事业单位档案管理信息化建设的思考

陈树春

【摘 要】事业单位档案管理信息化，就是采用信息化手段为社会提供现代化的服务。因此，事业单位档案管理信息化要总体谋划，需要实用网站的支撑，需要数字化做载体，需要规范化、科学化、系统化，更需要高素质的管理人才。这样就能够完整、准确、科学地利用信息化手段规范档案管理。

【关键词】事业单位；档案管理信息化；建设；思考

档案信息化管理，是新时期事业单位的一项重要而紧迫的任务。在事业单位档案管理过程中，信息化的数量逐年递增，因此，档案管理的信息化工作已经成为各单位、各部门、乃至各大中小型企业档案管理部门面临的一个至关重要的课题。档案信息化，就是能够完整、准确、科学地利用信息化手段规范档案管理，是新时期档案管理的创新，也是档案管理现代化的重要标志。

1 事业单位档案管理信息化的重要作用

事业单位档案管理信息化，实际上就是采用信息化手段为社会提供现代化的服务，其特殊性就是改变了原有的以档案纸本保管的管理模式，使档案电子化，一部计算机就囊括了一个部门、一个单位的所有档案。打开计算机，就可以轻松地查阅、检索各类档案资料，并且能及时、快捷地对档案信息进行整理归类、分析研究、提取加工，极大地宿短了工作时间，提高了工作效率。而和传统的纸本实体管理方式相比，信息化手段更方便保存、查询和修改，还可以通过网络更加快捷地进行横向交流和快速传递，不仅提高了档案的使用效率，还能够大大降低档案管理的成本。如果像以往的纸本实体管理，每个单位或部门仅档案资料就得需要很大的空间去存放，而使用现代的信息化管理，仅用一部计算机就可以完成保存任务。

当然，档案信息化管理刚刚起步，一部分事业单位还没有真正纳入其管理的工作日程。部门领导对无纸化办公和无纸化管理认识不明确，硬件设施投入不到位，信息化管理人才匮乏等等，导致档案还不能完全摆脱传统的手工操作。一些部门虽然安装了档案信息化管理终端系统，对专业人员也进行了培训，但是由于单位网络不畅通，系统配置较低，主管领导安于现状，管理人员懒惰，这样就导致档案信息化的利用率低下，即使是使用了档案信息化管理终端系统，也是简单的资料输入，不能及时有效地归类、筛选和整理，与新时期的发展要求相差太远，永远也摆脱不了传统的管理模式。

2 事业单位档案管理信息化要总体谋划

事业单位档案管理信息化是新时期的必然要求，而实现事业单位档案管理信息化，领导的谋划是关键。事业单位档案管理信息化的总体规划要适合本部门、本单位的实际情况，要合理科学、循序渐进，要绝对地服从于本部门、本单位的未来发展战略。要根据本部门、本单位的特点制定近期目标和远景规划，制定规划前要深入调查研究，邀请专家进行科学论证，要完善一系列管理体系，建立健全档案信息化管理 法规制度，特别是要有一套完整的管理人员绩效考核制度和岗位责任制，创新档案信息化管理的可行性、实用性模式，使档案信息化管理与时俱进。

3 事业单位档案管理信息化需要实用网站的支撑

网站建设能够提高部门或单位的管理信息化、规范化，增加部门或单位信息的公开化、透明化，是为职工提供部门或单位信息的一个最便利、快捷的平台，也使部门或单位的府管理更加透明，增加了与职工的亲和力，改善了部门或单位的形象，提高了档案管理的效率。

把档案通过网站再现，是事业单位档案管理的一个全新模式。档案网站不一定必须单独建立，可以在单位网站上单设一个链接，管理者在网站后台直接上传信息，需要者点击链接便可直接查询、检索，还可以直接查到本人的详细资料，非常方便、实用，是档案管理信息化的一个重要体现。

不管是单独建设档案网站，还是在单位网站上单设一个链接，都应该是事业单位的一体化信息系统，不可独立分割，自立门户，要由事业单位统筹管理，统筹协调，信息资源共建共享，最终目的是为单位管理服务、为职工利益服务。而在选择档案信息化管理终端系统时，要充分考虑管理终端系统的开发能力、升级能力，还要考虑管理终端系统的实用性、稳定性和安全性，更要考虑管理人员输入和职工登录、检索的可操作性。换句话说，信息化管理终端系统要适合档案管理信息化的需求，各种功能都要为管理和使用服务。因此，在选择档案信息化管理终端系统时，绝对不能选用盗版的、功能不全的、易于感染病毒导致瘫痪的软件。要选用国内外著名的标准化软件，选用输入功能、检索功能、显示功能较高的信息设备，选用当前国内外流行的主流产品，能充分保证今后一个时期或未来升级换代，能长期得到实力雄厚的生产企业的支持和软件公司的后期服务。

4 事业单位档案管理信息化需要数字化做载体

事业单位档案管理信息化的前提和基础是信息资源的数字化，它与传统的纸本实体信息有着本质的区别，是保存档案原件的一种新型手段，是一次重大的档案管理革命。事业单位档案信息化管理的数字化，要求充分利用现代最先进的方式，把事业单位的所有资料，包括职工的个人资料转变为数字化信息，在计算机上进行系统管理。管理人员通过系统操作，全新地构建全文数据库，分门别类地对数据进行整理、加工，编排目录，网上发布，为单位和个人提供快捷的服务。在整理、归类过程中禁止眉毛胡子一把抓，而应该分清主次、凸显重点，按性质归类、按内容划分。档案管理信息化以数字化做载体，并不是完全取消纸本实体管理，二者要相互搭配、相互协调、相互补充，相辅相成。

5 事业单位档案管理信息化需要规范化

在事业单位档案管理纸本化时期，要求要规范化、科学化、系统化。那么用信息化取代纸本化的今天，也需要规范化、科学化、系统化，这是档案信息化最基本的要求，是考核档案管理工作是否上档次、是否具备现代化水平的一项重要内容。如今，国家相关部门已经对档案的信息化管理提出了具体要求，事业单位应该严格执行国家制定的管理标准，同时还要结合本单位的自身发展特点和实际情况，制定本单位的系统管理体系，并在具体的执行过程中逐步加以健全和完善。单位建立的数据库要分条缕析、归档标准、格式统一、易于操作。文字软件、视频软件选用的要规范，容易转换、打开和读取。数据要实现共用共享，对需要保密的、涉的及到安全的资源必须设置权限，严防泄露。

6 事业单位档案管理信息化需要高素质的管理人才

事业单位档案管理信息化是一项系统工程，担此重任的必然是单位高素质人才。这里所说的高素质人才，是指不仅能够熟练掌握计算机技术，还要通识网络知识，能对纷繁复杂的档案信息进行归档、分类、解析、加工和再生成，能独立构建完整、系统的数据库，能充分地利用好档案资源，为单位和职工提供一流的信息服务，满足企事业单位和个人工作的最大需求。

档案管理信息化是新时期档案管理现代化的先进的手段，是事业单位档案管理数字化的必然走向。因此，事业单位应该高度重视，结合单位实际策划档案管理数字化的总体目标，构建符合国家标准的档案信息网站，使之规范化、科学化、系统化，提升档案管理人员的素质，适应时代发展要求，为事业单位的科学化管理服务。

[责任编辑：杨玉洁]