基于电子文件归档与移交体系的构建研究

曾波

（国网陕西省电力公司商洛供电公司 陕西商洛 726000）

基于电子文件归档与移交体系的构建研究

曾波

（国网陕西省电力公司商洛供电公司 陕西商洛 726000）

本文主要研究了电力行业中电子文件资料在归档与移交过程中存在的风险以及具体改进的办法，同时还探讨了电子文件资料归档与移交系统在具体建立过程中其相关要求有哪些，在结合体系、构造要点的基础上，将电力企业电子文件归档及移交系统的有效方法进行了有针对性的探讨。

归档；电力企业；安全性；可靠性

为了进一步加强电力企业档案维护管理由传统的手工整理向着数字化的管理方式转变，进而促进电力企业档案整理工作实现可持续的发展与进步，本文将具体分析并努力证实电子文件资料归档与移交系统成功有效构建的可实施性，并结合系统构建的相关重点，为建立完善的电子文件资料归档与移交系统提出了科学的建议。

1 电子文件资料归档与移交系统的构建相关要求

电子文件资料归档与移交系统的构建应该以电力企业部门或单位在日常活动中总结出来的具有在日后工作中能服务于电力企业的电子文件资料的归档为主要原则，且电力企业的电子文件归档与移交人员一定要尽职尽责的保证电子数据和有关电子文档的严谨性以及确保归档与移交的电力企业电子文件具有较强的事实依据。此外，电子文件资料的归档与移交系统构建还应遵守业务数据方面的电子文档资料归档及移交的整个过程管理与文档一体化的方式，进而在确保业务数据完整的同时，保证其安全性较高。有了这些基本的电力企业电子文件的归档与移交的准则，那么就需要对其作出相关的要求，以便实现电子文件在电力企业中存在的意义与作用。首先，电力企业的电子文件资料管理人员要具备一定的专业素养，因其需要将文件资料的真实可靠性进行有效的辨别，不能出现常识性的错误。再将电子文件资料及时转交给档案保管机构，并由档案保管机构对电子文件集中保管。如果不能在脱机环境中移交电子文件资料给档案保管的机构，那么就务必先对电脑进行杀毒处理，在确保网络环境安全的情况下再进行移交的工作。

2 电子文件归档体系与移交体系的构建关键点

（1）归档体系构建关键点。①电力企业电子文件资料的鉴定方面：鉴定在上文中也提到过，即对电力企业电子文件资料的真实与可靠性进行鉴定，也要对其完整性与有效性做全面鉴定。电力企业电子文件档案管理人员完成鉴定工作之后还要将其移交给档案管理机构进行二次鉴定。如果在电力企业档案内部的管理人员鉴定过程中发现文件资料有不同的问题出现，那么就应该将其返回给资料供应的对应部门，让该部门将资料进行整理与核实之后重新上交电力企业档案管理人员手中。在档案管理机构鉴定通过后，确定电子文件的机密等级以及归档范围和保存期限。在归档范围上面，应该将原文件资料的背景信息与原数据并入其中，并以我国档案的归档规定进一步去确保电子文件资料的归档范围。电子文件的保管时限是一定要做出科学规划的。电子文件的保管时限是文件归档中的关键工作。在规划电子文件的保管时限时，参照的依据也没有电子文件自身的明确规定，一般是默认与其对应的纸质文件资料的管理时限的长短做出相关的参考；②检测及归档。在进行电子文件资料的归档与移交时，应该对所构成或采集到的电子文件资料的工作内容做全面的检验。此外，还应对支持储存、分类或转交电子文件的硬件安全进行检测。检查软件的过程中要注意检查其质量以及检查软件的性能，并且也要确保其安全可靠。然后再进行电子文件资料的进一步归档事项。在归档时，需要用鉴定标识作为根据进行相应的归档事项。在对当前即正在进行的文件进行逻辑归档还不够，物理归档在后期的工作中也要按时进行。

（2）移交系统构建关键点。①电子文件的转交与接受检查。检查各个部门单位提供的档案资料是非常有必要的，具体检测的内容包含载体是否存有伤痕，且是否干净，还要检查并查杀电子文件资料中的病毒，若没有病毒，就要检查其具体内容是否具有真实性的特点。②移交手续。在档案资料接收部门对所接到的电子文件检验合格后，应及时补写《归档电子文件资料的验收、检验记录表》一式两份然后签字盖章，两份中有一份是要给档案管理机构做储存的，还有一份就要留给档案提供的部门自己可作留档与备份。

3 建立完善的电子文件归档及移交体系的措施

3.1 避免与其它文件共用一个网络系统

相对于纸质文件来说，电子文件具有其极大的优越性能，比如在保存方面，只要加以妥善保管，电子文件就具备永久保管的性能，而纸质文件的保存时间就相对较短，但是电子文件也有其不安全的因素，随着科技也越来越发达，网络病毒也就越来越猖狂，那么电子文件处于共用的网络系统中就容易遭遇病毒的侵害，影响电子文件的安全，因此，必须要将电力企业的电子文件放置于一个独立的安全的网络系统中，才能避免共用网络系统里面其它不相关文件自身隐藏的病毒入侵电力企业重要的电子文件的归档和移交过程中。

3.2 在断网的基础上进行电力企业电子文件的保存工作

由于网络是一个丰富的、未知的、有潜在危险性的一个大的环境，那么，电力企业很多重要的电子文件要规避网络环境这个较大的风险来源，就必须要在存档的过程中将网络断开，让将计算机病毒无机可乘，这样，就可对电力企业电子文件归档自由安全、放心地进行操作了。同时，在自由操作的过程中也一定要严谨行事，电子文件档案方面的管理人员必须确保电力企业电子文件原文件的真实性被保存进来，还要将其进行整体、完整的归档，切不可漏掉重要电子文件相关内容，否则，电力企业有需要的人员在查阅资料时可能碰到不完整的信息，也可能会导致查阅信息的人员遇到虚假的信息，这样的档案归档后会给整个电力企业带来巨大的损失，使电子文件归档的可靠性与严谨性大大降低。

3.3 建立完善的电子文件资料归档管理的质量系统

①确保电子文件具有真实性。档案部门的工作是有一定难度的，因为档案部门必须要将档案接收与传输的全部过程做记录，只有这样，它才具备将档案还原与修复的功能，从而有效的确保档案资料的真实性。②保证电子文件资料的完整性。要将电力企业电子文件的归档过程中与纸质文件对照着进行，只有时刻与纸质文件的内容，时间甚至格式保持一致，才可保证电子文件资料不缺损。③保证电子文件具有有效性。a.重要文件要予以高度重视。对于电力企业电子文件中的机密性的文件以及其它的重要文件一定要进行严格审核，并且还要检查其保存的时间是否具有较长的时限。b.文件转移的匹配性。文件转移的匹配性是指脱机载体始终存在一个持续的更新与升级的过程，那么保存的的资料也应产生相应迁移，那么档案部门就能够快速的调用转移到脱机载体里面的电子文件，那么，电力企业电子文件的可靠性就得到了相应的保证。④保证电子文件资料的安全性。保证电子文件安全性做法有：国家计地方在档案管理方面已经做出了较为人性化的相关规定，电子文件资料保存了一年以上的必须在本年度的中旬向档案机构转交归档，这样就能避免档案丢失与损坏的麻烦，确保其安全性。

4 结束语

在大数据时代信息化的社会中，建立完善的电力企业电子文件资料归档与移交系统在以方面可以将电力企业电子文件资料的原文件进行真实可靠，完整规范的保存，还可以增加电力企业电子文件归档与后期的定期维护工作操作的规范性。

[1]张 宁.电子文件真实性的再认识[J].档案学研究，2012（4）：12～16.

[2]陶冶.云南省档案局省级机关电子文件归档管理利用系统的设计与实现[D].云南大学，2013.

[3]李叶舟.基于电子文件归档与移交体系的构建研究[J].兰台世界，2015（26）：24～25.

[4]崔绿香.水利水电工程电子文件的归档及管理利用研究[J].时代报告（学术版），2011（9）：63.

[5]杜青.省档案局举办省级机关电子文件归档管理与移交工作专题培训[J].云南档案，2012（9）：7.

G276

A

1004-7344（2016）14-0025-02

2016-4-26

曾波（1966-），女，助理馆员，大专，主要从事文书、音像档案管理工作。