Z高职学院收费管理系统的设计与实现

周丹

摘 要：近年来高职院校不断扩大招生规模，培养形式和学制多种多样，收费标准也不尽相同。本文以Z高职学院收费系统的开发设计为例，在政策允许的条件下为收费工作带来新思路和新办法。

关键词：收费管理系统；需求分析；模块设计；数据安全

随着高等教育的不断普及，高职教育的收费工作强度和难度不断加大，手工收费已经跟不上学院的发展形势，逐渐被淘汰，设计并开发一套高效安全的收费系统迫在眉睫。

Z学院在校生13000余人，办学形式多样化：有本科班、五年一贯制和三年制，同时还有函授成人教育、自考助读式教育和会计继续教育培训，另外还会定期举办各类短期培训辅导班。

每种形式的收费标准和收费项目不尽相同，财务收费的强度、难度和资金量逐年递增，同时手工收费带来的失误率也成增长态势，Z校收费管理工作中碰到的问题急需改善和解决。学费、住宿费、书费等其他收入是学院办学经费的主要来源之一，学院必须把收费工作作为重点，加强收费管理系统的建设。

一、软硬件需求

Z高职学院有两个校区和一个教学点，十五台收费电脑，每台电脑都设有收费端口，采用网络版收费软件，通过局域网和虚拟专用网络技术实现互联和远程访问，做到实时通信和数据共享。

二、系统数据需求分析

事实上，收费涉及到多个职能部门：财务处、招生处、学工处、后勤处、教务处、成教处、学籍中心、资助中心以及各个二级学院。收费系统需要各部门联动配合，为系统提供基础数据。系统需要理顺各部门之间的数据关系，不能把收费工作只框架到财务处，而是应该设计开发成一个完成的系统体系。不能因为信息量不足，造成收费系统的管理漏洞，出现漏收、少收、错收的情况。

三、系统功能模块设计

以实际需求为原则，通过对系统需求的分析，共划分为七个功能模块，分别是：学生学籍管理、学生学费管理、成教处收费管理、代收往来款项收费管理、退费管理、助学金发放、收费查询统计及数据反馈。

1）学生学籍管理。该模块由招生处和财务处共同使用，但权限不同，招生处负责将在校生的所有学籍信息通过EXCEL外部数据导入系统，有录入、修改、查询三个权限，而财务处只有查询权限。其中包括在校生的学号、系别、专业、班级、姓名、性别、是否住校这些数据项。

2）学生学费管理。仅财务处對该模块有管理权限，招生处、学工处、后勤处和教务处只有查询功能。该模块分为两个端口，一个是新生学费，另一个是老生学费。新生收费系统管理流程：新生被我校录取时将会得到一张校园一卡通，待报到时，新生会首先安排去招生处用校园一卡通注册登记学籍信息，注册成功后，学生数据会自动导入新生收费管理模块，再由学工处通知注册成功的新生于规定期限内往校园一卡通存入学费，那么财务人员就可以在规定期限日后根据学生详细信息进行批扣处理。同时，进行批扣处理的软件将成功后的数据导入收费软件，由收费软件批量打印发票，最后按班级分发给各位新生。

老生收费系统管理流程：老生报到时不同之处在于不用通过招生部门，而是可以直接在注册机上操作。注册成功后，仍然是在规定时间内由财务人员进行学费批扣处理。

如果批扣处理的过程中碰到了一卡通余额不足的情况，将会输出批扣不成功的数据，发送给学工处，由该处室将问题反馈给学生。

3）成教处收费管理。财务处有管理权限，成教处有数据录入和查询收费情况权限。成教这一块收费主要有两块内容：一是等级考试报名费，每年两次；二是成人自考教育学费及考试费。成教处将需要收费的学生名单和缴费金额通过该模块导入系统，财务人员根据数据人工收费开票。

4）代收往来款项收费管理。此模块不同于其他，不需要提前的数据导入，因为往来款项主要是学生超额的水电费以及零星的维修费，不需要提前制单告知财务，收费信息实时反馈给后勤服务中心。

5）退费管理。主要发生在新生报到缴费后和毕业生离校之前，学生将办好的退学手续和离校手续拿到财务部门，财务人员在系统里进行退费处理。该模块学工处、学籍中心、后勤中心均有查询权限。

6）助学金发放。此模块由资助中心和财务部门共同管理。五年制一贯制和三年制都有国家助学金和国家免学费发放，发放时间、学生信息、发放金额都由资助中心提供，数据导入后，财务人员通过收费软件批量打印发票。

7）收费查询统计及数据反馈。学生收费查询统计模块有所有学生的收费情况、按项目收费统计、按年级收费统计、按专业收费统计、按班级收费统计，可以满足不同的查询统计需求，并将各个部门所需要的数据及时反馈给职能部门。同时，每种统计结果都可以通过EXCEL文件格式导出进行二次编辑和打印。

四、系统的技术特点

（一）良好的数据接口

收费软件与系统的连接、本部与分校区和教学点的数据对接、每个收费端口的数据共享，各个相关职能部门的相互协作，都在此系统中得到充分体现。数据的输入和输出都可以通过EXCEL文件，方便录入编辑、查询和统计。

（二）完善的权限控制

此系统一共七大模块，每个模块均有不同的权限，每个部门的用户通过各自的权限录入、查询、统计和导出数据。系统同时能够通过权限控制，严格地限制操作人员，在确保了整个系统安全性的前提下，为财务部门带来最大程度上的便利，提高收费效率，降低收费失误率。

五、总结

在开发设计此收费管理系统时，一定要以实用和满足管理为目的，根据学院自身的收费特点，以财务人员为主导，引导其他相关部门人员融入开发设计过程，与设计人员密切配合，提高系统管理效率，减少后期的数据清理工作量。

参考文献：

[1] 尹特进.高职院校收费管理系统数据表和功能模块设计——以SC职业技术学院系统开发运用为例.计算机光盘软件与应用，2013（21）：39-41.

[2] 何旵阳，刘仕贤.高职院校学生收费系统设计.电脑与电信，2008（8）.

[3] 闫亚军.开发高职院校的收费系统.华夏星火，2004（10）：50-53.