浅议办公室新上岗人员如何做好印章管理工作

闫雅男

摘 要：在现代社会里，印章是权力的象征和职能的标志。印章象征着组织、单位、集体与个人单位的合法性、权威性，文书材料一经加盖印章，就代表着组织、单位、集体与个人单位对这法定效力的确认和法定职权的施行，也意味着它将必须承担的法定义务和法律责任，所以，印章具有法定的凭证作用，加盖印章是一种法律行为。企业印章是企业身份和权力的证明。盖有企业印章的文件，是受法律保护的有效文件，同时意味着企业对文件的内容承担法律责任。企业印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展。因此，对于一个新上岗的办公室人员来说，如何尽快熟悉并做好印章的管理工作显得尤为重要，本文对企业办公室新上岗人员如何做好印章管理工作提出本人的几点刍议。

关键词：新上岗；印章管理

企业公务往来的文件要取信于人，就必须加盖印章，否则就会失去其合法性和有效性。确保印章的安全性、有效性，是保证法人正常开展活动，顺利实现其社会目的和价值的必要条件，而法律赋予印章的兼备权力和责任的特殊身份，也决定了印章管理的重要性。企业行政印章是企业行政管理活动中行使职权的重要工具和凭证，加盖印章的文书、文件和各类技术资料具有法定效力。

一、印章管理中存在的问题

公司印章，特别是公章、财务章、合同专用章等重要印章，是公司从事经营和管理过程中最常用的工具之一，上述印章的使用，可以在一定范围内直接代表公司。特别是公章和合同专用章，在大多数情况下，都可以单独代表公司或企业，一旦相关材料上出现了企业的公章，企业就必须承担相应后果。但在现实中，有些公司或部门对此并不重视，管理混乱的现象非常普遍，有些企业为此曾遭受重大损失。对于新上岗的办公室人员，一定要正确认识存在于部分单位的这些不良现象，从思想根源上正视印章管理的重要性。

（一）思想上不重视

很多企业和部门的领导和职工，从思想上没有意识到印章对企业的重要性，盖章时毫无原则可言，致使盖印章是一件很随意的事，有时不如私交关系，有时不如领导的一句话。

（二）使用上不规范

企业的更新换代，不断改革，产生了很多废弃的旧章，但是并没有及时回收销毁，导致新章、老章并存，甚至混乱使用。还有些单位没有用印标准和用印制度，随意盖章，盖空白章。

（三）保管上不严格

某些单位对印章保管不重视，没有及时回收作废的印章；有的单位对印章采取“齐抓共管”的态度，众多人都有存放公章抽屉或者柜子的钥匙；有的更是随意放置，任意取用。

二、新上岗人员做好印章管理的重要措施

（一）岗前培训

对新上岗人员的培训，分为思想政治方面的培训和业务能力的培训两个方面。首先是政治理论的学习。作为党政机关办公室的业务人员，必须懂得马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想和科学发展观，在新的形势下，运用强大的政治思想武装头脑。因为在用印的过程中会接触到单位的涉密文件和资料，这时的政治理论学习更显得尤为重要，新上岗的人员必须在思想上树立高度的保密观念和政治责任感，在工作岗位上养成良好的保密意识和习惯。其次是业务能力的学习。遵循《国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定》（国发〔1999〕25号）、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等相关的国家法律法规，结合上级部门和本单位相关的规章制度，针对印章管理过程中的每一个环节，对新上岗人员进行岗前业务培训，使其具备“政治可靠、作风过硬、业务精通、爱岗敬业”的职业素养，考核合格后方可上岗，从根源上提高印章管理人员的业务水平，维护印章的严肃性和权威性，保证日后印章管理工作能够做到制度化、规范化和程序化。

（二）专业指导

印章管理工作原则性极强，应有一套完整的制度规范，从制定规范的印章专用管理流程，建立印章专人保管制度，建立印章专用登记、审批制度，到坚持按专项原则和政策盖章，每一项工作都是至关重要的。对于一个新上岗的人员来说，是需要很长时间的摸索和成长才能担当此项工作，这就需要在印章管理方面有丰富的实际操作经验的高素质专业人员，凭借他们在学习和工作中积累的经验教训，在一段时间内亲自指导辅助新上岗的人员有条不紊、快速准确地进入到新工作中，确保严谨、细致、高效的完成印章管理工作。

（三）提高责任意识

印章的严肃性和有效性决定了从事印章管理工作的办公室人员必须树立较强的责任意识，必须对工作一丝不苟，坚持原则，切实履行岗位职责，工作认真严谨，因为任何一点工作疏漏，都有可能给企业带来负面影响，甚至造成不可挽回的损失。为此，新上岗的工作人员必须增强责任心、规范印章管理工作流程，牢固树立印章管理的责任意识，确保印章使用安全有效。而印章的合法性和权威性则代表了企业的责任与权益，因此也决定了新上岗的工作人员要保持良好的思想作风，强化法律意识和风险意识，认真负责做好印章的使用管理，严格审核把关，确实有效地防范法律风险，才能使企业安全平稳发展。

参考文献：

[1]王淑洁.强化印章管理的实践探索[J].办公室业务，2012，11：36.

[2]国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定（国发〔1999〕25号）.