电子时代背景下图书馆文书资料管理分析

陈沛光

摘 要：电子时代背景下，图书馆的文书资料管理也需要做出相应的改变，而且图书馆中的相关文书资料数量不断增加，类型更加多样，也为图书馆的管理工作增加了难度，原有的对文书资料管理存在很多弊端，容易出现信息资料的丢失或损坏等问题。电子时代背景下图书馆需要更多的借助先进的设备和技术，去提高自身的管理水平。本文主要对电子时代背景下图书馆文书资料管理进行了分析，希望能实现管理的先进性的发展。

关键词：电子时代；图书馆；文书资料管理

当代社会中，各种网络信息技术的发展速度非常快，进入了电子时代之后人们的生活、学习、工作都发生了很大的改变，计算机技术在大多数的行业领域都得到了广泛的应用，在图书馆的经营发展中，也需要结合电子时代的特点，实现 自身管理的不断进步与革新，让图书馆的文书资料管理制度更加的完善，也更加符合电子时代读者的需求。

一、电子时代背景下图书馆文书资料管理现状

我国历史文明底蕴深厚，留存下来的资料记录也都非常的丰富，通过图书馆读者既可以查阅或借阅到现代的科学技术相关资料，而且对那些历史珍藏及文书资料也能进行借阅[1]。图书馆在其自身的运作中需要对这些文书资料进行妥善的保管，通常会耗费很大的人力物力。图书馆中的文书资料与一般的图书资料有着很多方面的差别，通常图书馆在管理中会按照资料的形态、内容以及年代等方面的不同去进行分类存放，分类方法比较多样化。在以前的图书馆管理中，对于相关的公文等文书资料的保存比较重视，采取的分类方法也都比较特别。但是原有的管理模式为图书馆的文书资料的阅览带来了一些难点，使得很多的文书资料没有实现价值的充分发挥。

现代社会，信息技术快速发展，并且得到了广泛的应用，图书馆中的文书资料管理也逐渐形成了信息化与电子化，文书资料的阅览方式也已经改变，从原有的借阅室阅览形式转变为了利用WEB等电子媒体进行阅览的形式，很大程度上提升了文书资料的利用度。并且，在图书馆运作中，传统的文书资料的管理也大部分都达到了公开的电子化管理。这种公开化的信息管理模式使得当地的历史文化信息及发展特色可以更加广泛的被外界了解，增强了信息的推广与共享，这种电子化的管理方式对历史方面的文书资料的管理的完整性的提高也是非常有利的。

二、电子时代背景下图书馆文书资料电子化的过程分析

电子时代背景下，图书馆中的文书资料实现电子化管理是历史发展的必然，也应是图书馆建设发展的趋势，在科学技术水平日益发达的今天，图书馆中的文书资料等进行电子化管理的方式也是多种多样的，不同类型的文书资料需要按照其具备的特点去选择与之相适应的管理方法[2]。比如图书馆中一般的文书资料，可以使用模拟资料的方法进行管理，如对收缩胶卷的管理就是这种方法；而对于图书管中的原始资料与实物资料，主要使用罗马数字的方式进行记录管理；对于其中电子化的目录数据或者资料，则应该使用英文字母进行展示与管理。在当前电子照相技术的快速发展中，相机的像素也逐渐提高，照相功能愈加强大，文书资料也普遍实现了电子化的展示和存放，增强了管理工作的有效性。

图书馆文书资料的保存，可以通过传统的物理性资料及现代电子信息相结合的方式进行管理，实现文书资料的数字信息化管理。对于那些实物文书资料则可以在做好目录数据的基础上，对具体的数据进行存储，并做好相关资源和数据的信息连接工作，这种方式之下，电子化与实物化的文书资料既可以实现有效的结合了，为文书资料的管理提供了很大的便利。现阶段，为了适应持续变化的环境，使文书资料的管理、保存工作的开展更加完善，通常都会采用当前比较实用的文书资料数据格式Born DigitalContents，它主要包含有记录相关公共设施及学校等的广告的信息资料或者WEB网页，这是图书馆未来管理发展的一种趋势。

三、电子时代背景下图书馆文书资料管理的完善对策

电子时代背景下如何做好图书馆的文书资料的管理工作是人们关注的内容，也是需要迫切的解决的一个问题[3]。在管理方法的完善上需要首先进行文书资料相关数据的设计，再采取电子化的手段去对数据进行保存与使用。

电子时代背景下，图书馆文书资料的管理不仅要将文书资料的要素进行保存，还应该对各种胶卷进行模拟复制，重视与其他图书馆间的文书资料的交换与共享，使得图书馆管理可以适应不同类型的数据目录模式。在当前阶段图书馆的文书资料的管理达到了一定程度的数字化，但要想与时代发展要求更加一致，在文书资料管理中就应该尽量的做到电子化管理的规范化、模型化的发展。可以通过建立OAIS模型化的信息数据的管理，将图书馆文书资料分为保存记述、内容信息、组合信息等相应的数据模型。在各种不同的模型之下，既可以做到文书资料的分类管理，还可以将不同要素进行互换，实现不同文书资料要素之间的灵活转换，使得文书资料的保存与使用都更加的方便。

四、结束语

电子时代背景下图书馆的文书资料的管理方式得到了很大的改善，对传统的图书馆文书资料的管理工作中存在的一些弊端进行了完善，使得文书资料得到了更加充分的利用，发挥了其应有的价值，在今后的发展中，图书馆文书资料管理需要结合自身特点及需求，借助电子时代的优势提高文书资料的利用效率，为广大的读者提供更加优质便捷的服务。

参考文献：

[1]白苏红.电子化时代图书馆的文书资料管理探究[J].知识经济，2012，15：55.

[2]朱莲花，黄卫东.电子化时代图书馆的文书资料管理[J].图书馆理论与实践，2011，03：82-86.

[3]孙然.电子化时代图书馆的文书资料管理[J].科技资讯，2014，32：249.