论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径

张端

南阳医学高等专科学校

论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径

张端

南阳医学高等专科学校

随着时代的发展，高等院校的发展对于社会进步影响越来越大，提高院校的人事档案管理能力，让人力资源优化分配才能更好的为院校发展服务，更好的为社会发展服务。人事档案管理是各个组织、机构必须高度重视的核心工作，也是组织机构能够正常运行的前提。本人经过多年高校人事档案管理工作，发现当下人事档案管理还存在许多的问题急需解决，时代发展也要求人事档案向无纸电子化发展，本文结合当下高校常见的人事档案管理问题提出一些改革建议与途径。希望与业内同仁进行交流学习，促进我国高校人事档案管理的发展。

高校人事档-案；人事档案服务；信息化管理

我国的政治体制不断改革，高等院校也要重视人事制度改革，我国社会不断向信息化社会转变，人事档案要服务于当下，不仅要做到档案零丢失，档案零失误、档案调度便利，更要做充分利用好档案信息资源的价值，人事档案管理与其他信息资源管理相比有其特殊性，重要性，需要专业的人员和专业的标准进行管理，只有不断深化改革与完善弊端才能更好利用人事档案资源，更好的为高校发展提供便利。

一、现状与问题

（一）人才流动频繁，人档分离

随着时代发展，人口流动不再受到地域的限制、政策限制，特别是高等院校，对于一些高学历、高能力的人才都非常渴求，本人所在医专类高校就要面对与研究所、竞争院校、医院等组织机构进行人才竞争，人才流动非常频繁，每天都存在一些员工就职、离职、调职情况，而很多人员对于人事档案不够重视，没有按照正常流程进行调动，擅自离职，不进行档案转调，很多弃档事件出现，而使用过去的人事档案管理模式进行管理就很容易出现人档分离的问题，档案也容易出现丢失与没有及时更新的情况。这给管理工作人员带来了很多不必要的问题。人档分离问题必须得到充分重视。

（二）资料不完善，管理模式有弊端

人事档案在过去的重视程度不足，这几年我国不管是经济还是文化都在高速发展，大量公司、组织都在扩充队伍，对于纳新的人员没有进行统一、详细的人事资料收录，人员变动频繁，加之员工不够重视，很多资料存在信息空白，而简单的人工分类收集的管理模式是存在很大问题的，不能进行及时的更新信息，老档案容易丢失损坏。档案调动可能出现移送不到位，也可能出现档案丢失事件发生，高校运营中会有很多人才外出学习深造，或者停薪留职，这种情况也加剧了档案管理的难度，使得人事档案存在许多滞后与空白。

（三）管理人员不够专业，划定归纳标准多样化

一些从事人事档案资料管理的工作人员不够专业，对于档案资料的划分归纳都存在疑问，往往一个人一个标准，没有系统规范的进行整理分类与存储。人事档案保管的原则政策也变动大，不统一。比如说最常见的问题就是过去档案资料纸张标准是16开，而随着纸张国际标准的推广普及，A4系列纸张的大量使用，这就是的新档案与老档案纸张大小出现冲突，而简单剪裁则可能造成档案的残缺，缩印又可能导致档案的原始性降低。所以统一分类与管理的标准是当下急需解决的问题。

二、改革途径与建议

（一）提高对人事档案管理的重视程度

想要提高人事档案管理的效率，改革管理模式，必然需要一定的人力、物力来支持改革，人事档案不仅仅是一些信息的收集，也事关每个人未来升职、入党等各项事宜，也是更好进行人力资源最大化利用的基础。这就需要让领导层重视人事档案管理，取得改革的各项资源支持。

（二）健全管理体系

一直以来，人事档案管理都没有一套成体系、成标准的规范指导。无规矩不成方圆，首先要根据相关的法律条例来统一标准，建立一套有理可循的档案收集、分类、存档、提档的流程标准。结合高校实际情况与档案管理的需求进行完善，特别是对于档案装订保持、档案借调查阅、档案转移等工作流程必须严格对待，保证档案的安全性与准确性。

（三）科学分类、编排有序

人事档案管理的核心工作就是对数量庞大的人事档案信息进行分类、编排存储。以便于及时进行查找提档，在过去，我们传统的人事档案分为学生、工人、干部三大类。而当下的高校只分这三大类就明显不能满足实际需求了，建议将工人、干部两类进行细化分类，分为专业技术、管理、工勤三类。要不断细化分类，并且按照中组部《档案工作细则》与实情进行分类，保证能准确分类，有序的编排，明确目录，档案装订整齐，保证档案完整、真实、实用。

（四）建立电子档案数据库、对现有的电子档案系统进行优化

电子档案已经逐渐在社会各单位普及，电子档案采用的系统程序却五花八门，且电子档案数据库的安全性也存在隐患，档案篡改、信息丢失、信息错误等情况还是经常出现。所以目前电子人事档案并不能完全取代纸质档案，这就需要我们聘请专业的团队进行系统的维护，把电子档案的“防火性能“不断提高。明确一套档案划分标准，纸质档案与电子档案高度一致，便于管理工作人员进行档案管理。

（五）人才队伍建设

人事档案管理工作对于工作人员的个人职业素质与职业道德要求非常高，需要深刻的认识到人事档案的重要性，尽心尽责的工作，档案管理工作内容枯燥繁琐，往往一份档案收录到转出可能跨度年份非常大，一点差错就可能导致档案丢失，后果很严重。所以管理工作人员需要有专业的分类管理知识，且要进行上岗前培训教育，对其进行认真评估后才可以上岗。并制定定期无序档案抽查，保证人事档案准确无误。

三、结语

总而言之，人事档案管理随着时代发展必然会向电子化转化的，当下的高校已经认识到认识档案管理的重要性了，虽然目前建立的信息资源数据库还不算完善，不能完全摆脱纸质档案，但是未来一定会在不断的完善当中变的更完整、更人性化、更安全和更准确。能够让档案管理工作人员节约多时间，提高工作效率，释放出更多的劳动力，使得档案丢失、错误的概率不断下降。更好的为高校发展而服务。

[1]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理,2013,(6):99-102.

[2]刘岁梅.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].才智,2016,(19):68-68.