医学肿瘤期刊稿件的档案管理及利用

张亚玲

摘 要：医学肿瘤期刊稿件档案化管理是提高期刊质量的重要基础。利用稿件数据库管理系统，建立稿件数据库，科学设计、合理规划年度期刊发表文章的学科方向，根据期刊的栏目设置安排稿件的发表及栏目的布局，把期刊建设成能精准地反映现代肿瘤医学进展，开展学术交流与争鸣的平台，能够提高期刊的影响及社会效益。稿件编发后信息反馈的收集归档，对编辑部提高期刊质量和编辑水平，进而提升期刊的级次也有重要价值。

关键词：医学期刊；稿件；档案管理

近年来，随着全球癌症负担的不断增加，生物医学技术的进一步发展，肿瘤治疗正在进入新的时代——精准医疗时代。医学的进步，使肿瘤患者生存期逐渐延长。肿瘤治疗现已呈现手段多样化及肿瘤治疗个体化的趋势。专家对不同类型、不同分期、不同年龄的肿瘤病人的治疗进行了不断的探索。当前肺癌、淋巴瘤、血液系统恶性肿瘤、消化道肿瘤、乳腺癌、头颈部癌治疗方案不断更新。对癌症姑息治疗、疼痛治疗、肿瘤营养支持治疗、肿瘤免疫治疗、抗肿瘤新药临床试验研究的新技术、新方法不断涌现。作为医学肿瘤期刊，面对不断发展的医学事业，如何组织稿源，使临床医生能更好地利用医学期刊这个平台，精准地反映现代肿瘤医学进展，开展学术交流与争鸣，为临床医疗、教学和科研服务？所有这些，对医学肿瘤期刊档案的管理都提出了新的挑战。

1 医学肿瘤期刊稿件档案化管理的重要性

医学档案是科学研究的原始记录之一，有极为重要的科学研究价值。医学档案管理是对医学档案实体和档案信息进行管理并提供服务的一项工作，因此，建立期刊档案，十分重要。而在期刊编辑过程中，稿件蕴藏着丰富的信息资源和情报价值，是期刊档案的核心内容。作为医学肿瘤杂志，加强医学肿瘤期刊往来稿件档案信息资料的科学管理，有助于提高编辑部工作的效率，提升期刊的质量，发掘稿件档案资料中隐含的信息资源，使其有针对性地转化为科学研究的原料，以便更好地为广大读者提供主动、高效的信息服务。

2 稿件档案化管理是提高医学期刊质量的基础

2.1 稿件档案化管理的内容。有关稿件的信息包括内容很多，如原始稿件信息、稿件审理信息、稿件编辑信息、稿件处理信息、稿件刊用信息等。一般来说，期刊建立稿件档案可分为来稿登记、已刊用稿件登记、未录用稿件登记。无论是自然来稿还是编辑约稿，应做到详细登记，如文章编号、收稿日期、题目、基金资助项目、作者信息、联系方式等。稿件发表后，期刊对其被下载、被引用、被评论等情况，及时记录其相关信息，归入该文章档案。对于不录用的稿件，将原稿和审稿单按顺序分类整理、登记、归档，并附审理意见。对于本刊退稿或撤稿后又在他刊发表的文章亦应记录相关信息，包括发表后的反馈信息一并入档[1][2]。

2.2 稿件档案作为期刊质量分析的依据。稿件档案中原稿、修改稿和校次校样，尤其是那部分符合“齐、清、定”标准的编辑稿，都要完整归档。一篇有深度、有影响的论文，一篇特约的稿件或重点推出的文章，都考验着编辑的学术眼光，包含着编辑独到的见解。稿件档案可以作为对编辑工作质量和期刊质量评价的依据，不仅有助于问题的分析、经验的总结， 而且对提高期刊质量，分析出现差错的原因都有很大的帮助[3]。

3 医学肿瘤期刊稿件管理的方式及利用

稿件档案的整理工作十分繁杂，最好由专人负责，每一期刊物交付印刷后应及时对该卷材料进行收集、整理，有序地整理成一卷档案，装订成册。为便于查找、利用稿件档案，我们编辑部加强了以下工作：

3.1 建立稿件数据库。一篇稿件或一个作者就是一条信息，从作者投来稿件开始，登记初审、复审、发录用通知、编辑、排版等一系列工作接踵而来。为提高处理稿件的工作效率，分析和掌握期刊稿件的来源，要做到有计划、有目的地组稿、编稿、发稿、出刊。我们利用现代化手段，建立稿件数据库管理系统，实现编辑部整个工作流程的计算机管理和网上稿件投审编校一体化，并对处理稿件工作进行了编程，该数据库可对编辑部收到的稿件，进行处理和实施信息管理，提供随时查阅所需要的数据，提高了编辑部稿件的日常管理工作效率。

3.2 科学设计、合理规划年度期刊发表文章的学科方向。整理规范、信息丰富、全面系统的期刊稿件档案资料，可以帮助读者了解当前科研发展的趋势，了解本学科最前沿的发展方向，避免科研劳动的重复性。因此，我们肿瘤医学期刊在每年末公布各期期刊栏目设置的重点病种、研究方向、稿件要求等，以便让作者了解本年度期刊的专题、栏目设置；了解有关规范文献的要求；了解与自己科研方向相关的医疗资料信息，同时加强学术交流与争鸣栏目，增强其投稿的针对性，从而提高期刊文献的可读性、科学性与准确性。

3.3 根据期刊的栏目设置安排稿件的发表及栏目的布局。按不同肿瘤类型、不同肿瘤分期、不同药物、不同治疗方案，将作者的稿件进行分类归档。稿件审理信息，包括审稿者信息、审稿单等。稿件编辑信息，包括校对稿、发排稿、终校稿等。这类资料要及时分类整理归档。结合年度计划，审稿专家的意见，尽可能将学术前沿的，学科研究相关的，治疗方法、学科理论存在争议的文章放在一起，起到学术交流与争鸣的作用。

对有影响的论文、特约稿和重点文章，具有独到学术眼光、独到见解的文章，应优先发表。同时，可附加专家点评及读者来信，活跃学术气氛。把期刊建设成学术交流的平台。要达到这个目的，稿件数据库的建设，功不可没。

举个例子，肺癌目前是肿瘤相关死亡率中排名第一的疾病，而非小细胞肺癌（NSCLC）大约占了所有肺癌病例的85%。NSCLC的现代治疗，主要是多学科治疗——化疗、放疗、外科、靶向和生物等治疗相结合的综合治疗及针对特定靶点的个体化治疗[4]。我们《肿瘤基础与临床》杂志编辑部根据这一特点，重点发表肺癌诊断与治疗方面的文章。每年组织3-4期肺癌诊断、治疗、研究方面，比较前沿的稿源，尤其是NSCLC方面的，相对集中地发表。在读者和作者中反响很大，提高了期刊的影响及社会效益。

3.4 期刊出刊后的归档。期刊出版后，要及时从编校人员手中将编辑稿、校对稿、图表、图片等全部收集起来。按原始稿件、编辑稿件、修改稿件、审定印刷稿件、未录用稿件等进行分类归档。例如，我们《肿瘤基础与临床》杂志是按作者、病种、治疗方法、研究手段不同，进行分类登记。对有价值的稿件备注清楚，以便作者查询和编辑继续调阅，以备有机会，作者修改后，择期发表。对已发稿件包括校对稿等按期组卷。案卷标题的拟写和案卷的排列与编号，对于稿件档案而言，根据刊号分类编码，按创刊以来的期数顺序排列。

3.5 电子版纸质版档案平行保存。随着信息网络化的不断发展，单位基本都实现了自动化办公，档案工作也趋于自动化，对于编辑中出现的归档材料，不但要进行纸质档案的建立，同时还要建立电子版档案。按照电子文件和纸质文件的归档原则，实现纸质档案与电子档案并存。稿件的管理更应如此。对原始稿件、往来稿件、审稿修改等档案资料既要建立电子档案，又要保存原有的纸质档案，以免出现与作者纠纷时作为原始凭证。校对稿及编辑加工中的记录，可以帮助分析差错原因，提高编校水平。因此，电子档案与纸质档案相互协调、并存，加强了档案工作的严密性。

3.6 稿件编发后信息反馈的收集归档。稿件编发后，编辑部工作人员应注意经常与作者、读者保持联系。听取他们的意见反馈及建设性的意见，是十分有益的。

医学期刊编辑工作与社会工作、相关行政管理部门工作、医学科技研究领域工作关系十分密切。由于每位作者研究对象、方法、手段及视角不同，所提供的信息和研究结论也会是不同的；将这些文章刊发后所产生的作用和影响方面的信息及时收集起来，并加以科学、系统的整理与保管。材料的整理，包括作者、读者的来信；文章获得有关研究基金、资金资助项目及编号；科研成果奖的获得及相关证书；收录编辑为专著、专题论文集及收录通知；研究结果应用后，取得的社会、经济效益及相关结论、报道；作为各个学科、疾病诊断治疗指南的信息反馈等。通过对这些文章刊发后反馈信息的收集，让我们看到在期刊编排、出版、资料收集及档案管理工作中的不足与成绩。收集这些资料，对编辑部提高期刊质量和编辑水平，进而提升期刊的级次也有重要价值。

近年来，医学肿瘤期刊的发展正经历由规模发展向优质高效为主要特征的转变。如何做好医学肿瘤期刊稿件的档案管理工作，改进期刊编辑工作的效率和质量，更好地为医疗、教学和科研服务，提高期刊在作者及读者中影响及社会效益，是我们期刊编辑工作者不断探索的课题。

参考文献：

[1]姜春霞.论高校学报档案管理[J].档案管理，2009（4）：30～31.

[2]韩志伟.科技学术期刊稿件档案化管理及其意义[J].编辑学报，2015（5）：461～463.

[3]李莉亚.浅谈稿件档案的作用及管理[J].档案管理，1996（4）：32.

[4]李艳，郭其森.晚期非小细胞肺癌维持治疗进展[J].中华肿瘤防治杂志，2014，21（10）：800～804.