信息时代中等职业学校档案的开发与利用

杨兆龙

烟台经济学校

信息时代中等职业学校档案的开发与利用

杨兆龙

烟台经济学校

中等职业学校档案的管理工作对学校发展的历史进行了真实的记载，其具有较高的准确性。档案管理水平和学校综合管理水平有着明确的关系。在中等职业学校管理工作中，档案管理是其中一个重要的部分。其在教学科研和管理服务中发挥着重要的作用，并日益被人们重视。本文阐释了中等职业学校档案信息资源管理利用存在的问题，并提出了解决的策略。

信息时代；中等职业学校；档案开发；利用

在学校管理工作中，档案管理是其中一个重要的工作。通过档案管理，可以充分表现出一个学校的发展轨迹、办学特色等。随着信息技术的迅速发展，中等职业学校档案的开发和利用具有重大的意义。学校档案的内涵比较丰富，是学校一笔重要的财富，因此，要采取有效的措施，不断推进中等职业学校档案的开发和利用。

一.中等职业学校档案信息资源的管理现状

目前，在中等职业学校中，通常都会设有专门的综合档案管理室，从而可以对教学设备、会计、基建等档案进行管理，并不断完善管理制度等。因此，要想加强对档案资料的管理，中等职业学校实行了统一的管理模式，并配备专门的管理人员，还在一些相关的科室设置了兼职档案工作人员，他们对档案文件进行筛选、归档等，从而形成一个统一的管理模式，即由校领导直接进行分管，校办公室主任负责，各个科室和专业、兼职档案人员负责直接管理，从而有利于促进学校档案资料的完整性。

目前，在中等职业学校中，档案信息资源比较丰富，而且具有较多的种类，当学校在进行各种活动时，逐渐形成了具有一定保存价值的文字、图像等资料，并将其收录。其中，这些资料的内容主要是：文书档案室关于学校行政管理方面的资料，其包含了较多的材料，而且涉及的范围比较广泛；而教学档案可以对教学活动进行真实、系统的反映；科技档案室关于学校教学设备以及科研成果的资料；实物档案主要包括实体的荣誉等，比如锦旗、奖杯等；会计档案可以包括财务报表、凭证等。近年来，我国在档案管理中，资金投入的力度逐渐加大，而且在硬件上也进行了改善，因此，档案管理服务工作也取得了较快的发展，其中可以表现在几个方面：第一，可以给师生更多的证明服务，比如毕业生出国留学等。第二，可以为毕业生提供一些查证服务，一些学生由于没有妥善保管，从而导致毕业证的丢失，因此，可以为他们提供查证服务，为他们提供相应的证明；第三，可以为本校的建设和发展提供服务。特别是在学校改革发展、校史编写等方面，充分利用目前的档案资源，对档案信息进行查阅。

二.中等职业学校档案信息资源开发利用存在的问题

（一）档案管理意识淡薄

目前，在中等职业学校中，没有对档案管理工作引起足够的重视，档案管理的意识淡薄，而且观念比较落后，这些方面影响了档案档案管理工作的开展。而且，很多学校的档案管理工作水平不高，仍然按照传统的建档、管档等流程，从而影响了档案信息资源的开发和利用水平的提高。

（二）档案管理工作存在“重收藏轻使用”的现象

目前，在中等职业学校中，档案管理更加重视收藏和保管，但是却相对忽略对它的利用，传统的观念根深蒂固。而且，部分档案工作者只是重视档案的不损坏，但是却忽略了对档案的开发和利用。

（三）馆藏档案不够丰富而且结构比较单一

在中等职业学校中，档案管理工作缺乏规范性，而且未能形成比较齐全的制度，同时，科研档案的形成具有较长的阶段性，资源的收集种类也不完善。因此，对于一些收藏价值较高的档案资料来说，未能进行有效地收集和归档，从而未能对档案信息资源进行有效地开发和利用。

（四）档案信息资源利用率较低

在中等职业学校中，档案信息资源开发和利用的范围有限，通常只为了应付检查，而且，广大是师生对档案工作缺乏了解，认为档案是学校的机密，因此，没有充分认识档案信息的作用，也未能在工作中充分发挥档案信息资源的作用。另一方面，有关人员归档意识不够，对于应该提交的档案没有及时进行移交，从而影响了档案的收集。

（五）未能施行有效利用现代化的管理手段

目前，在中等职业学校中，大多数档案室配备了计算机，而且，很多学校还使用了档案管理软件，但是很多学校也只是将档案的目录进行简单地管理，却未能全面对档案进行网络化建设，从而影响了信息的共享。

三.信息时代中等职业学校档案开发利用的措施

（一）更新档案开发利用的观念

在学校工作中，要重视档案信息的开发和利用。第一，要加大对档案管理工作的宣传，组织师生学习相关的法律，并培养他们的责任意识，使他们重视档案管理工作。第二，要转变传统的观念，推动档案的开发和利用。

（二）加大投入的力度，强化档案馆的建设

进一步优化学校档案馆的设备，并积极进行档案馆库的建设，从而保证档案保管的安全性和有效性。随着馆藏档案数量的增加，档案馆藏室的面积不足，而且很多设备老化，因此，影响了档案的进一步开发和利用。所以，要加大对学校档案建设和投入，对档案保管的条件进行有效地改善，促进档案服务水平的提高。

（三）积极运用信息技术，合理调整档案信息的布局

随着现代信息的发展，要不断推动档案管理现代化的发展，加强档案的信息化发展，更要加强数字化档案的收集、整理和利用，对档案信息进行合理的布局。可以将校园网和国际网进行对接，扩大档案的利用的范围，从而推进信息的共享。

结语

随着信息社会的发展，中等职业学校更加注重档案的开发和利用。然而，在目前的档案工作中，还存在着许多亟待解决的问题，因此，要不断更新开发利用的观念；加大投入的力度，强化档案馆的建设；积极运用信息技术，合理调整档案信息的布局等，从而推动档案的开发和利用。

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