信息化环境下高校财务报销流程优化建议

彭　霞



信息化环境下高校财务报销流程优化建议

彭霞

摘要：近几年我国高等教育发展速度很快，高校资金总量也逐步提升，高校传统财务报销流程已经很难满足实际需要，尤其是在当前信息化环境下，“报销难”的问题非常突出，主要包括师生报销等待时间较长、退单率较高、财务人员工作环境较差、经费签批效率不高，难以提升会计软件预算控制效果。本文通过分析当前高校财务报销流程中的问题，提出了基于信息化的财务报销流程优化建议，旨在提升高校财务报销工作效率，解决“报销难”问题。

关键词：信息化；高校财务报销；流程优化

随着现代信息技术的发展，高校内外部环境出现了翻天覆地的变化，对财务工作提出了更高、更严格的要求。尤其是在高校招生规模不断扩大的今天，教职工和学生人数与日俱增，极大增加了高校财务部门报销工作量。但是由于高校报账系统比较落后，人员安排不足，在财务报销工作中普遍存在着签字难、盖章难和排队难等情况，虽然财务部门及工作人员投入了大量精力，但是效率很难得到提升。高校财务活动和业务流程有大量流程交汇点，财务报销流程的信息化，重点是把这些流程交汇当作为流程控制点，并以此为基础让业务和财务信息交互，在计算机系统支撑下，实现业务和财务系统的并行。

一、高校财务报销流程中的问题

1.财务工作量大和师生排队时间长

从现阶段国内各高校报销流程来看，报销人要检查总金额、发票与合同的真实性、经费来源的适合性等，财务部门还要再次审核遍，若是有一个不合格的地方，就会退回全部的报销材料，报销人需要由第一步流程重新开始，这样一笔业务要反复多次到财务部门才能报销，从而极大增加了报销人流，师生报销需要等待较长的时间。对高校财务人员而言，在规章制度的要求下，在对之前退单材料进行审查的过程中，也要重新计算，这就存在着重复劳动的情况，工作效率无法得到提升，工作任务也越积越多。

2.财务人员的身心负担过重

当前很多高校采取传统的面对面窗口报销模式，在为师生报销的过程中，需要开展报销指导与咨询工作，工作中既要接很多电话，还要接待前来咨询的人员，工作与思维被频繁打断，这增加了财务人员的工作负担，带来了巨大压力。

3.经费签批效率低

国内高校普遍采取“一支笔”签字审批制度，也就是院系和部门领导负责经费的签字审批，分管校领导负责行使大额经费支出的审批权，这种经费签批管理制度一直被各大高校沿用至今。一般来说具备审批权的领导还要负责教学、科研以及行政等工作，业务量很多，领导签字则成为一件难事，已签批的报销单只要在报销过程中被拒，报销人就需要再次让领导签批，从而导致报销人的时间被浪费。

4.会计软件的预算控制效果差

高校资金来源途径很多、范围很广，加之财务管理制度也更加严格和规范，让高校财务管理与报销业务也越来越麻烦，经费管理工作量一年比一年大。因为不同经费有着不一样的使用用途，导致限制了经费的预算使用，没有将各种经费的要求及使用范围明确下来，财务人员进行核算的过程中，尤其是看各种经费是不是满足预算的要求，如此一来增加了财务人员的工作负担。此外高校使用的会计管理软件无法将某项支出是否超支预算数识别出来，必须由财务人员手工摘录各项支出，同时进行合并计算，才能确定其是否存在超支，能否满足预算要求，尤其是时间周期长的项目，会耗费财务人员大量的时间。所以，为让预算指标更加细化，并让核算过程中预算控制得到加强，实现工作效率的提升，高校应该进一步完善会计信息系统。

二、高校财务报销流程优化的建议

近几年网络技术发展速度很快，并广泛的应用于各行各业，高校也要借助现代信息技术，在信息管理技术与网络技术的支撑下，对财务报销流程进行优化，实现财务管理水平与服务效率的提升，让财务管理模式更加完善。高校财务报销流程构架图如下所示：

1.智能排队系统

该系统不仅具备排队叫号的功能，也有着智能化的特点，具备短信提醒与网上预约的功能。其中短信提醒功能为报销人员在财务报销大厅，通过智能排队机领取号牌，之后报销人将自己的手机号码留下，在将要轮到自己报销以后，系统可以通过报销人留下的手机号码，提前为其发送信息，这样报销人员不需要在现场等待，节省了时间。而网上预约功能为报销人员利用财务信息化平台的预约报销模块，根据自己的情况确定报销时间、报销单据数量等，在财务人员应约后则直接到财务处进行报销，减少了往返时间与现场等待时间。

2、远程网络报销系统，实行无纸化网上签批。可将网络报销模块设置在财务信息化平台，报销人能够提前把报销票据拍照并上传，将电子报销单填写好，并提交报销经费的编号，系统按照经费预设的审批权限，自动向审批人提交签批，审核人通过电子签名等技术，直接在网上进行签批，同时为财务审核提交，由审核人员审核报销单，如果单据材料不齐全或有误，可退给报销人，要求其将材料补充完整。如果通过审核，财务人员则将报销单打印出来，同时制作待批记账凭证，报销人则于预约期限内为财务部门的网络报销窗口提供原始纸质材料，不用排队等待，可直接办理。财务人员要严格审查，确保原始凭证和上传原始凭证保持一致，审查合格则将待批记账凭证打印出来，由出纳把报销款转给报销人。

3.报销与预算

借助财务信息化平台与网络报销系统，加强对预算管理的控制，让预算系统与财务报销系统有效对接。一是报销人在系统查询经费的过程中，可以为其提供经费预算明细与经费实际使用状况；二是报销人在网络报销平台上进行报销，可以为其提示经费使用状况，如果存在超限额支出的情况，则会给予超支提醒，同时不能通过；三是财务人员将记账凭证录入进去以后，可以及时了解所有支出比例使用状况，不需要手工摘录计算明细，这样工作效率很高，让经费核算更加精细化，可以有效控制各项经费。

4.移动查询与审批功能

当前手机移动终端已经十分普及，手机APP软件功能越来越完善，移动办公的出现提升了工作的效率。对此，高校要将现代信息技术充分利用起来，在校园网APP软件中融入财务查询与网络报销模块，为用户提供移动查询与审批功能。如此一来，经费管理者可以实时查询经费使用状况，不再受到时间与空间上的限制，上级领导也能随时在网上审批各项业务，不再需要像以往那样采取面对面的授权审批制度，工作效率极高。

三、高校财务报销流程优化的保障措施

第一，信息化环境下对高校财务报账流程进行优化时，计算机信息系统与校园网络是基础，所以必须确保信息系统的稳定与安全运行。高校在优化财务报账系统的过程中，需要全面考虑到病毒、黑客等对系统带来的威胁，及时将防范措施落实到位，重要资料必须做好备份。此外在设置高校报账系统的权限时，必须以相关审批权限为准，减少操作风险。第二，因为优化后的财务报账流程不同于传统流程，所以不仅要有专业技术支持，也要根据信息化的报账流程的特点，制定并实行与之相应的规章制度。比如对于不同层级的网上审批权限，由于便于操作而忽略系统的提示，随意进行审批而造成风险，对此要作出具体明确的规定。

第三，新的财务报账流程相比于传统报账，其主要以信息系统为载体开展工作，要求报销人员应熟悉和了解网上操作流程，掌握一定的计算机知识。但是由于高校财务部门的工作人员年龄结构普遍偏大，加之习惯了传统的财务报销模式，很难及时掌握到信息化报账系统的操作方法。所以高校必须尽快组织开展培训教育工作，扩大宣传范围和力度，确保将信息化财务报账系统的作用最大限度发挥出来。

三、结语

总之，高校对现代信息技术的应用应该循序渐进，要考虑到一些老教职员工的情况，因为他们不熟悉网络信息技术的应用，所以不能直接取消传统财务报销模式，要同时实行网上报销与传统面对面报销，给他们一个适应期，并非是一来就运用财务网络远程服务平台。在数字化与信息化进一步发展与应用的过程中，要逐步实行无纸化财务远程管理与服务系统。这样一来，高校可以真正解决财务报账效率低、等待时间较长的问题，减轻财务人员的工作压力，实现报销效率的提升，避免出现“报销难”的问题。同时还实现了财务数字化管理水平的提升，有效防范了教育资金使用风险，从而为高校的健康发展提供可靠保障。

资金项目：

山西大同大学校级项目资助，项目编号：2015K9。

参考文献：

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［2］殷涛.“互联网+”模式下高校财务报销工作改革探究［J］.教育财会研究，2015，（06）：57-60.

［3］黄静，王馨，邢红.高等学校财务管理信息化建设研究［J］.山东建筑大学学报，2014，（02）：195-199.

［4］强影.高校应用网络报销新途径的研究［J］.会计师，2013，（21）：55-56.

（作者单位：山西大同大学计财处）