探讨电力系统档案的数字化管理

蔡娇

摘 要：新时期，随着信息技术的不断发展，作为电力管理工作的基础，电力系统档案管理工作也面临着巨大的挑战。因此，现阶段，加强对其数字化管理的研究显得尤为重要。本文将通过阐述其数字化管理的意义，具体分析其所存在的问题，来探讨与之有关的对策。

关键词：电力；档案；电力系统；数字化管理

近年来，随着社会经济和科学技术的不断发展，电力系统档案管理工作也得到极大的发展。但是，在其发展过程中依然存在诸多问题。因此，新时期，加强对其数字化管理的研究具有重要的意义。

一、将电力系统档案进行数字化管理的意义

（一）有助于促进企业的健康发展

在电力系统档案管理中，通过采用数字化管理，能够形成与企业重大人事变动调整、重大项目投资、机构重大变革等事宜有关的电子文件，并能够通过这一平台将这些事宜及时的公布出来，有利于提高企业有关工作的开放度与透明度，有利于督促企业民主管理工作，有利于提高广大职工工作的积极性。此外，电子系统档案管理的数字化，一方面能够为员工的工作与学习开拓新的途径，另一方面也能够有效提高员工的综合素质，从而促进企业的健康发展。

（二）有助于进一步促进档案信息资源的共享

电子系统档案管理的数字化，能够对企业各种原始资料实现分类收集与集中管理。因此，通过建立一个这样的数据库，一方面能够提高企业员工对本企业档案资料查阅的方便性，比如，可直接利用网络进行查阅，另一方面还能够有效查阅有关单位的文件资料，有助于其自身的学习与发展，有助于真正实现资源共享的目的。

（三）有助于提高电力档案管理工作的质量与效率

长期以来，对于档案资料的保存，有关工作部门及其相关人员通常采用纸质档案保管的方法[1]。我们知道，这种方法很用意受到保存环境的影响，从而出现一些墨迹字迹不清与受潮等问题。但是，数字档案管理系统具有运行稳定、功能完备和技术先进等优势，不会受到保存环境的影响，能够有效避免保管不方便和工作劳动量大等问题，有利于对档案资料进行规范化管理，有利于提高其管理工作的质量与效率。

二、电力系统档案管理存在的问题

（一）缺乏对档案管理工作的重视

就目前来讲，一些企业依然只重视生产经营管理，而对于有关档案管理工作明显重视不足，不能够对档案管理工作的重要性与必要性形成正确的认识。比如，在档案工作硬件的投入方面。作为档案工作的重要基础，档案管理硬件设备较为陈旧，已不能满足档案保管标准的需求。而且，由于对档案管理工作的重视不足，缺乏对该项工作的投入，使得其硬件建设严重滞后。比如非标准档案柜依然在使用；刻录机、打印机和档案室专用微机等不足；大多数档案库房的防虫、防潮和防高温等措施不足等等，这些都严重影响了档案的信息化建设。

（二）缺乏一支高素质的档案管理人员队伍

首先，在电力系统档案管理中，多数档案管理人员并没有对相关专业进行具体学习，缺乏相应的理论知识素养和实践锻炼，对档案管理工作也不熟悉。其次，现有档案管理人员知识结构明显不合理，这主要是因为大部分档案员是由于一些其他因素而到档案部门工作的。最后由于施行垂直管理制度，多数档案管理人员在舒适的工作环境中会出现一些不思进取和贪图安逸等情况。

（三）管理工作缺乏规范性

由于一些工作人员缺乏对《档案法》具体内容的了解与掌握，就会出现一些有章不循和有法不依等不规范管理现象。比如，对于在企业产权登记过户、资产重组、质量体系认证、项目招投标和单位转制等工作中产生的一些新型账外档案资料，有些档案管理人员由于不了解，就容易在收集的过程中出现遗漏

三、电力系统档案管理数字化对策

（一）建立并完善有关管理制度

第一，为有效提高数字化档案工作效率，要建立健全规范的档案管理系统工作程序，并严格按照该工作程序开展具体的工作。第二，为提高档案管理工作的服务质量，要提高档案管理人员归类整理工作的能力；第三，为防止计算机操作失误造成文件丢失，要对归档的电子文件进行拷贝。第四，要建立并完善严格的文件登记管理制度。

（二）加大对档案管理设备的投入

在传统的档案管理工作中，其守旧的管理方法已不能满足电力企业健康发展的要求[2]。随着网络信息时代的到来，人们了解事物和解决问题的途径更加广泛。在电力系统档案管理工作中，其硬件基础设施也必须跟进时代发展的要求，必须充分发挥网络的价值。因此，企业必须对其档案管理工作的重要性有足够的认识，必须增加对其设施设备的投入，购置数字化管理所需要的计算机、数码摄像机、复印机、数码相机、服务器、光盘刻录机和扫描仪等，用现代化的密集架代替铁柜，对档案库房进行改造或更新。

（三）建立一支强有力的档案管理工作队伍

作为一项专业性很强的基础工作，档案工作需要有一支高素质的管理队伍来确保其顺利进行。因此，各档案工作人员一方面要了解并灵活运用相关的管理知识，另一方面还要了解与其工作有关的科学技术等。从企业角度讲，就是要积极组织有关培训活动，以提高员工的管理知识和业务素质。从工作人员角度讲，就是要积极参加企业所组织的有关活动，以提高自身的整体素质。

四、结语

总之，信息时代的到来，为电力系统档案管理工作带来了很大的便利。电力系统档案管理数字化，有助于促进企业的健康发展，有助于进一步促进档案信息资源的共享，有助于提高电力档案管理工作的质量与效率。因此，为有效解决现代电力系统管理中的一些问题，必须通过建立并完善有关管理制度、加大对档案管理设备的投入和建立一支强有力的档案管理工作队伍等措施来促进其管理工作的数字化发展。

参考文献：

[1]陈科.浅谈电力系统运用档案数字化提升档案管理水平[J].科技资讯，2013，02：245.

[2]乌盛菊.电力系统档案管理存在的问题及对策[J].广东科技，2011，20：161-162.