案工作的专业技能说明了档案工作是知识性的脑力劳动。现在，对于档案工作的现代管理方法是运用计算机技术，也就是所谓的档案计算机管理。所以每个档案工作者需要尽快地适应现在的社会，学会利用现代的科学技术去处理档案工作中的实际问题，否则很容易被社会所淘汰。因此要求档案人员有现代技术作为支撑，拥有大量的电子知识，对于现代办公软件的使用和制作等方面的知识。

3 结束语

本文结合文书档案管理中的问题，提出了文书档案现代化管理策略，具体包拓宽信息资源共享空间括：加强单位领导对文书档案管理工作的认知程度，加强文书档案管理的信息化建设以实现管理的规范化，增强档案团队的力量以提升档案工作者的整体素养。

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[2]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011（20）.

[3]陈 亮.浅析文书档案的信息化管理[J].中国管理信息化，2011（13）.

[4]贺燕南.文书档案的现代化管理策略[J].办公室业务，2012（01）.

G275.2

A

1004-7344（2016）14-0007-01

2016-4-28

周家灵（1971-），女，广西灵山人，助理馆员，大学本科，主要从事档案管理方面的工作。